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Guía del Empleador en Oregón sos.oregon.gov/Business ---PAGE BREAK--- II Estimado empresario de Oregon: Bienvenido a la Guía para el empleador de Oregon. Esta guía, publicada por la División de Corporaciones de la Secretaría de Estado, ha sido realizada en colaboración con varias agencias estatales que trabajaron para proporcionar esta información sobre los requisitos gubernamentales de registro y licencias necesarios para los negocios. Esta guía proporciona información básica y una lista de verificación general para guiarlo a través del proceso de contratación de empleados. Si actualmente es un empleador de Oregon, está contratando a su primer empleado, o planea contratar a trabajadores de Oregon para un negocio que opere en otro estado o país extranjero, esta guía le será de ayuda para asegurar que su negocio cumpla con las leyes y regulaciones de Oregon. Esta guía está diseñada para ayudarle si tiene previsto hacer lo siguiente: • Contratar trabajadores en una sede física en Oregon. • Contratar empleados que trabajen desde su casa en Oregon. • Emitir nóminas a su nombre o al de otras personas en Oregon. La División de Corporaciones también ha publicado una guía independiente para ayudarle en el proceso de iniciar un negocio. La Guía para iniciar un negocio en Oregon proporciona una lista de verificación general para el proceso de establecer su negocio, así como información sobre contactos clave y programas de asistencia empresarial que le ayudarán a iniciar y operar su negocio. Utilice las guías de forma independiente o conjunta, según las necesidades específicas de su negocio. Esta guía es más efectiva cuando se consulta en línea, ya que contiene enlaces en los que puede hacer clic para facilitar la navegación. Si es posible, utilice una computadora. Ingrese a sos.oregon.gov/business y busque Employer Guide [Guía para el empleador] para consultar y utilizar esta información en línea. Para obtener más información, comuníquese a: Secretary of State, Corporation Division Public Service Building 255 Capitol St. NE, Ste. 151 Salem, OR 97310-1327 (503) 986-2200 [EMAIL REDACTED] sos.oregon.gov/business ---PAGE BREAK--- III LIMITACIONES DE ESTA PUBLICACIÓN Las agencias gubernamentales participantes comparten toda la información permitida por la ley y se ayudan mutuamente para garantizar el cumplimiento de los programas individuales. Si tiene alguna pregunta sobre el material cubierto en este folleto, comuníquese con la agencia correspondiente. Los números de teléfono aparecen en cada sección junto con el material proporcionado por la agencia. La información contenida en esta publicación no constituye una declaración completa de las leyes y reglas administrativas. Ninguna información en esta guía debe interpretarse como asesoramiento legal. El estado de Oregon ha hecho todo lo posible para asegurar la exactitud de la información al momento de la publicación, sin embargo, no se puede garantizar que la información permanezca válida de manera continua. Esta publicación se actualiza periódicamente y cualquier corrección o contribución será bienvenida. Por favor, envíe sus sugerencias a [EMAIL REDACTED]. Secretary of State, Corporation Division Public Service Building 255 Capitol St. NE, Suite 151 Salem, OR 97310-1327 (503) 986-2200 [EMAIL REDACTED] sos.oregon.gov/business ---PAGE BREAK--- IV LISTA DE VERIFICACIÓN DEL EMPLEADOR La contratación de empleados implica una gran preparación. A continuación, usted encontrará una lista de verificación básica con recomendaciones para ayudarle a contratar al primer empleado para su negocio. AVISO: esta guía es más efectiva cuando se consulta en línea, ya que contiene enlaces en los que puede hacer clic para facilitar la navegación. Si es posible, utilice una computadora. Ingrese a sos.oregon.gov/business y busque Employer Guide [Guía para el empleador] para consultar y utilizar esta información en línea.  1. Inicio: determinar el estado del empleador o Obligaciones del empleador o Empleado o Contratista independiente  2. Obtener los números de identificación fiscal federal y estatal  3. Obtener el seguro de compensación para los trabajadores o ¿Quién necesita cobertura? o ¿Qué cubre el seguro? o Evaluaciones de compensación para los trabajadores o ¿Cómo obtengo cobertura? o Cumplimiento  4. Registrar la retención de impuestos sobre la nómina o ¿Quién es un empleado? o Requisitos o Fechas límite o Obtenga un número de identificación para negocios (Business Identification Number, BIN, por sus siglas en inglés)  5. Impuesto estatal y federal de desempleo o ¿A quién se le debe retener parte del salario? o Requisitos para la declaración de impuestos  6. Impuesto estatal y federal de desempleo o ¿Quién paga el impuesto estatal de desempleo? o ¿Quién paga el impuesto federal de desempleo? o Requisitos  7. Obtener los Formularios I-9 de inmigración y naturalización para cada empleado ---PAGE BREAK--- V  8. Informar de las nuevas contrataciones al Departamento de Justicia, División de Manutención infantil  9. Comunicarse con el Departamento de Trabajo e Industrias (Bureau of Labor and Industries, BOLI, por sus siglas en inglés) para asistencia al empleador o Carteles obligatorios de cumplimiento para el empleador  10. Determinar si cumple con los requisitos de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act, ADA, por sus siglas en inglés)  11. Comunicarse con la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (Occupational Safety and Health Administration, OSHA, por sus siglas en inglés) de Oregon para conocer las regulaciones de seguridad y salud  12. Considerar el seguro médico para empleados  13. Considerar el programa de ahorros para la jubilación de empleados (OregonSaves)  14. Comprender los recursos del programa Worksource Oregon  15. Comprender los beneficios del seguro de desempleo  16. Revisar la Ley de Protección de la Identidad del Consumidor de Oregon  17. Revisar los recursos para la resolución de problemas: Oficina de Asistencia para Pequeñas Empresas (Office of Small Business Assistance, OSBA, por sus siglas en inglés) y la Oficina del Defensor de los Contribuyentes del Departamento de Impuestos (Department of Revenue, DOR, por sus siglas en inglés) ---PAGE BREAK--- VI ÍNDICE ¿QUIÉN ES UN EMPLEADOR? 1 Definición de retención de impuestos de Oregon 1 Definición del impuesto de desempleo de Oregon 1 Definición de la aportación de la licencia con goce de sueldo de Oregon 1 Definición de la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores (WBF) 2 ¿QUIÉN ES UN EMPLEADO? 2 ¿QUIÉN ES UN CONTRATISTA 2 Estándar del contratista independiente para el Departamento de Impuestos de Oregon; Departamento de Empleo; Examinadores de Arquitectos; Arquitectos Paisajistas; Junta de Contratistas de Construcción y Junta de Contratistas Paisajistas; División de Compensación para Trabajadores 2 Estándar de contratista independiente para el BOLI y el Departamento de Trabajo de Estados Unidos 3 Estándar de contratista independiente según el Servicio de Impuestos Internos (IRS) 4 ¿A quién contactar para obtener ayuda? 4 Página web informativa sobre contratistas independientes 5 NÚMEROS DE IDENTIFICACIÓN FEDERAL Y ESTATAL DEL EMPLEADOR (EIN Y BIN) 5 Información general 5 Solicitud del número de identificación del empleador (SS-4) 5 Solicitud de un número de identificación para negocios (BIN) de 6 Códigos industriales 6 OBTENGA EL SEGURO DE COMPENSACIÓN PARA LOS TRABAJADORES 7 ¿Quién necesita cobertura? 7 ¿Quién es un empleador? 7 Empleados exentos 8 Qué proporciona la cobertura de compensación para los trabajadores 9 ¿Cómo obtengo la cobertura del seguro de compensación para los trabajadores? 9 Aviso de cumplimiento 10 Multas por incumplimiento 11 Evaluaciones de compensación para los trabajadores 11 Declaraciones trimestrales 12 Asistencia a negocios 12 REGISTRO PARA LA DECLARACIÓN DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA 13 Obtenga un número de identificación para negocios (BIN) 13 DECLARACIÓN Y PAGO DE LOS IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA COMBINADOS 15 Requisitos de declaración 15 Opciones para declarar 17 Formularios 17 Dirección de pago 17 Transferencia electrónica de fondos (EFT) 17 Nómina final 18 Guarde sus registros 18 RETENCIÓN DE IMPUESTOS DE OREGON 18 ---PAGE BREAK--- VII Si usted es un empleador 19 Empleadores de Oregon 19 Empleadores de otros 19 Salarios sujetos a impuestos 20 Gastos reembolsables 20 Retención sobre distribuciones de la IRA, anualidades y planes de compensación 20 ¿Qué pasa con los trabajadores agrícolas? 21 Salarios exentos 21 Cómo calcular la retención de impuestos 22 Deducciones 23 Retención voluntaria para jubilados del servicio civil 23 Retención voluntaria para miembros jubilados de las Fuerzas Armadas 23 Agente de pago común 23 Fechas límite de los pagos 24 Método de pago alternativo 24 Declaración de conciliación anual de retenciones 24 Formularios W-2 25 Presentación de la información del Formulario W-2 25 Presentación de la información del Formulario 1099 25 Multas e intereses 26 Incumplimiento de declaración 26 Cheques o pagos electrónicos rechazados 26 Requisitos de fianza 26 Responsabilidad civil 27 ¿Necesita más información? 27 OFICINAS DEL DEPARTAMENTO DE 27 APORTACIONES DEL SEGURO DE DESEMPLEO DE OREGON 27 Empleadores que deben pagar el impuesto del seguro de desempleo (UI) 27 ¿Quién es un empleado? 28 Nómina sujeta a impuestos 28 Tasas de 28 Organizaciones sin fines de lucro 29 Organizaciones religiosas 29 Corporaciones 29 Compañías y sociedades de responsabilidad limitada 30 Entidades gubernamentales y subdivisiones políticas 30 Declaraciones trimestrales 30 Declaraciones de empleadores domésticos (en el hogar) 30 Aportaciones morosas y declaraciones atrasadas 30 Cambios o venta de la organización 31 El empleador deja de estar sujeto a las aportaciones del seguro de desempleo 31 Divulgación y 31 ¿Necesita más información? 31 APORTACIONES DE LA LICENCIA CON GOCE DE SUELDO DE OREGON 31 IMPUESTOS DE LOS DISTRITOS DE TRANSPORTE 36 Información general 36 Áreas de servicio 37 Lista de códigos postales del distrito de transporte de TriMet 37 Códigos postales que se encuentran completamente en el distrito de transporte de 37 Códigos postales que se encuentran parcialmente en el distrito de transporte de TriMet 37 ---PAGE BREAK--- VIII Lista de códigos postales en el distrito de transporte de Lane 37 ¿Quién debe declarar y pagar el impuesto sobre la nómina de transporte? 38 Nóminas exentas 38 ¿Cómo registrarse? 39 Cómo calcular el impuesto especial sobre la nómina de transporte 39 Cuándo y cómo presentar la declaración 39 Multas e intereses 39 Cómo cerrar su cuenta del impuesto especial sobre la nómina de transporte 39 Para más información acerca el impuesto sobre la nómina de transporte 39 ¿Quién debe declarar y pagar el impuesto de tránsito sobre el trabajo por cuenta propia? 40 Para más información acerca del impuesto sobre el trabajo por cuenta 40 IMPUESTOS DE TRÁNSITO ESTATAL 40 Información general 40 ¿Quién debe declarar y pagar el impuesto de tránsito estatal? 41 Nóminas exentas 41 Cuándo y cómo presentar la declaración 42 Multas e intereses 42 Cómo cerrar su cuenta de impuestos sobre la nómina 42 TABLA DE REFERENCIA DE OBLIGACIÓN TRIBUTARIA 43 EVALUACIÓN DEL FONDO DE BENEFICIOS PARA TRABAJADORES, (WBF, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS) 47 Quién declara y paga la cuota del WBF 47 Cómo calcular la cuota del WBF 47 Declaraciones y pagos 47 Pagos y declaraciones tardías o incorrectas 48 Cómo actualizar o cerrar su cuenta de evaluación del WBF 48 ¿Necesita más información? 48 RETENCIÓN DE IMPUESTOS FEDERALES PARA EMPLEADOS (FORMULARIO W-4) 48 Formulario W-4 48 Servicio de Impuestos Internos 49 ¿Quién debe retener los impuestos 49 Impuestos del seguro social y Medicare 49 Requisitos de declaración 49 Plazos para depósitos y Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS) 50 Norma de los $2,500 51 Norma de los $100,000 en un día 51 Empleadores agrícolas 51 Partidas que no pertenecen a la nómina 52 Depósito electrónico de impuestos 52 Declaraciones anuales y finales 52 Multas e intereses 53 ¿Quién paga el impuesto federal de desempleo? 53 Declaraciones 53 Cómo obtener los formularios 53 FORMULARIOS I-9 DE INMIGRACIÓN Y 54 Información general y recursos 54 PROGRAMA DE MANUTENCIÓN INFANTIL DE OREGON 54 ---PAGE BREAK--- IX Declaración de nuevas contrataciones 54 Transferencia electrónica de fondos (EFT) 55 DEPARTAMENTO DE TRABAJO E INDUSTRIAS (BOLI) 56 Servicios que ofrece 56 Recursos de apoyo 56 SALARIO MÍNIMO DE OREGON 57 CARTELES OBLIGATORIOS PARA LOS EMPLEADORES 57 Antecedentes 57 Carteles obligatorios del Departamento de Trabajo e Industrias 57 Carteles del Departamento de Trabajo de EE.UU. 57 Cartel de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo 58 Cartel de seguridad y salud 58 Aviso de cumplimiento de la compensación de los trabajadores 58 Aviso de Seguro de Desempleo (Formulario 11) 58 Ejemplo del cartel de aviso de licencia con goce de sueldo de Oregon 59 CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE ESTADOUNIDENSES CON DISCAPACIDADES 59 Antecedentes 59 COMUNÍQUESE CON OREGON OSHA 60 Información general 60 Servicios que ofrece 60 Números de las oficinas locales 61 ASISTENCIA EN SEGUROS MÉDICOS 61 Mercado de Seguros Médicos de Oregon 61 Guía para pequeños negocios sobre seguros y seguridad en el trabajo 63 AHORROS PARA LA JUBILACIÓN DE LOS EMPLEADOS 63 Programa de ahorro para la jubilación de Oregon (OregonSaves) 63 PROGRAMA WORKSOURCE OREGON 64 Servicios de reclutamiento sin costo adicional 64 Crédito Fiscal por Oportunidad de Trabajo (WOTC) 65 Programa de certificación laboral para trabajadores extranjeros 67 Servicios para empleadores veteranos 67 Requisitos especiales para contratistas federales 67 Programa Work Share 68 COMPRENDER LOS BENEFICIOS DEL SEGURO DE DESEMPLEO 68 Elegibilidad 68 Descalificaciones y multas 68 Trabajar y percibir beneficios 69 Aviso de presentación de reclamo (Formulario 220) 69 Consultas de otros estados 70 Denuncia de ofertas de trabajo rechazadas 70 Fraude 70 AUDIENCIAS 70 Objetivo y proceso 70 ---PAGE BREAK--- X INFORMACIÓN SOBRE EL MERCADO LABORAL 71 Información en Internet 71 Publicaciones de información sobre el mercado laboral 72 LEY DE PROPIEDAD NO RECLAMADA 72 Cumplimiento de la Ley de Propiedad No Reclamada de Oregon 72 LEY DE PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL CONSUMIDOR DE OREGON 72 OFICINA DE ASISTENCIA PARA PEQUEÑAS EMPRESAS 74 Fomentar la colaboración para mejorar los negocios 74 Obtenga ayuda 74 OFICINA DEL DEFENSOR DE LOS CONTRIBUYENTES 74 ---PAGE BREAK--- 1 ¿QUIÉN ES UN EMPLEADOR? La ley de Oregon difiere de la ley federal. Algunas agencias estatales exigen a los empleadores requisitos diferentes a los de otras agencias estatales. Para obtener más información, comuníquese con el Departamento de Impuestos al [PHONE REDACTED], con el Departamento de Empleo al [PHONE REDACTED] o con el Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios al [PHONE REDACTED]. Definición de retención de impuestos de Oregon: Si usted le paga a alguien para que trabaje para usted, está a cargo de la forma en que se realiza el trabajo o tiene el derecho de dirigir y controlar al trabajador, el trabajador probablemente sea su empleado (consulte los Estatutos Revisados de Oregon (Oregon Revised Statutes, ORS, por sus siglas en inglés) 316.162(1), las Reglas administrativas de Oregon (Oregon Administrative Rules, OAR, por sus siglas en inglés) [PHONE REDACTED] y ORS 670.600). De acuerdo con la ley de Oregon para fines de retención de impuestos, un empleador es: • Una persona u organización para la que un trabajador presta un servicio como empleado. • Una persona que tiene derecho a contratar y despedir a un empleado. • Una persona que proporciona las herramientas y un lugar para trabajar. • Una persona que dirige y controla el trabajo de otra persona. • Un funcionario o empleado de una corporación, o un miembro, socio u otro empleado de una sociedad, responsable de cumplir con las disposiciones de retención de impuestos de la ley del impuesto sobre la renta. Un empleador puede ser un individuo, corporación, sociedad, patrimonio, fideicomiso, asociación, empresa conjunta u otra organización no incorporada. Las organizaciones religiosas, educativas, benéficas y sociales también pueden ser empleadores, aunque dichas organizaciones puedan estar exentas de pagar el impuesto sobre la renta. Definición del impuesto de desempleo de Oregon: Cualquier individuo u organización con empleados que trabajan a cambio de un pago es una unidad empleadora. Según la ley del Departamento de Empleo, se consideran empleadores las unidades que cumplen alguno de los siguientes criterios: 1. Empleadores, a excepción de los empleadores agrícolas o domésticos, que: • Pagan $1,000 o más a los empleados en un trimestre calendario, o • Tienen uno o más empleados trabajando en cada una de las 18 semanas distintas durante cualquier año calendario. 2. Empleadores que contratan trabajadores agrícolas y: • Pagan $20,000 o más en salarios en efectivo en un trimestre calendario, o • Tienen 10 o más empleados trabajando en cada una de las 20 semanas durante un año calendario. 3. Empleadores que contratan trabajadores domésticos (en el hogar) en una residencia personal y pagan $1,000 o más en salarios en efectivo en un trimestre calendario. Definición de la aportación de la licencia con goce de sueldo de Oregon: Los empleadores y empleados comparten el costo de la licencia con goce de sueldo de Oregon. La tasa de aportación para el 2024 es del La tasa de aportación total es la cantidad que el empleador y el empleado pagan conjuntamente al programa. Los empleados pagan el 60% de la tasa de aportación total. ---PAGE BREAK--- 2 Definición de la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores (WBF): Usted deberá declarar y pagar la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores (Workers' Benefit Fund, WBF, por sus siglas en inglés) si: 1) tiene trabajadores para los cuales la ley de Oregon exige que proporcione cobertura de seguro de compensación para los trabajadores; 2) decide proporcionar cobertura de seguro de compensación para los trabajadores para usted mismo o para cualquier otra persona que reciba remuneración, aunque la ley de Oregon no exija la cobertura; o 3) tiene personas remuneradas que realizan trabajos de apoyo personal que reúnen los requisitos para la cobertura de seguro de compensación para los trabajadores según el Proyecto de Ley 3618 (2010). ¿QUIÉN ES UN EMPLEADO? Un empleado es cualquier persona que presta servicios a otra persona u organización a cambio de un pago, y opera bajo su dirección y control. Incluso cuando el empleador otorga cierta autonomía al empleado, la persona que presta el servicio sigue siendo considerado como tal. Lo fundamental es que el empleador posee el derecho legal de supervisar tanto el método como el resultado de los servicios prestados, aunque este derecho no siempre sea ejercido. Los funcionarios corporativos, ya sean de una corporación C o de una corporación S, que reciben un pago por sus labores dentro de la corporación, son considerados empleados de la misma y están sujetos a los requisitos de retención de impuestos (ORS 316.162, OAR [PHONE REDACTED]). ¿QUIÉN ES UN CONTRATISTA INDEPENDIENTE? En Oregon, la clasificación de los trabajadores como contratistas independientes está sujeta al cumplimiento de las disposiciones legales y decisiones judiciales que definen las relaciones de contratista independiente y de empleador-empleado. Estas disposiciones pueden variar entre agencias, por lo que se recomienda leer esta sección completa y, si es necesario, consultar con representantes de la agencia para obtener más información. Estándar del contratista independiente para el Departamento de Impuestos de Oregon; Departamento de Empleo; Examinadores de Arquitectos; Arquitectos Paisajistas; Junta de Contratistas de Construcción y Junta de Contratistas Paisajistas; División de Compensación para Trabajadores Para estas agencias, los contratistas independientes se definen en el ORS 670.600. Esta ley considera a los proveedores de servicios como contratistas independientes si: • Están libres de dirección y control, sujetos al derecho del destinatario del servicio a especificar el resultado deseado. • Tienen licencia según el ORS 671 o 701 (Junta de Contratistas de Construcción, Junta de Contratistas Paisajistas, Junta Estatal de Arquitectos Paisajistas o Junta Estatal de Examinadores de Arquitectos) si es necesaria para el servicio. • Se dedican habitualmente a un negocio establecido de forma independiente (si cumplen con tres de los cinco requisitos enumerados a continuación): 1. Mantienen un local de negocios que: a. Está separado del lugar de trabajo o negocio del destinatario del servicio; o b. Está en una parte de su residencia utilizada principalmente para el negocio. ---PAGE BREAK--- 3 2. Asumen el riesgo de pérdida, evidenciado por factores como los siguientes: a. Celebrar contratos a precio fijo. b. Estar obligados a corregir trabajos defectuosos. c. Garantizar los servicios prestados; o d. Negociar acuerdos de indemnización o comprar un seguro de responsabilidad civil, una garantía de cumplimiento de contrato o un seguro de errores y omisiones. 3. Prestan servicios contratados para dos o más personas diferentes en un período de 12 meses; o se dedican habitualmente en actividades de publicidad comercial, promoción u otros esfuerzos de mercadeo calculados razonablemente para obtener nuevos contratos y proporcionar servicios similares. 4. Realizan una inversión significativa en el negocio a través de: a. La compra de herramientas o equipos necesarios para prestar los servicios; b. El pago del local o las instalaciones donde se prestan los servicios; o c. El pago de las licencias, certificados o capacitación especializada necesarios para prestar los servicios. 5. Tienen autoridad para contratar y despedir a otras personas que presten asistencia en la prestación de los servicios. Una persona que declara impuestos utilizando un Anexo F y lleva a cabo servicios agrícolas sujetos a declaración en un Anexo C no está sujeta a cumplir con los requisitos comerciales independientes enumerados del 1 al 5. La creación de una entidad comercial, como una corporación o una compañía de responsabilidad limitada, por sí sola no determina la clasificación del individuo que presta servicios como contratista independiente. Para obtener más información, comuníquese con: Departamento de Empleo [PHONE REDACTED] Departamento de Impuestos de Oregon [PHONE REDACTED] División de Compensación para Trabajadores del Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios (Department of Consumer & Business Services, DCBS, por sus siglas en inglés) [PHONE REDACTED] Estándar de contratista independiente para el BOLI y el Departamento de Trabajo de Estados Unidos El Departamento de Trabajo e Industrias (BOLI, por sus siglas en inglés) y el Departamento de Trabajo de Estados Unidos utilizan criterios establecidos a través de casos judiciales, conocidos como la prueba de la "realidad económica", para determinar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente en asuntos de salario y horas, incluidas las reclamaciones de salario mínimo y/o horas extra. La prueba de la realidad económica: Ningún factor individual es determinante; sin embargo, se utilizan los siguientes factores para medir el grado de dependencia económica del trabajador respecto al empleador: • El grado de control ejercido por el presunto empleador. • El nivel de las inversiones relativas del trabajador y el presunto empleador. • El grado en que el empleador determina la oportunidad de ganancias y pérdidas del trabajador. • La habilidad e iniciativa necesarias para realizar el trabajo. • La permanencia de la relación laboral; y • El grado en que el trabajo realizado por el trabajador forma parte esencial del negocio del presunto empleador. Si, según estos criterios, se determina que un trabajador depende del presunto empleador para prestar sus servicios, es probable que el trabajador se clasifique como empleado. AVISO: La División de Derechos Civiles del BOLI aplica una prueba diferente, la prueba de "derecho de control", para determinar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente en casos de discriminación. ---PAGE BREAK--- 4 La prueba de derecho de control: La prueba de "derecho de control" evalúa cuatro factores para determinar si un empleador tiene el "derecho de controlar" el trabajo de una persona. A efectos de la ley de derechos civiles, cuando un empleador claramente tiene el "derecho de controlar" el trabajo de una persona según esta prueba, esa persona se considera un empleado y no un contratista independiente. Los factores de la prueba de "derecho de control" son: • Evidencia directa del derecho de control o de su ejercicio. • El método de pago. • El suministro de equipo; y • El derecho al despido. No es necesario que todos los factores coincidan para determinar si dicho trabajador es un empleado. En tales casos, se considerará el peso o la fuerza de los factores que estén presentes. Puede obtener más información y orientación sobre la clasificación de los contratistas independientes en línea ingresando a oregon.gov/boli/employers/Pages/employee-or-independent-contractor.aspx o comunicándose al BOLI al [PHONE REDACTED]. Estándar de contratista independiente según el Servicio de Impuestos Internos (IRS) El Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS, por sus siglas en inglés) emplea las normas del derecho común para determinar si una persona es un empleado o un contratista independiente. La publicación 15-A del IRS describe el proceso para tomar la determinación correcta. Para obtener más información, por favor visite o llame al [PHONE REDACTED]. Aviso: No existe un único factor que determine quién es un contratista independiente. Es importante considerar todos los hechos y las consecuencias antes de decidir si usted u otra persona es un contratista independiente. Ignorar este paso podría resultar en sanciones, multas y gastos legales considerables. Si está considerando contratar a un contratista independiente o convertirse en uno, se recomienda consultar a su asesor legal y a las agencias gubernamentales pertinentes. ¿A quién contactar para obtener ayuda? Departamento de Trabajo e Industrias (BOLI, por sus siglas en inglés) [PHONE REDACTED] o oregon.gov/BOLI (empleadores) Departamento de Empleo de Oregon (OED, por sus siglas en inglés) [PHONE REDACTED] o employment.oregon.gov Departamento de Impuestos de Oregon (DOR, por sus siglas en inglés) [PHONE REDACTED] o oregon.gov/DOR Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) [PHONE REDACTED] o www.irs.gov División de Compensación para Trabajadores del DCBS [PHONE REDACTED] o wcd.oregon.gov ---PAGE BREAK--- 5 Página web informativa sobre contratistas independientes Oregon ofrece una página web informativa sobre contratistas independientes en oregon.gov/IC. Allí encontrará información que le ayudará a comprender más sobre este tema, incluyendo: • Respuestas a las preguntas que el propietario de un negocio o un trabajador podrían hacerse. • Enlaces a agencias pertinentes, información de contacto, leyes y normas. • Aspectos a considerar para diversos tipos de negocios. NÚMEROS DE IDENTIFICACIÓN FEDERAL Y ESTATAL DEL EMPLEADOR (EIN y BIN) Información general Todos los negocios, a excepción de algunos propietarios únicos, deben obtener un número de identificación federal del empleador (Employer Identification Number, EIN, por sus siglas en inglés). • La solicitud del EIN requiere la identificación de la parte responsable. • Cambio de solicitud del número de identificación del empleador. • Uso de nominatarios en el proceso de solicitud del EIN. Cómo actualizar información incorrecta • Actualización de información incorrecta de la entidad comercial Si tiene alguna pregunta sobre el número de identificación federal del empleador, comuníquese con su oficina local del IRS, o en: Internal Revenue Service 1220 SW 3rd Avenue Portland, OR 97204 [PHONE REDACTED] www.irs.gov Solicitud del número de identificación del empleador (SS-4) Para obtener un número de identificación federal del empleador (conocido como EIN o FEIN) puede presentar su solicitud en línea o llenar un Formulario SS-4. Los Formularios SS-4 están disponibles en todas las oficinas del IRS o puede solicitar uno llamando al [PHONE REDACTED]. Asegúrese de incluir un número de teléfono de contacto durante el día en la solicitud, en caso de que se requiera información adicional. La presentación de la solicitud es gratuita. En línea: Se le asignará inmediatamente un número provisional cuando el formulario se haya presentado en línea. Posteriormente, recibirá por correo una carta confirmando su número EIN en un plazo de dos o tres semanas después de la tramitación del formulario. Teléfono: [PHONE REDACTED] Debe tener el Formulario SS-4 lleno y listo. Fax: Después de asegurarse de que el Formulario SS-4 contenga toda la información requerida, puede enviar la solicitud llena al número de fax de su estado. (Consulte Where to File – Business forms and Filing Addresses [Dónde presentar la solicitud - Formularios comerciales y direcciones de presentación]) para encontrar el número de fax correspondiente a su ubicación. Si se determina que la entidad necesita un nuevo EIN, se le asignará uno siguiendo los procedimientos adecuados para el tipo de entidad. Si se proporciona el número de fax del contribuyente, se le enviará un fax con el EIN en un plazo de cuatro días hábiles. ---PAGE BREAK--- 6 Correo postal: Servicio de Impuestos Internos Attn: EIN Operation Cincinnati, OH 45999 Fax: [PHONE REDACTED] Recibirá su número EIN por correo postal en un plazo de cuatro a cinco semanas. Solicitud de un número de identificación para negocios (BIN) de Oregon Antes de emitir cualquier cheque de pago en Oregon, el empleador debe registrarse para la retención sobre la nómina con el Departamento de Impuestos de Oregon para recibir un número de identificación para negocios (BIN, por sus siglas en inglés). • Utilice Revenue Online [Impuestos en línea] para obtener un BIN. En Quick Links [Enlaces rápidos], haga clic en "Register and Apply" [Registrarse y Solicitar], luego busque el BIN en "Registrations" [Registros]. • La alternativa impresa es el Formulario de registro combinado del empleador (Formulario 150-211-055), disponible en formato PDF. Se requiere un EIN para obtener un BIN. Los registros incompletos no se procesarán. Aviso: No necesita un BIN a menos que sea empleador, tenga planes inminentes de contratar empleados o tenga un seguro de compensación para los trabajadores activo en Oregon. El BIN se utiliza para declarar, pagar o hacer consultas sobre sus retenciones, seguro de desempleo, impuestos de tránsito, evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores y los impuestos de tránsito estatales. Es importante que incluya su BIN en toda la correspondencia, declaraciones y pagos presentados ante el Departamento de Impuestos, el Departamento de Empleo y el Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios. Aviso: Su número de identificación para negocios (BIN, por sus siglas en inglés) de Oregon es diferente de su número de registro emitido por la División de Corporaciones de la Secretaría de Estado de Oregon. La División de Corporaciones no registra su BIN. Códigos industriales Algunas agencias gubernamentales requieren información sobre la actividad comercial de un negocio. Existen varios sistemas para obtener dicha información, generalmente en forma de un número o código específico para clasificar la industria a la que pertenece. • El Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (North American Industry Classification System, NAICS, por sus siglas en inglés) se usa a nivel nacional y está administrado por la Oficina del Censo de los Estados Unidos. Consulte los códigos NAICS en • Los códigos del Instituto Nacional de Compras Gubernamentales (National Institute of Government Purchasing, NIGP, por sus siglas en inglés) son utilizados por varias agencias de Oregon que publican información de licitaciones en la plataforma OregonBuys. Una vez inicien sesión en OregonBuys, los usuarios podrán seleccionar el código NIGP más adecuado para su negocio. El Programa de Asistencia para Contratos Gubernamentales (www.gcap.org) puede ayudar a los negocios a identificar los códigos más precisos para un negocio. ---PAGE BREAK--- 7 • El Consejo Nacional del Seguro de Compensación (National Council on Compensation Insurance, NCCI, por sus siglas en inglés) es una organización de estadística y tarifas responsable de crear un sistema de clasificación que categoriza las ocupaciones con el fin de utilizar este sistema a la hora de determinar los precios del seguro de compensación para los trabajadores. Existen más de 600 clasificaciones, cada una con un código de 4 dígitos y una tarifa única, los cuales abarcan desde ocupaciones administrativas hasta techadores. Las ocupaciones de bajo riesgo generalmente tienen una tarifa más baja que las ocupaciones de alto riesgo. Para obtener más información, comuníquese con el Defensor de Pequeñas Empresas de la compensación para los trabajadores ingresando a OBTENGA EL SEGURO DE COMPENSACIÓN PARA LOS TRABAJADORES ¿Quién necesita cobertura? Todos los empleadores que tengan negocios en Oregon, con muy pocas excepciones, están sujetos a la Ley de Compensación para los Trabajadores de Oregon. Los empleadores deben adquirir un seguro de compensación para los trabajadores antes de contratar empleados. No proporcionar esta cobertura de compensación para los trabajadores someterá a los empleadores a multas y los hará responsables por todos los costos de las reclamaciones en caso de que un empleado resulte lesionado en el trabajo. Esta sección ofrece información básica sobre quién debe adquirir el seguro de compensación para los trabajadores, cómo obtenerlo y cómo se financian los programas relacionados. Para preguntas generales sobre el seguro de compensación para los trabajadores o si sabe de un posible empleador que no cumple con la ley, comuníquese con: Department of Consumer and Business Services Workers’ Compensation Division, Employer Compliance Unit PO Box 14480 Salem, OR 97309-0405 [PHONE REDACTED] Correo electrónico: [EMAIL REDACTED] Sitio web: wcd.oregon.gov ¿Quién es un empleador? Si usted le paga a alguien para que trabaje para usted y esa persona no es un contratista independiente, probablemente usted sea un empleador. No tiene que proporcionar cobertura de compensación para los trabajadores a los contratistas independientes, aunque puede optar por hacerlo. Para determinar si necesita un seguro de compensación para los trabajadores para una situación laboral específica, comuníquese con la Unidad de Cumplimiento del Empleador al [PHONE REDACTED]. ---PAGE BREAK--- 8 Empleados exentos Algunos trabajadores no necesitan estar cubiertos por el seguro de compensación para los trabajadores. Estos trabajadores suelen denominarse trabajadores "exentos" o "no sujetos". A continuación, se encuentran algunas de las exenciones más comunes: • Propietarios únicos. Si es un propietario único, no necesita cobertura de compensación para los trabajadores para usted mismo, aunque tiene la opción de obtenerla. • Socios. Los socios no necesitan estar cubiertos por el seguro de compensación para los trabajadores a menos que la sociedad se encuentre en la industria de la construcción. Sin embargo, para calificar como exentos, los socios deben tener derecho a tomar decisiones sobre el negocio. En la industria de la construcción, las exenciones solo se permiten si la sociedad está registrada en la Junta de Contratistas de Construcción o en la Junta de Contratistas Paisajistas. Si la sociedad está registrada y todos los socios son parte de la misma familia, entonces todos ellos pueden optar por la exención. En caso contrario, el número de socios exentos está limitado a: 1. Dos socios, o 2. Un socio por cada 10 empleados, lo que sea mayor. • Trabajadores de residencias privadas. Los trabajadores de residencias privadas son personas que realizan tareas en su hogar o alrededores. Esto incluye trabajadores que se dedican a la limpieza, atención médica domiciliaria, jardinería, mantenimiento y remodelación. No incluye a los trabajadores que construyen una casa nueva. AVISO: Esta exención podría no aplicarse si opera un negocio desde su hogar. • Trabajo ocasional. Se considera trabajo ocasional aquel que genera un gasto inferior a una cantidad específica dentro de un periodo de 30 días. A partir del 1 de enero de 2022, esta cantidad es de $1,000. Esta cantidad cambia cada 1 de julio en función del salario semanal promedio de Oregon. AVISO: Se trata de la nómina total, no de la nómina de cada trabajador individual. Si la nómina total de un empleador siempre es inferior a esta cantidad dentro de cualquier periodo de 30 días, sus trabajadores son "ocasionales" y no tienen que estar cubiertos por el seguro de compensación para los trabajadores. Sin embargo, si la nómina total es igual o superior a esta cantidad dentro de cualquier periodo de 30 días, el empleador debe proporcionar cobertura de compensación para los trabajadores. Los empleadores en la industria de la construcción deben tener presente que las normas de la Junta de Contratistas de Construcción (Construction Contractors Board, CCB, por sus siglas en inglés) y la Junta de Contratistas Paisajistas (Landscape Contractors Board, LCB, por sus siglas en inglés) prohíben a los titulares de licencia contratar siquiera a trabajadores ocasionales mientras estén registrados como que no tiene trabajadores. • Algunos funcionarios corporativos. Los funcionarios corporativos no necesitan estar cubiertos por el seguro de compensación para los trabajadores si: 1) Están en la junta directiva, y 2) Son dueños de al menos el 10% de las acciones o una cantidad equivalente al promedio de acciones de todos los accionistas. El requisito de propiedad no se aplica a la mayoría de los establecimientos agrícolas operados por una familia. En las industrias de la construcción y de la madera se aplica esta misma norma si todos los funcionarios corporativos son miembros de la familia. En caso contrario, el número de funcionarios exentos está limitado a: 1) Dos funcionarios corporativos, o 2) Un funcionario corporativo por cada 10 empleados, lo que sea mayor. ---PAGE BREAK--- 9 • La mayoría de los miembros de una compañía de responsabilidad limitada. Los miembros de una compañía de responsabilidad Limitada (Limited Liability Company, LLC, por sus siglas en inglés) no necesitan estar cubiertos por el seguro de compensación para los trabajadores a menos que se encuentren en la industria de la construcción. La mayoría de los miembros están exentos, a excepción de aquellos en la industria de la construcción. Aviso: para estar exento, usted debe ser un miembro legítimo de una LLC, con todos los derechos de miembro estipulados por la ley. En la industria de la construcción, las exenciones solo se permiten si la empresa está registrada en la CCB o LCB y si el miembro tiene una participación sustancial en la propiedad de la empresa. Si una LLC está registrada y todos los miembros son parte de la misma familia, entonces todos los miembros están exentos. En caso contrario, el número de miembros exentos está limitado a: 1. Dos miembros, o 2. Un miembro por cada 10 empleados, lo que sea mayor. • Trabajadores de otros estados. Los empleadores de otros estados que traen temporalmente a sus empleados a Oregon no siempre requieren la cobertura de Oregon. Sin embargo, esta cobertura es obligatoria si contratan a trabajadores de Oregon o si proceden de un estado que no reconoce la cobertura de Oregon. Si los propietarios únicos, socios, corporaciones o compañías de responsabilidad limitada trabajan bajo un contrato, también deben cumplir con los requisitos de contratistas independientes para estar exentos. Para obtener más información, comuníquese con la División de Compensación para Trabajadores de la Unidad de Cumplimiento del Empleador llamando al [PHONE REDACTED]. Qué proporciona la cobertura de compensación para los trabajadores Los costos de las reclamaciones de trabajadores lesionados son cubiertos por la aseguradora o directamente por los empleadores certificados como autoasegurados. Estos costos incluyen todos los gastos médicos relacionados con las reclamaciones aceptadas por lesiones, así como los pagos a los trabajadores mientras están temporal o permanentemente incapacitados. Además, se proporcionan pagos a los dependientes en caso de fallecimiento del trabajador debido a una lesión o enfermedad ocupacional. ¿Cómo obtengo la cobertura del seguro de compensación para los trabajadores? En Oregon, existen tres métodos para obtener la cobertura del seguro de compensación para los trabajadores: 1) a través de una compañía de seguros, 2) mediante el autoseguro o 3) a través de una empresa de arrendamiento de trabajadores también conocida como Organización de Empleadores Profesionales (Professional Employer Organization, PEO, por sus siglas en inglés). Compañías de seguros: puede adquirir el seguro con cualquier compañía de seguros autorizada para ofrecer compensación para los trabajadores en Oregon, de las cuales hay más de 300. Muchas de estas aseguradoras venden pólizas a través de agentes. A menudo, la agencia que gestiona el resto de los seguros de su negocio también emitirá el seguro de compensación para los trabajadores. Algunas aseguradoras tratarán directamente con usted y otras tienen acuerdos especiales para ofrecer compensación para los trabajadores a través de organizaciones o asociaciones empresariales. El Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios cuenta con un Defensor de Pequeñas Empresas que con gusto analizará las diferentes opciones con usted. Comuníquese al [PHONE REDACTED] para recibir asistencia. ---PAGE BREAK--- 10 Plan de Riesgo Asignado de Oregon: el Plan de Riesgo Asignado de Oregon es un mecanismo que permite a todos los empleadores de Oregon, a los que al menos una aseguradora haya denegado la cobertura, adquirir el seguro de compensación para los trabajadores. El Consejo Nacional del Seguro de Compensación (NCCI, por sus siglas en inglés) administra el plan. Si ha sido rechazado por al menos una aseguradora y no debe dinero a otra aseguradora de compensación para los trabajadores, puede solicitar cobertura a través del NCCI. El NCCI asignará su cuenta a una de las aseguradoras de riesgo asignado de Oregon. Es recomendable seguir "buscando" mejores tarifas después de obtener una póliza de riesgo asignado. Puede iniciar el proceso de solicitud a través del NCCI llamando a la línea gratuita al 1-[PHONE REDACTED] y preguntando por la oficina de Oregon. También puede visitar el sitio web del NCCI ingresando a www.ncci.com. Autoseguro: es posible que pueda ser considerado como un empleador autoasegurado. Esta opción está generalmente disponible para empresas de gran tamaño que cuentan con los recursos financieros necesarios para cubrir reclamaciones significativas. Debe estar certificado por la División de Compensación para Trabajadores (WCD, por sus siglas en inglés) para ser considerado como autoasegurado. Para obtener más información sobre los requisitos para ser certificado como empleador autoasegurado, comuníquese con el Programa de Certificación de Autoasegurados de la WCD. Arrendamiento de trabajadores: algunos empleadores optan por contratar a una empresa de arrendamiento de trabajadores (también conocida como Organización de Empleadores Profesionales o PEO, por sus siglas en inglés) para adquirir su cobertura de compensación para los trabajadores. Según este contrato, la empresa de arrendamiento de trabajadores se encargará de las nóminas, el seguro de compensación para los trabajadores y en su mayoría en trámites relacionados a la documentación. Las empresas de arrendamiento de trabajadores deben contar con la autorización de la División de Compensación para Trabajadores del Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios para operar en Oregon. Utilizar los servicios de una empresa de arrendamiento de trabajadores no autorizada puede acarrear responsabilidades para su negocio. Para verificar si está utilizando los servicios de una empresa de arrendamiento de trabajadores autorizada, consulte la lista de empresas autorizadas activas al visitar la página web del Programa de Arrendamiento de Trabajadores en wcd.oregon.gov/employer/worker-leasing/ y seleccionar el enlace ubicado en el lado derecho de la página debajo de "Resources" [Recursos]. Si no tiene acceso al sitio web, puede llamar al Programa de Arrendamiento de trabajadores de la División de Compensación para Trabajadores al [PHONE REDACTED] para confirmar el estado de la licencia. Aviso de cumplimiento Una vez que adquiera el seguro de compensación para los trabajadores, ¿hay algo más que deba hacer? ¡Sí! Según la ley de Oregon, después de que el empleador haya adquirido el seguro, debe asegurarse de que la compañía de seguros presente la prueba de cobertura ante la División de Compensación para Trabajadores. Una vez que la prueba de cobertura haya sido presentada, la División de Compensación para Trabajadores enviará por correo postal al empleador un certificado de Aviso de cumplimiento. El empleador debe colocar este aviso en un lugar visible para los empleados. Si el empleador no coloca este aviso correctamente puede ser sancionado. Recibir el Aviso de cumplimiento es una confirmación de que el seguro de compensación para los trabajadores está en vigor. Sin embargo, si ha pagado su seguro y no recibe el Aviso de cumplimiento dentro de los 30 días, debe verificar que su compañía de seguros haya presentado la prueba de cobertura del seguro de compensación para los trabajadores. Para cualquier consulta relacionada con la presentación de la prueba de cobertura o el Aviso de cumplimiento, llame al [PHONE REDACTED]. ---PAGE BREAK--- 11 Multas por incumplimiento Si la División de Compensación para Trabajadores descubre que usted no tiene la cobertura del seguro de compensación para los trabajadores requerida, estará sujeto a una multa. La multa por la primera infracción equivale al doble de la cantidad de la prima que debería haber pagado por el seguro, con un mínimo de $1,000. Si continúa empleando sin cobertura, la multa podría ser de hasta $250 por día de incumplimiento, sin límite en el total de la multa. La División de Compensación para Trabajadores puede solicitar una orden judicial para garantizar el cumplimiento, y el incumplimiento de la misma puede resultar en sanciones adicionales, incluida la posibilidad de penas de cárcel. Los gastos derivados de lesiones laborales pueden ser incluso más costosos que las multas. De conformidad con la ley, un empleador incumplido es financieramente responsable de brindar los mismos beneficios que reciben los trabajadores asegurados. La ley requiere que un agente de reclamaciones certificado procese la reclamación, y usted debe cubrir los honorarios por este servicio, así como los costos asociados con los beneficios de la reclamación. La factura total puede ascender a cientos de miles de dólares, según la gravedad de la reclamación La bancarrota puede no protegerlo de ciertas obligaciones incumplidas por el empleador. Los dueños de negocios no pueden eludir la responsabilidad personal formando una corporación o una compañía de responsabilidad limitada, ya que los funcionarios corporativos, directores, miembros de la compañía de responsabilidad limitada y administradores son personalmente responsables de las multas y los gastos de reclamaciones. Además, la protección contra demandas no se aplica a un empleador que no cumple con la ley; un trabajador lesionado aún puede presentar una demanda civil contra un empleador incumplido y reclamar cualquier cantidad que el tribunal considere adecuada. Evaluaciones de compensación para los trabajadores Los empleadores pagan una cuota sobre las primas del seguro de compensación para los trabajadores a través de su aseguradora al Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios. Esta evaluación sobre las primas cubre ciertos costos operativos del departamento. Otra evaluación, conocida como la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores (WBF, por sus siglas en inglés), se destina a financiar el propio Fondo de Beneficios para Trabajadores gestionado por el departamento. La tarifa de evaluación del WBF se determina cada año y se notifica a los empleadores por correo postal en otoño, indicando la tarifa que aplicará para el próximo año. La evaluación total del WBF se determina según el número de horas, o fracciones de hora, trabajadas por cada empleado. La mitad se retiene del salario del empleado y la otra mitad la paga el empleador. El empleador declara y paga la totalidad de la cantidad, junto con otros impuestos estatales sobre la nómina, a través del Sistema de Declaración de Impuestos sobre la Nómina Combinado de Oregon. La evaluación del WBF se emplea para financiar programas de ayuda tanto para los trabajadores como para sus dependientes. Parte de estos fondos se destinan a aumentar los pagos mensuales a los trabajadores que han sufrido una incapacidad permanente y total, así como a los cónyuges e hijos supervivientes de aquellos trabajadores fallecidos debido a lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. La evaluación del WBF también se utiliza para fomentar el empleo o la recontratación de trabajadores que previamente hayan sufrido lesiones o incapacidades. La División de Compensación para Trabajadores ofrece dos programas a través de su equipo de servicios de empleo para promover y respaldar la recontratación y el regreso temprano de los trabajadores lesionados al lugar de trabajo. Estos programas, “Empleador donde sucedió la lesión” y “Trabajador Preferido”, ofrecen modificaciones en el lugar de trabajo, subsidios de salarios, exenciones de primas y subsidios para el costo de herramientas, equipos y otros elementos necesarios para el empleo. Los empleadores interesados en contratar empleados que cumplan con los requisitos para el Programa del Trabajador Preferido (Preferred Worker Program, PWP, por sus siglas en inglés) pueden comunicarse directamente con el programa llamando al [PHONE REDACTED] o llamando a la línea gratuita [PHONE REDACTED], o por correo electrónico a [EMAIL REDACTED]. ---PAGE BREAK--- 12 Declaraciones trimestrales Todos los empleadores, ya sea por obligación legal o por elección al contratar un seguro de compensación para los trabajadores, deben declarar y pagar la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores. La declaración y el pago se hace a través de los Formularios de impuestos sobre la nómina combinados de Oregon (Formulario OQ y Formulario OR-OTC-V), junto con otros impuestos estatales sobre la nómina gestionados por el Departamento de Impuestos y el Departamento de Empleo de Oregon. Puede presentar estas declaraciones a través de Frances Online en frances.oregon.gov/Employer. Si debe declarar y pagar retenciones, impuestos de desempleo o de tránsito, así como las aportaciones de la licencia con goce de sueldo de Oregon, consulte la sección “Presentar el Formulario de registro combinado del empleador” para obtener información sobre cómo registrarse para esta presentación combinada. Si no está sujeto a estos otros impuestos sobre nóminas o aportaciones, pero tiene un seguro de compensación para los trabajadores en Oregon, la División de Compensación para Trabajadores le asignará un número de identificación para negocios (BIN, por sus siglas en inglés) estatal y le enviará Formularios de impuestos sobre la nómina combinados de Oregon para que declare y pague la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores. Por lo general, los empleadores deben presentar estos formularios de declaración trimestralmente, antes del último día del mes siguiente al final de cada trimestre calendario. Algunos empleadores agrícolas y domésticos (en el hogar) son elegibles para declarar sus impuestos sobre la nómina, incluida la evaluación del WBF, anualmente. Consulte la sección "Evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores" en esta guía para obtener más información. La cantidad total de la evaluación se vence en la fecha de declaración trimestral. Los pagos se pueden hacer electrónicamente iniciando sesión en Revenue Online [Impuestos en línea] en www.oregon.gov/dor. Inicie sesión, seleccione "Withholding Payroll" [Retención sobre la nómina] y haga clic en "I want to make an OTC payment" [Quiero hacer un pago OTC]. Para pagar por correo postal, use el Formulario OR-OTC-V impreso. Para solicitar Formularios OR-OTC-V, visite o llame al [PHONE REDACTED]. Envíe el Formulario OR-OTC-V y el pago a: Oregon Department of Revenue PO Box 14800 Salem, OR 97309 Los empleadores que declaren fuera de plazo o que no paguen sus evaluaciones a tiempo pueden estar sujetos a multas, además de los intereses y la evaluación adeudada. Para obtener más información sobre cómo declarar y pagar la evaluación del WBF, escriba o llame a: Department of Consumer and Business Services CSD Assessments Unit PO Box 14480 Salem, OR 97309-0405 [PHONE REDACTED] Correo electrónico: [EMAIL REDACTED] Sitio web: www.oregon.gov/dcbs/wbf/Pages/index.aspx Asistencia a negocios El Defensor de Pequeñas Empresas de la compensación para los trabajadores actúa como defensor independiente de los pequeños negocios brindando información y asistencia con respecto al seguro de compensación para los trabajadores y los asuntos de tramitación de reclamaciones. Comuníquese con el defensor de Salem llamando al [PHONE REDACTED] o ingresando a oregon.gov/dcbs/SBO. La Oficina de Asistencia para Pequeñas Empresas de la Secretaría de Estado ayuda a los pequeños negocios y organizaciones sin fines de lucro con preguntas, inquietudes y quejas sobre el gobierno estatal o local. Comuníquese con un defensor a través de la línea gratuita, [PHONE REDACTED], por correo electrónico a [EMAIL REDACTED], o visite el sitio web sos.oregon.gov/BusinessSOS. ---PAGE BREAK--- 13 La misión del defensor nacional de la Agencia Federal de Pequeños Negocios (Small Business Administration, SBA, por sus siglas en inglés) de los Estados Unidos es ayudar a los pequeños negocios que enfrentan acciones excesivas o injustas de cumplimiento de la normativa federal, como auditorías o investigaciones repetitivas, multas excesivas, sanciones, amenazas, represalias u otras acciones injustas de cumplimiento por parte de una agencia federal. Comuníquese con el defensor de la SBA llamando al [PHONE REDACTED] (888-REG-FAIR), o en la página web del defensor de la SBA: www.sba.gov/about-sba/oversight-advocacy/office-national-ombudsman REGISTRO PARA LA DECLARACIÓN DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA Obtenga un número de identificación para negocios (BIN) Antes de emitir cualquier cheque de pago en Oregon, los empleadores deben registrarse para la retención sobre la nómina en el Departamento de Impuestos de Oregon presentando un Formulario de registro combinado del empleador para recibir un número de identificación para negocios (BIN, por sus siglas en inglés). • Utilice Revenue Online [Impuestos en línea] para obtener un BIN. En Quick Links [Enlaces rápidos], haga clic en "Register and Apply" [Registrarse y Solicitar], luego busque el BIN en "Registrations" [Registros]. • La alternativa impresa es el Formulario de registro combinado del empleador (Formulario 150-211-055), disponible en formato PDF. Se requiere un EIN para obtener un BIN. Los registros incompletos no se procesarán. Si no tiene acceso a una computadora, puede llamar al Departamento de Impuestos al [PHONE REDACTED] para solicitar una copia del formulario. Envíe el registro por fax o correo postal a la dirección que se encuentra en la parte inferior del formulario (consulte el ORS 316.202 o la OAR [PHONE REDACTED]). Es importante que incluya su BIN en toda la correspondencia, declaraciones y pagos presentados ante el Departamento de Impuestos, el Departamento de Empleo y el Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios. Si tiene un BIN pero no conoce el número, comuníquese con el Departamento de Impuestos llamando al [PHONE REDACTED] o llamando a la línea gratuita de Oregon al [PHONE REDACTED]. Aviso: Su número de identificación para negocios (BIN, por sus siglas en inglés) de Oregon es diferente de su número de registro emitido por la División de Corporaciones de la Secretaría de Estado de Oregon. No necesita un BIN a menos que sea empleador y tenga planes inminentes de contratar personal. En unas pocas semanas, el Departamento de Impuestos asignará a su negocio un número de identificación para negocios (BIN, por sus siglas en inglés). El BIN es el número de cuenta del empleador que se utiliza para todos los impuestos sobre la nómina que forman parte de Frances Online. El Departamento de Empleo le enviará información sobre las opciones para presentar sus declaraciones trimestrales sobre la nómina. Los impuestos sobre la nómina y las aportaciones de Oregon incluyen retenciones, impuestos de tránsito del distrito, impuesto de tránsito estatal administrados por el Departamento de Empleo, impuestos del seguro de desempleo y aportaciones de la licencia con goce de sueldo de Oregon administrados por el Departamento de Empleo, y la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores administrada por el Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios. Aviso: Los empleadores deben llenar un nuevo Formulario de registro combinado del empleador (junto con un Formulario de cambio de estatus del negocio) si la estructura del negocio cambia de propietario único a una corporación o sociedad, si el negocio deja de ser un empleador o si cierra por completo. Puede informar estos cambios a través de Frances Online en frances.oregon.gov/Employer. Lea las secciones separadas de esta guía sobre retenciones (consulte Retención de impuestos de Oregon), seguro de desempleo (consulte Impuesto del seguro de desempleo de Oregon), aportaciones de la licencia con goce de sueldo de Oregon (consulte Aportaciones de la licencia con goce de sueldo de Oregon) e impuestos de tránsito (consulte ---PAGE BREAK--- 14 Impuestos de tránsito del distrito) para determinar si los salarios que está pagando están sujetos a estos impuestos. Existen diferencias entre las agencias fiscales en cuanto a quién se considera empleador y empleado. Algunos salarios pueden estar sujetos a un impuesto, pero no a otro. Una tabla de referencia (consulte Tabla de referencia de obligación tributaria) compara la responsabilidad por las retenciones, el seguro de desempleo y los impuestos de tránsito para ciertos tipos de salarios. Además, lea las secciones de esta guía sobre el seguro de compensación para los trabajadores (consulte Obtenga el seguro de compensación para los trabajadores) y la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores (consulte Evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores (WBF)) para determinar si necesita el seguro de compensación para los trabajadores y si está sujeto a la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores. Si bien la ley puede no exigirle que tenga un seguro de compensación para los trabajadores, si decide tener cobertura o sus trabajadores reciben cobertura según el ORS 410.605 (2021), usted y sus trabajadores cubiertos están sujetos a la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores. Para obtener información sobre la retención estatal, el impuesto de tránsito sobre la nómina estatal del distrito de transporte de TriMet, distrito de transporte de Lane comuníquese: Por correo postal: En persona: Oregon Department of Revenue 955 Center Street NE PO Box 14800 Salem, OR 97301-2555 Salem, OR 97309-0920 [PHONE REDACTED] En Internet: Preguntas contestadas por correo electrónico: oregon.gov/DOR [EMAIL REDACTED] La lista de correo electrónico Payrolltax-News proporciona a los empleadores información completa y actualizada sobre el impuesto sobre la nómina. Los empleadores pueden suscribirse a esta lista de correo electrónico. Los representantes de la División de Negocios enviarán información a los empleadores a través de esta lista. Para obtener información sobre el impuesto del seguro de desempleo, comuníquese: Por correo electrónico: [EMAIL REDACTED] Por teléfono: [PHONE REDACTED] Por correo postal: Oregon Employment Department 875 Union Street NE Salem, OR 97310 En Internet: www.oregon.gov/employ/Businesses/Pages/Contributions.aspx frances.oregon.gov/Employer ---PAGE BREAK--- 15 Para obtener información sobre la aportación de la licencia con goce de sueldo de Oregon, comuníquese: Enviando una solicitud en línea: paidleavecontact.oregon.gov/hc/en-us/requests/new Por teléfono: [PHONE REDACTED] Por correo postal: Oregon Employment Department 875 Union Street NE Salem, OR 97310 En Internet: paidleave.oregon.gov/employers-overview/ frances.oregon.gov/Employer Para obtener información actualizada y completa sobre los impuestos del seguro de desempleo y las aportaciones de la licencia con goce de sueldo de Oregon, inscríbase a las actualizaciones del Departamento de Empleo en Para obtener información sobre la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores , comuníquese: Por correo electrónico: [EMAIL REDACTED] Por teléfono: [PHONE REDACTED] Por correo postal: Department of Consumer and Business Services CSD Assessments Unit PO Box 14480 Salem, OR 97309-0405 En Internet: www.oregon.gov/dcbs/wbf/Pages/index.aspx Aviso: La mayoría de las corporaciones, ya sean de una corporación C o de una corporación S, deben presentar el Formulario de registro combinado del empleador para cumplir con los requisitos de retención de impuestos y con los impuestos del seguro de desempleo. ¿Por qué? Los funcionarios corporativos que reciben una remuneración por sus servicios a la corporación son considerados empleados de la misma. DECLARACIÓN Y PAGO DE LOS IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA COMBINADOS Requisitos de declaración Usted debe declarar los impuestos sobre la nómina combinados de Oregon antes de la fecha límite siempre que mantenga una cuenta (tenga un BIN activo) como empleador en el Departamento de Impuestos de Oregon, el Departamento de Empleo o el Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios, incluso si no hubo pagos de nómina durante el periodo de declaración. Las declaraciones sobre la nómina deben presentarse si tuvo pagos de nómina, incluso si no se retuvo ningún impuesto (consulte el ORS 316.202 o la OAR [PHONE REDACTED]). Para obtener instrucciones actualizadas y completas cada año, visite www.oregon.gov/payrolltax. ---PAGE BREAK--- 16 Cómo determinar los requisitos de declaración aplicables a su situación: • Fechas límite de la declaración trimestral. Las fechas límite de su declaración de Oregon coinciden con las establecidas para la declaración trimestral federal (Formulario Federal 941). Si la fecha límite cae en un fin de semana o feriado, la declaración puede realizarse el siguiente día hábil: Trimestre Periodo terminado Fecha límite para declarar 1º En.-Feb.-Mar. 31 de Mar. 30 de Abr. 2º Abr.-May.-Jun. 30 de Jun. 31 de Jul. 3º Jul.-Ag.-Sept. 30 de Sept. 31 de Oct. 4º Oct.-Nov.-Dic. 31 de Dic. 31 de En. • Requisito de la declaración trimestral. La mayoría de los empleadores de Oregon deben declarar y pagar sus impuestos sobre la nómina trimestralmente. Sin embargo, ciertos empleadores agrícolas y domésticos (en el hogar) de menor tamaño son elegibles para presentar la declaración anualmente. (Véase más abajo). • Requisitos de declaración para empleadores agrícolas. Los empleadores agrícolas que presenten el Formulario Federal 943 (Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas) pueden presentar sus declaraciones de retención de impuestos de Oregon trimestralmente. Para declarar la retención de impuestos anualmente, un empleador agrícola no puede tener empleados que no estén clasificados como agrícolas. Los depósitos estatales de la retención de impuestos vencen simultáneamente con los depósitos federales. Cuando un empleador agrícola declara la retención de impuestos anualmente, la frecuencia de declaración de otros impuestos sobre la nómina del empleador, ya sea anual o trimestral, depende de los siguientes criterios: o Si el empleador está sujeto a impuestos de tránsito, impuestos del seguro de desempleo o las aportaciones de la licencia con goce de sueldo de Oregon, todos los impuestos estatales sobre la nómina, aparte de la retención estatal, deben ser declarados trimestralmente. o Si el empleador declara la retención de impuestos anualmente y no está sujeto a impuestos de tránsito o del seguro de desempleo, pero sí a la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores (WBF, por sus siglas en inglés), la evaluación del WBF puede ser declarada anualmente. • Requisitos de declaración para empleadores domésticos (en el hogar). Muchos empleadores domésticos, sujetos únicamente a impuestos del seguro de desempleo, pueden presentar sus declaraciones trimestralmente usando el Formulario OQ o anualmente usando el Formulario OA Doméstico. Si desea cambiar su método de declaración de trimestral a anual (o viceversa), se requiere una solicitud por escrito. Si bien la retención del impuesto sobre la renta de Oregon no es obligatoria para los empleados domésticos, puede implementarse si el empleado doméstico lo solicita y el empleador está de acuerdo. Además de los empleadores domésticos, que incluyen entidades como fraternidades, sororidades y proveedores de atención domiciliaria, ya sea por obligación legal o elección propia al ofrecer seguro de compensación para los trabajadores a su personal, todos los empleadores de trabajadores de apoyo personal elegibles para la cobertura del seguro de compensación para los trabajadores, según lo establecido en el Proyecto de Ley 3618 (2010), deben cumplir con la declaración y el pago de la evaluación del WBF. Esto se realiza en cualquier horario establecido para los impuestos del seguro de desempleo. • Fecha límite para las declaraciones anuales. El Formulario WA, Formulario STT-A, Formulario OA Doméstico y el Formulario OQ para los declarantes anuales agrícolas de la evaluación del WBF deben presentarse antes del 31 de enero siguiente al año fiscal. • Fecha límite de la conciliación anual (Formulario WR). El Formulario WR debe presentarse electrónicamente a través de Revenue Online [Impuestos en línea] antes del 31 de enero. • Impuesto de tránsito estatal. La mayoría de los empleadores y pagadores deben presentar el Formulario STT-1 y STT-2 trimestralmente. Sin embargo, los trabajadores agrícolas pueden presentar este formulario anualmente. Además, si algunos empleadores tienen un impuesto total para el año de $50.00 o menos, pueden solicitar presentarlo anualmente. Para obtener más información, por favor visite oregon.gov/DOR/programs/businesses/Pages/statewide-transit-tax.aspx. ---PAGE BREAK--- 17 Opciones para declarar • Teléfono (IVR): si no tiene pagos de nómina ni horas sujetas a declaración para todos los programas de impuestos sobre la nómina, puede presentar una declaración de "sin nómina / sin horas trabajadas" por teléfono, las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Llame al [PHONE REDACTED]. El sistema no emite un número de confirmación y solo aceptará su declaración una vez que haya completado toda la llamada. • Papel: Declaraciones de impuestos sobre la nómina combinadas de Oregon, si no tiene acceso a una computadora y necesita solicitar un paquete impreso de declaraciones de impuestos sobre la nómina combinadas de Oregon, comuníquese con el Departamento de Empleo de Oregon llamando al [PHONE REDACTED] o visite http://findit.emp.state.or.us/tax/forms.cfm. • Frances Online: presente sus declaraciones de impuestos sobre la nómina combinadas a través de Frances Online con una sola cuenta para gestionar las declaraciones sobre la nómina tanto para los impuestos del seguro de desempleo como para las aportaciones de la licencia con goce de sueldo de Oregon. Puede encontrar más información en frances.oregon.gov. Formularios La forma más conveniente de declarar sus impuestos sobre la nómina y aportaciones es a través de Frances Online. El proceso paso a paso recopila eficazmente la información de la nómina proporcionada y la envía al sistema de declaraciones Frances. Si elige declarar utilizando formularios impresos, los formularios y las instrucciones para declarar los impuestos sobre la nómina se pueden solicitar en el sitio web del Departamento de Empleo de Oregon. Si utiliza un servicio de nómina, es posible que no esté familiarizado con esta información. La falta de familiaridad con esta información no es una buena razón para no declarar o no pagar el impuesto antes de la fecha límite. Si necesita información sobre el proceso de declaración, comuníquese con el Departamento de Empleo de Oregon llamando al [PHONE REDACTED]. Dirección de pago Cada diciembre, se envía por correo postal el Formulario OTC (Cupón de pago de impuestos combinados de Oregon) del año siguiente a los empleadores registrados que optan por no pagar electrónicamente. Envíe todos los pagos directamente al Oregon Department of Revenue, PO Box 14800, Salem, OR 97309-0920. Envíe un cupón con cada pago, incluidos los pagos realizados con las declaraciones. No sustituya el Formulario OTC por el Formulario OQ. Para obtener más información sobre el pago electrónico, consulte la sección Transferencia electrónica de fondos (Electronic Funds Transfer, EFT, por sus siglas en inglés) a continuación. Transferencia electrónica de fondos (EFT) Si tiene una cuenta existente configurada con EFT, puede pagar a través de este método. No aceptamos nuevas cuentas. Puede pagar electrónicamente a través de Revenue Online [Impuestos en línea]. Puede realizar pagos mediante EFT a través de Revenue Online, el sitio de autoservicio del DOR, o a través de su institución financiera. Para obtener más información sobre Revenue Online o para realizar un pago mediante EFT, visite www.oregon.gov/dor. Usted debe realizar los pagos electrónicos de sus impuestos sobre la nómina combinados de Oregon si paga sus obligaciones tributarias federales de forma electrónica. Si no cumple con los requisitos federales para la participación obligatoria en el programa de EFT, puede participar de forma voluntaria. ---PAGE BREAK--- 18 Nómina final Si ha cesado sus operaciones o ya no cuenta con empleados, puede cerrar su cuenta de impuestos sobre la nómina combinados de Oregon. Para cerrar su cuenta por las retenciones, el seguro de desempleo, el impuesto de tránsito y la licencia con goce de sueldo de Oregon, la forma más rápida y eficiente de hacerlo es accediendo al Formulario de cambio de estatus del negocio a través de Frances Online. La presentación del formulario electrónico se encuentra en la pestaña de inicio después de haber iniciado sesión en su cuenta en frances.oregon.gov/Employer. También, puede enviar una versión impresa llenando el Formulario de cambio de estatus del negocio y enviándolo por fax al [PHONE REDACTED] o por correo postal al Employment Department en 875 Union Street NE Room 107, Salem, OR 97311-0030. El formulario está disponible en línea en oregon.gov/DOR/programs/businesses. La presentación de una solicitud o un Formulario de cambio de estatus del negocio no cerrará su cuenta de impuestos sobre la nómina combinados para fines de la evaluación del WBF. Usted sigue siendo responsable de declarar la evaluación del WBF siempre que tenga un seguro de compensación para los trabajadores en Oregon. No todos los negocios eligen cancelar su seguro de compensación para los trabajadores cuando ya no tienen nóminas (especialmente si anticipan que será temporal). Por lo tanto, el Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios no puede basarse únicamente en la presentación de un Formulario de cambio de estatus del negocio para cerrar su cuenta de evaluación del WBF. Si ha cerrado su negocio o ya no tiene empleados y desea cancelar su póliza de seguro de compensación para los trabajadores, debe comunicarse con su compañía de seguros de compensación para los trabajadores. Su cuenta de evaluación del WBF permanecerá abierta siempre que su cobertura del seguro de compensación para los trabajadores esté activa y registrada en el estado de Oregon. Si ha cancelado su cobertura o mantiene una sin empleados cubiertos, puede agilizar el proceso para finalizar su responsabilidad de declarar la evaluación del WBF mientras no tenga cobertura o trabajadores cubiertos mediante el envío del Formulario de notificación de correcciones y cambios para la evaluación del WBF. Este formulario está disponible en el DCBS llamando al [PHONE REDACTED] o ingresando a wcd.oregon.gov/WCDForms/211_158.pdf. Guarde sus registros Los registros de nómina relacionados con la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores deben conservarse para el año en curso y los tres años anteriores. Todos los demás registros de nómina (incluida la información sobre la retención de impuestos) deben conservarse durante al menos seis años después de presentar las declaraciones. RETENCIÓN DE IMPUESTOS DE OREGON El Departamento de Impuestos de Oregon es responsable de administrar el programa estatal de retención de impuestos. El departamento comprende que las numerosas leyes, regulaciones y requisitos de retención pueden ser confusos para los empleadores. La siguiente información tiene como fin responder a las preguntas e inquietudes de los empleadores sobre la retención de impuestos. El departamento le anima a llamar al [PHONE REDACTED] si necesita información adicional, o puede enviar sus preguntas por correo electrónico a [EMAIL REDACTED]. Los empleadores con empleados que viven o trabajan en Oregon deben: • Retener los impuestos del salario del empleado en el momento del pago. • Realizar los pagos utilizando las mismas fechas límite para la retención federal de impuestos y los depósitos del impuesto de la Ley de Contribución Federal al Seguro Social (Federal Insurance Contributions Act, FICA, por sus siglas en inglés). • Presentar las declaraciones de impuestos combinadas además de realizar los pagos requeridos. ---PAGE BREAK--- 19 Si usted es un empleador Si usted le paga a alguien para que trabaje para usted, está a cargo de la forma en que se realiza el trabajo o tiene el derecho de dirigir y controlar al trabajador, el trabajador probablemente sea su empleado. De acuerdo con la ley de Oregon para fines de retención de impuestos, un empleador es: • Una persona u organización para la que un trabajador presta un servicio como empleado, o • Una persona que tiene derecho a contratar y despedir a un empleado, o • Una persona que proporciona las herramientas y un lugar para trabajar, o • Una persona que dirige y controla el trabajo de otra persona, o • Un funcionario o empleado de una corporación responsable de cumplir con las disposiciones de retención de impuestos de la ley del impuesto sobre la renta, o • Un miembro o empleado de una sociedad, responsable de cumplir con las disposiciones de retención de impuestos de la ley del impuesto sobre la renta. Un empleador puede ser un individuo, corporación, sociedad, patrimonio, fideicomiso, asociación, empresa conjunta u otra organización no incorporada. Las organizaciones religiosas, educativas, benéficas y sociales también pueden ser empleadores, aunque dichas organizaciones puedan estar exentas de pagar impuestos. Las agencias gubernamentales (federales, estatales o locales) están obligadas a retener impuestos, declarar y realizar pagos al igual que cualquier otro empleador. La ley tributaria de retención de impuestos de Oregon no exime específicamente a ningún tipo de empleador, pero sí exime ciertos tipos de pagos de salarios (consulte la sección Retención de impuestos de Oregon/Salarios exentos en esta guía). Oregon exige que ciertos empleadores retengan impuestos estatales aunque no tengan que retener impuestos federales. Por ejemplo, el gobierno federal puede reconocer a un trabajador como contratista independiente. Sin embargo, el mismo individuo puede ser considerado por el Estado como un empleado, y el empleador del trabajador está obligado a retener el impuesto estatal sobre la renta. Para determinar las fechas de pago de la retención de impuestos de Oregon, estos empleadores deben calcular su retención de impuestos federales como si estuvieran obligados a retenerla. Para evitar calcular el impuesto federal, los empleadores pueden optar por pagar la retención de impuestos de Oregon después de cada nómina. Empleadores de Oregon Usted debe retener impuestos de todos los salarios pagados a empleados residentes de Oregon, incluidos los salarios devengados fuera de Oregon. También debe retener el impuesto de todos los salarios pagados a los empleados no residentes por el trabajo realizado en Oregon. No se requiere retención de impuestos de Oregon cuando un empleado no residente realiza un trabajo fuera de Oregon. Los empleadores que pagan salarios a residentes de Oregon pueden quedar exentos de la obligación de retener impuestos cuando pueda demostrarse satisfactoriamente al departamento que cada empleado recibirá $300.00 o menos de dicho empleador en un año calendario (ORS 316.167, OAR [PHONE REDACTED]). Empleadores de otros estados Usted debe retener impuestos de todos los salarios pagados a los residentes de Oregon por servicios prestados en el estado de Oregon. Los empleadores también deben retener impuestos de todos los salarios devengados por empleados no residentes por servicios prestados en Oregon, a menos que los ingresos del año sean inferiores a la deducción estándar según su estatus de declaración. (Los empleados no residentes que ganan más de su deducción estándar deben presentar una declaración de impuestos de Oregon). ---PAGE BREAK--- 20 Los empleados no residentes pueden ganar menos que la deducción estándar en salarios, pero aún así están sujetos a la retención de impuestos porque tienen ingresos adicionales procedentes de otras fuentes de Oregon. El Departamento de Impuestos de Oregon no puede exigir la retención cuando los servicios se prestan para un empleador de otro estado que no tiene empleados trabajando en Oregon. No obstante, pedimos a los empleadores que se registren y retengan el impuesto de los salarios pagados a los residentes en Oregon como cortesía (ORS 316.167, OAR [PHONE REDACTED]). Salarios sujetos a impuestos Los empleadores deben declarar todos los salarios sujetos impuestos en las declaraciones de impuestos sobre la nómina combinadas. Los salarios sujetos a la retención de impuestos de Oregon incluyen sueldos, comisiones, bonificaciones, salarios, propinas, honorarios o cualquier otro elemento de valor pagado a una persona por sus servicios como empleado. Además, las propiedades o servicios proporcionados a un empleado también pueden estar sujetos a impuestos. Los elementos sujetos a impuestos incluyen mercancía, acciones, bonos, alojamiento, comida u otras consideraciones otorgadas como pago por los servicios del empleado. El valor de las comidas o el alojamiento proporcionados para la conveniencia del empleador no está sujeto a impuestos. Asimismo, una vivienda amueblada proporcionada a un ministro o una asignación para alquiler, si se utiliza para alquilar o proporcionar una vivienda para el ministro, está exenta de retención de impuestos. Además, un empleador debe retener impuestos: • Sobre los salarios pagados cuando existe una relación empleador-empleado entre parejas casadas. • Sobre los salarios pagados a menores por servicios personales legítimos prestados a sus padres. • Sobre los pagos realizados por una corporación, incluidas las corporaciones S y las corporaciones profesionales a un funcionario corporativo por servicios, incluidos los pagos de salarios garantizados por servicios prestados. Gastos reembolsables Los gastos reembolsables pagados a un empleado no están sujetos a retención de impuestos, pero usted debe identificar específicamente estos pagos cuando los salarios y el reembolso de gastos se realizan en un solo pago. Si un empleado recibe un salario fijo por hora, semana o mes, usted debe retener los impuestos sobre la cantidad total, incluso si incluye una estimación de gastos. Solo el reembolso basado en gastos reales está exento de la retención de impuestos. Retención sobre distribuciones de la IRA, anualidades y planes de compensación Es obligatoria la retención de impuestos de las anualidades comerciales, empleadores, planes de compensación diferida y planes personales de jubilación. Sin embargo, la persona puede elegir no tener retención, a menos que los pagos sean salarios (ORS 316.189). El beneficiario debe proporcionar al pagador un Formulario OR-W-4 lleno que muestre las exenciones de retención de Oregon. El pagador trata los pagos como salarios y calcula las retenciones de Oregon utilizando las tablas de impuestos proporcionadas por el Departamento de Impuestos de Oregon. La cantidad de la retención por beneficiario debe ser de $10 o más. La tasa de retención para las distribuciones de suma global (esta es una distribución única) es del El pagador emitirá Formularios 1099-R a los beneficiarios al final del año. Los pagadores de un plan deben registrarse para la retención llenando el Formulario "Informe de registro, retención sobre cuentas individuales de jubilación (IRA, por sus siglas en inglés), anualidades y planes de compensación" (150-211-054). Si tiene un número de identificación para negocios para la nómina de empleados, necesitará un BIN diferente para declarar y pagar la retención sobre sus distribuciones. Puede descargar el informe de registro en www.oregon.gov/DOR. ---PAGE BREAK--- 21 ¿Qué pasa con los trabajadores agrícolas? Los empleados que plantan, cultivan o cosechan cultivos agrícolas de temporada están sujetos a retención de impuestos una vez que ganan $300 en un año calendario de un solo empleador. Cuando la cantidad alcanza los $300 o más, la cantidad total, incluidos los primeros $300, está sujeta a retención de impuestos. Un cultivo agrícola de temporada necesita un periodo de crecimiento de un año o menos para madurar. El cultivo se cosecha al final de dicho periodo. Los cultivos agrícolas de temporada incluyen: a. Cultivos forrajeros y de campo. b. Semillas de césped, cereales, hortalizas y flores. c. Bulbos y tubérculos de cultivos hortícolas. d. Cualquier vegetal o fruta utilizada para alimentación o forraje; y e. Recortes de acebo recolectados anualmente para la venta navideña. AVISO: Los árboles de Navidad no se consideran cultivos agrícolas de temporada. Los empleadores deben retener impuestos sobre todos los salarios de los empleados agrícolas regulares, aunque parte de su trabajo pueda incluir la plantación, el cultivo o la cosecha. Los empleadores deben retener impuestos sobre todos los salarios pagados por actividades estacionales como enlatado u otro procesamiento de alimentos, tala y esquila de ovejas. Esas actividades no están relacionadas con la plantación, el cultivo o la cosecha de cultivos agrícolas de temporada. El trabajo relacionado con lo siguiente no se consideran cultivos agrícolas de temporada: a. Productos forestales. b. Jardinería. c. Viveros como se define en el ORS 571.005, a menos que se planten, cultiven y cosechen dentro de un periodo anual. d. Cría de animales, esquila, forraje, cuidado, adiestramiento o gestión de ganado, abejas, aves de corral, animales para pieles o fauna silvestre. Salarios exentos La ley de retención exime los salarios pagados por determinados tipos de servicios y trabajos. Sin embargo, los salarios pueden estar sujetos al impuesto sobre la renta de Oregon. Si no está seguro si los salarios que paga están exentos de retención, llame al Departamento de Impuestos de Oregon al [PHONE REDACTED], opción 2, opción 1. A continuación, se muestra una lista de los tipos de servicios y trabajos específicamente exentos: a. Los servicios domésticos en un domicilio particular, club universitario local o sección local de una hermandad o fraternidad universitaria. Especifique claramente "doméstico" en la declaración de salarios (Formulario W-2, copia Esta exención no se aplica a los salarios pagados a un empleado que realiza servicios domésticos y de negocios para el mismo empleador. b. El trabajo ocasional que no se realiza en el curso normal del negocio del empleador. Usted está obligado a retener el impuesto sobre el trabajo sustancial que no está relacionado con su negocio, como la construcción de un domicilio particular. c. Las personas empleadas temporalmente como bomberos forestales de emergencia. d. Los fideicomisos de empleados que estén exentos de impuestos en virtud de las disposiciones del Código Federal de Impuestos Internos. e. Los marineros que estén exentos de embargo y retención en virtud del título 46 del Código de los Estados Unidos. f. El servicio activo en las fuerzas armadas. g. Los empleados de compañías aéreas que ganen menos del 50% de su compensación en Oregon, a menos que sean residentes en Oregon. ---PAGE BREAK--- 22 h. Los empleados no residentes que se dediquen al comercio interestatal (por ejemplo, empleados de ferrocarriles, camiones o autobuses) que tengan tareas asignadas regularmente en más de un estado. i. Los servicios que los vendedores de bienes raíces prestan a los corredores inmobiliarios. Oregon se ajusta a la ley federal permitiendo a los agentes inmobiliarios considerar a los vendedores como trabajadores autónomos. Sin embargo, el corredor y el vendedor deben tener un contrato que establezca que la persona no es un empleado a efectos fiscales de Oregon. Los ingresos de un vendedor de bienes raíces procedentes de comisiones por ventas no están sujetos a retención por parte del corredor. j. Los servicios prestados por vendedores directos de productos de consumo. Consulte el ORS 316.209. k. Los trabajadores agrícolas estacionales cuyos ingresos anuales totales procedentes de un único empleador sean inferiores a $300. Cuando la cantidad alcanza los $300 o más, la cantidad total, incluidos los primeros $300, está sujeta a retención de impuestos. El empleador puede elegir retener el 2% del salario total sin considerar ninguna exención de retención. l. Los ministros de una iglesia debidamente ordenados, comisionados o autorizados cuando ejercen funciones ministeriales, y los miembros de una orden religiosa que desempeñan las funciones religiosas requeridas por la orden. m. Para o en nombre de un empleado, un beneficiario de un empleado o un beneficiario alternativo, en virtud de un plan de compensación diferida elegible que, en el momento del pago, sea un plan descrito en la sección 457(b) del Código de Impuestos Internos y que sea mantenido por un empleador elegible según la sección 457(e)(1)(A) del mismo código. n. Persona no residente que trabaje en una de las siguientes presas hidroeléctricas: The Dalles, McNary, John Day o Bonneville. o. Persona no residente que trabaje en un buque que opere en aguas navegables de más de un estado. p. Los contratistas independientes según se definen en el ORS 670.600. Consulte la sección "¿Quién es un contratista independiente?" para conocer los estándares de los contratistas independientes. Para obtener más información, visite oregon.gov/IC/. Cómo calcular la retención de impuestos El Departamento de Impuestos de Oregon revisa anualmente las tablas de retención. Para calcular la cantidad del impuesto que se debe retener del salario de un empleado: • Utilice las Tablas de retención de impuestos de Oregon. Esta información está disponible en línea en oregon.gov/DOR/forms/. Si no tiene acceso a Internet, puede llamar al [PHONE REDACTED] o al [PHONE REDACTED]. • Para los sistemas automatizados de nómina, utilice la fórmula de porcentaje que se encuentra en las Tablas de retención de impuestos de Oregon en oregon.gov/DOR/forms/. ---PAGE BREAK--- 23 Deducciones Para calcular la retención de impuestos, use la cantidad de deducciones reclamada por el empleado en el Formulario OR-W-4 o en los Formularios del IRS W-4 o W-4P. Si un empleado no presentó un Formulario W-4 o W-4P, use la opción de soltero con 0 deducciones. No utilice las deducciones del Formulario OR-W-4 o W-4 si el Departamento de Impuestos de Oregon o el IRS le indica que no los use. La ley exige a los empleadores que envíen una copia del Formulario OR-W-4 al Oregon Department of Revenue, PO Box 14560, Salem, OR 97309, dentro de los 20 días posteriores a su recepción si el empleado reclama: • Más de 10 deducciones para fines federales o estatales, o • Exención de retención, y se espera que el ingreso del empleado supere los $200 por semana para fines federales y estatales, o • Exención de retención para fines estatales, pero no para fines federales. Aviso: Debe respetar el Formulario OR-W-4 or W-4 presentado por el empleado hasta que reciba una carta con la decisión del Departamento de Impuestos o del IRS. Retención voluntaria para jubilados del servicio civil Los jubilados del servicio civil que prefieren la retención voluntaria del impuesto estatal sobre la renta de su pago de jubilación pueden solicitarlo por escrito a: Office of Personnel Management, PO Box 961, Washington, DC 20044-0001. Como alternativa, los jubilados del servicio civil pueden llamar al [PHONE REDACTED] y utilizar el sistema de Respuesta de Voz Interactiva para realizar la solicitud. La cantidad de retención por cada jubilado debe ser igual o superior a $10 por periodo de pago. Retención voluntaria para miembros jubilados de las Fuerzas Armadas Los miembros de los servicios armados pueden optar por que se les retengan los impuestos estatales sobre la renta de su pago de jubilación. Los impuestos estatales serán retenidos si se solicita a la oficina de pagos de jubilación correspondiente. La cantidad de retención por cada jubilado debe ser igual o superior a $10 por periodo de pago. Para obtener más información, llame al [PHONE REDACTED]. Consulte la OAR [PHONE REDACTED]. Agente de pago común La ley de Oregon no permite que un agente de pago común declare los impuestos sobre la nómina combinados, como se define en la sección 3504 del IRC. ---PAGE BREAK--- 24 Fechas límite de los pagos Las fechas límite para pagar la retención de impuestos de Oregon son las mismas fechas para depositar su obligación tributaria federal. Los nuevos empleadores deben depositar mensualmente hasta que tengan un periodo retroactivo.* DIRECTRICES PARA LAS FECHAS LÍMITE DE PAGO DE LA RETENCIÓN DE OREGON Si su obligación tributaria federal total es: Fechas límite de pago de la retención de impuestos de Oregon • Menos de $2,500 por trimestre ➔ Dentro de los 30 días posteriores al final del trimestre • $50,000 o menos en el periodo ➔ Para el día 15 del mes siguiente a la nómina retroactivo* • Más de $50,000 en el periodo ➔ Programa de depósitos bisemanales retroactivo* Si el día cae en: Entonces pague los impuestos: Miércoles, jueves, y/o viernes el siguiente miércoles Sábado, domingo lunes y/o martes el siguiente viernes • $100,000 en un solo periodo de pago* ➔ dentro de un día bancario *El periodo retroactivo es el periodo de 12 meses que finalizó el 30 de junio anterior. El periodo retroactivo para los empleadores agrícolas es el año calendario anterior al año que acaba de finalizar. Método de pago alternativo Los empleadores de otros estados que consideren que los métodos de retención federal representan un problema que otros empleadores similares no tienen, pueden solicitar un método diferente de pago de retención de impuestos por escrito a la siguiente dirección: Withholding Manager, Department of Revenue, 955 Center Street NE, Salem, OR 97301-2555. Incluya la siguiente información: nombre del empleador del negocio, número de identificación para negocios de Oregon, motivo del problema, solución solicitada y fecha de entrada en vigencia propuesta del método de retención modificado. No podrá utilizar el método de retención alternativo propuesto hasta que el Departamento de Impuestos apruebe la solicitud por escrito y designe una fecha de cambio. Consulte el ORS 316.191. Declaración de conciliación anual de retenciones Todos los empleadores de Oregon deben presentar electrónicamente una declaración de conciliación anual de retenciones (Formulario OR-WR). Esta declaración tiene como fecha límite el último día de enero posterior al año fiscal. Si cesa sus actividades laborales durante el año, la declaración debe presentarse dentro de los 30 días siguientes a su nómina final. Consulte los ORS 316.202(3) y OAR [PHONE REDACTED](3). ---PAGE BREAK--- 25 Formularios W-2 Los empleadores deben preparar la declaración anual de salarios e impuestos (Formulario W-2) en el formulario combinado federal-estatal de seis partes o en un formulario alterno aprobado. Los empleadores deben entregar a cada empleado tres copias del Formulario W-2 a más tardar el 31 de enero del siguiente año. Si un empleado ya no labora para un empleador antes del cierre del año calendario y el empleado solicita una copia de la declaración de salarios, el empleador debe proporcionársela en un plazo de 30 días a partir del último pago del salario. Si necesita corregir un Formulario W-2 después de haberlo entregado, debe entregar la declaración corregida y todas las copias de la misma manera que hizo con el original. Si un Formulario W-2 se daña o se pierde, entregue al empleado una copia de sustitución y escriba claramente "Reissued by employer" [Reemitido por el empleador] en el formulario. Presentación de la información del Formulario W-2 Todos los negocios y proveedores de servicios de nóminas deben presentar electrónicamente la información del Formulario W-2. Consulte la OAR [PHONE REDACTED]. El Departamento de Impuestos de Oregon seguirá las mismas especificaciones de presentación de la información del Formulario W-2 que utiliza la Administración del Seguro Social. Puede preparar y presentar los Formularios W-2 o verificar los nombres y números del seguro social en línea con la Administración del Seguro Social. La fecha límite de envío es el 31 de enero del año en curso. El Formulario W-2 solo debe presentarse electrónicamente. No se aceptan Formularios W-2 impresos ni en otras formas. El Departamento de Impuestos de Oregon impondrá multas a un empleador si la información del Formulario W-2 no es recibida a tiempo por el departamento o si el Formulario W-2 se presenta con información incorrecta o incompleta. El departamento puede otorgar una excepción a las especificaciones de presentación si el pagador puede demostrar dificultades excesivas. Las dificultades excesivas se basan en los hechos y circunstancias específicos de cada pagador y se determinan según cada caso individual. Usted puede consultar más información en línea. Presentación de la información del Formulario 1099 Los negocios que tengan una o más declaraciones con información de cualquier tipo (Formularios 1099-MISC, 1099-K, 1099-NEC, 1099-G, 1099-R y W-2G) deben presentarlas electrónicamente (OAR [PHONE REDACTED]). El Departamento de Impuestos de Oregon seguirá las mismas especificaciones de presentación de la información del Formulario 1099 que utiliza el Servicio de Impuestos Internos. Consulte la información sobre la Presentación electrónica de declaraciones. La fecha límite de envío es el 31 de enero del año en curso para los Formularios W-2 y 1099 con información en la casilla 7. Todos los demás formularios 1099 tienen como fecha límite el 31 de marzo. Los formularios solo deben presentarse electrónicamente. No se aceptan declaraciones impresas ni en otras formas. El Departamento de Impuestos de Oregon impondrá multas a un empleador si el departamento no recibe a tiempo la información de la declaración o si esta se presenta con información incorrecta o incompleta. Usted puede consultar más información en línea. ---PAGE BREAK--- 26 Multas e intereses Los empleadores actúan como fideicomisarios de los impuestos retenidos de sus empleados. Como fideicomisario, usted está sujeto a las mismas multas e intereses por pagos atrasados o por no declarar el impuesto sobre la renta personal que se aplica a las personas físicas. Para evitar multas e intereses, realice sus pagos de retención y presente sus declaraciones de impuestos combinadas de Oregon antes de la fecha límite. Intereses: ▪ Se le cobrarán intereses sobre los impuestos restantes que no haya pagado en la fecha límite. Las tasas de interés están sujetas a cambios anuales. Multas: ▪ Se le cobrará una multa por pago atrasado del 5% sobre cualquier impuesto no pagado después de la fecha límite de pago. ▪ Se le cobrará una multa adicional del 20% sobre cualquier impuesto no pagado a partir de la fecha límite y si el FORMULARIO OQ se presenta con más de un mes de retraso. ▪ Se le cobrará una multa adicional del 25% si el DOR determina y calcula el impuesto que debería haberse declarado antes de la fecha límite. ▪ Se le cobrará una multa del 100% sobre el impuesto no pagado a tiempo si los Formularios OQ no se presentan durante tres años consecutivos o 12 trimestres consecutivos, según la forma en que presente su declaración. Incumplimiento de declaración El Departamento de Impuestos de Oregon solo considerará la información numérica ingresada en la columna de retención de impuestos estatales de la declaración de impuestos sobre la nómina combinada como una declaración presentada para ese impuesto. Si ingresa algo que no sea un número en la columna de retención de impuestos estatales, o si deja esa columna en blanco, consideraremos que no está presentando una declaración para la retención de impuestos estatales. Si un empleador está sujeto a la retención estatal, pero no presenta la declaración, el Departamento de Impuestos de Oregon calculará el impuesto con base en la mejor información disponible para el periodo. Se aplicarán multas e intereses sobre la cantidad evaluada. El departamento puede emitir una orden judicial y un embargo para cumplir con el cobro. La cantidad puede convertirse en un gravamen sobre cualquier propiedad que posea o compre. Cheques o pagos electrónicos rechazados El Departamento de Impuestos de Oregon puede imponer una multa de $25 hasta $500 por cheques o pagos electrónicos rechazados. Esto se suma a todas las demás multas. Esta multa solo se impondrá si el empleador ha presentado anteriormente un cheque o pago electrónico rechazado. Consulte el ORS 305.228. Requisitos de fianza A un empleador cuyo pago de retención de impuestos esté moroso se le puede exigir que, durante un año, presente una fianza por una cantidad equivalente a la del impuesto adeudado. El Departamento de Impuestos puede presentar una petición ante el Tribunal Fiscal de Oregon para revocar las licencias comerciales de las compañías o las personas que se nieguen a cumplir con los requisitos de declaración y pago. Para obtener más información sobre los requisitos de fianzas, consulte la OAR [PHONE REDACTED]. El director del Departamento de Impuestos puede solicitar a otras agencias estatales que suspendan las licencias en virtud del ORS 305.385. ---PAGE BREAK--- 27 Responsabilidad civil Los empleadores son responsables del impuesto que debe retenerse de los salarios. Los funcionarios corporativos, socios o empleados encargados pueden ser personalmente responsables de cualquier impuesto retenido que una corporación o sociedad no pague. El cierre de un negocio no exime a una persona de su responsabilidad. Las personas pueden seguir siendo responsables por los periodos en los cuales el negocio pagó salarios, incluso después de que este haya cerrado. Un prestamista, fiador u otra persona que proporcione fondos a un empleador para pagar los salarios de los empleados también puede ser responsable de los impuestos retenidos conforme a ciertas condiciones. ¿Necesita más información? Si tiene alguna pregunta sobre los pagos o las declaraciones de la retención de impuestos de Oregon, comuníquese con: Oregon Department of Revenue Business Division PO Box 14800 Salem, OR 97309-0920 Internet: oregon.gov/DOR/programs/businesses/ Correo electrónico: [EMAIL REDACTED] Teléfono: [PHONE REDACTED] OFICINAS DEL DEPARTAMENTO DE IMPUESTOS Oficina Dirección de la oficina Bend 951 SW Simpson Ste. 100 Eugene 1600 Valley River Dr. Ste. 310 Gresham 1550 NW Eastman Pkwy. Ste. 220 Medford 3613 Aviation Way Ste. 102 Portland 800 NE Oregon St. Ste. 505 Salem Field 955 Center Street NE APORTACIONES DEL SEGURO DE DESEMPLEO DE OREGON Empleadores que deben pagar el impuesto del seguro de desempleo (UI) La totalidad del costo del seguro de desempleo esta financiado por los empleadores. Se basa en las aportaciones recaudadas sobre sus nóminas sujetas. Ciertas organizaciones sin fines de lucro y unidades gubernamentales pueden reembolsar en lugar de pagar las aportaciones. Los fondos recaudados por el Departamento de Empleo para financiar el seguro de desempleo son designados por la ley como "impuestos" o "aportaciones". Todas las aportaciones recaudadas de los empleadores de Oregon se depositan en un fondo fiduciario destinado exclusivamente a pagar los beneficios de los trabajadores desempleados. La legislatura de Oregon puede autorizar compensaciones especiales del impuesto sobre la nómina. Estos no se depositan como aportaciones en el Fondo Fiduciario del seguro de desempleo (Unemployment Insurance, UI, por sus siglas en inglés), sino que se recaudan como parte de la tasa del impuesto del UI. ---PAGE BREAK--- 28 Los empleadores sujetos deben: ▪ Obtener un número de identificación para negocios (BIN, por sus siglas en inglés): ▪ Registrar su negocio enviando una solicitud en línea a secure.sos.state.or.us/cbrmanager/index#stay o enviando un Formulario de registro combinado del Empleador lleno al Departamento de Empleo por fax al [PHONE REDACTED] o por correo postal a 875 Union Street NE, Room 107, Salem, OR 97311-0030. ▪ Presentar las declaraciones trimestralmente. Los empleadores que contraten trabajadores domésticos (en el hogar) pueden presentar las declaraciones anualmente. ▪ Pagar las aportaciones en la fecha límite. ▪ Mantener los registros adecuados de las nóminas. ▪ Informar al Departamento de Empleo de cualquier cambio en el estatus del negocio. ▪ Informar al Departamento de Empleo de cualquier cambio de dirección utilizando el Formulario de cambio de contacto del negocio. ¿Quién es un empleado? Un empleado es cualquier persona, incluidos los extranjeros y los menores, contratados a cambio de un pago o en virtud de cualquier contrato de trabajo, a menos que los servicios estén específicamente excluidos de la cobertura conforme a la ley. La definición de "empleado" para este impuesto proviene del Estatuto Revisado de Oregon 657, el cual difiere del derecho común y la ley federal. Las personas que cumplen con la definición legal de contratista independiente no son empleados y su compensación por servicios no son salarios sujetos a impuestos. La definición de contratista independiente reconocida por el Departamento de Empleo, el Departamento de Impuestos, la Junta de Contratistas de Construcción, la División de Compensación para Trabajadores del DCBS y la Junta de Contratistas Paisajistas se encuentra en el Estatuto Revisado de Oregon 670.600, que enumera los estándares que deben cumplirse para ser considerado un contratista independiente. Las personas que no cumplen con los estándares son empleados y su compensación por servicios son salarios sujetos a impuestos. Consulte la sección "¿Quién es un contratista independiente?" en esta guía para obtener más información o visite www.oregon.gov/IC. Si no está seguro si debe reportar a un trabajador, llame al Departamento de Empleo al [PHONE REDACTED]. Nómina sujeta a impuestos Para obtener información actualizada, comuníquese con el Departamento de Empleo llamando al [PHONE REDACTED] o visite el sitio web en www.oregon.gov/employ/Businesses/Pages/Contributions.aspx. La nómina sujeta a impuestos está regulada por la ley y puede cambiar de un año a otro. Tasas de impuestos Las tasas de impuesto de desempleo se asignan conforme a la ley de Oregon. A los nuevos empleadores se les asigna un "tasa base" hasta que hayan tenido suficiente "experiencia" para tener derecho a un tasa de impuestos basada en la "tasa de experiencia". Esto suele tardar unos tres años. La Legislatura de Oregon aprobó el Proyecto de Ley 3389 en 2021, que mantiene las tasas de experiencia de los empleadores en el nivel establecido para 2020 durante los años 2022, 2023 y 2024. Si un empleador tenía la tasa base en 2020, la mantendrá durante el ciclo de 2024. La nómina sujeta a impuestos incluyen hasta 12 trimestres calendario a partir del 1 de julio de cada año. Los dos primeros trimestres en los que el empleador está sujeto no se incluyen en este cálculo. La nómina sujeta a impuestos y la cantidad de los beneficios por desempleo pagados afectan directamente la tasa del impuesto. Cada vez que un empleado antiguo cobra beneficios del seguro de desempleo, se carga a la cuenta del empleador, a menos que los cargos se "eliminen". Los empleadores con menores cargos por desempleo en relación con su nómina sujeta a impuestos reciben tasas de impuestos más bajas. Para obtener un estado de cuenta trimestral de cargos, llame al Departamento de Empleo al [PHONE REDACTED]. ---PAGE BREAK--- 29 La tasa de experiencia de un empleador puede incluir los cargos y la nómina, en parte o en su totalidad, de cualquier negocio o actividad comercial que haya sido transferida, vendida o adquirida. Las tasas de impuestos se transfieren de un negocio anterior si el nuevo propietario adquiere parte o toda la actividad comercial o negocio, incluidos los empleados. Estas transacciones deben informarse a la División de Aportaciones del Departamento de Empleo dentro de los 60 días posteriores a la fecha en que la transacción se hace definitiva. Organizaciones sin fines de lucro Las organizaciones sin fines de lucro deben cumplir con la ley del Departamento de Empleo. Cada cuenta se establece como contribuyente de impuestos. Si la organización califica en virtud de la sección 501(c)(3) del Código de Impuestos Interno (IRC, por sus siglas en inglés), puede optar por reembolsar al fondo fiduciario los beneficios pagados, en lugar de pagar impuestos sobre la nómina. Si una organización sin fines de lucro elige y califica para la opción de reembolso, debe proporcionar una fianza o un depósito al Departamento de Empleo por una cantidad determinada por el estatuto (ORS 657.505). Una vez que una organización sin fines de lucro ha elegido una opción, debe mantenerla durante dos años calendario completos. Después de ese periodo, la organización sin fines de lucro puede cambiar su opción presentando una solicitud por escrito antes del 31 de enero del año en que desea realizar el cambio. Para obtener más información sobre las diferencias entre estos dos programas, comuníquese con el Departamento de Empleo llamando al [PHONE REDACTED]. Organizaciones religiosas Las organizaciones religiosas, incluidas las escuelas, iglesias y órdenes religiosas, que califican como empleadores sujetos conforme a la ley del Departamento de Empleo, deben pagar aportaciones estatales por desempleo sobre la compensación pagada a empleados laicos y clérigos. Sin embargo, como organizaciones sin fines de lucro, las organizaciones religiosas pueden optar por reembolsar al fondo fiduciario en lugar de pagar aportaciones, siempre que califiquen bajo la sección 501(c)(3) del Código de Impuestos Interno. Corporaciones Las corporaciones deben pagar aportaciones del seguro de desempleo sobre toda la compensación por servicios, incluida la que reciben sus funcionarios y accionistas de la corporación. Esto incluye a las corporaciones S y a las corporaciones profesionales (professional corporations, PC, por sus siglas en inglés), que se tratan igual que otras corporaciones a efectos del seguro de desempleo. Las corporaciones pueden optar por no pagar aportaciones del seguro de desempleo para los funcionarios corporativos que sean directores, tengan una participación sustancial en la propiedad y sean miembros de la misma familia. Un funcionario/director corporativo de un solo miembro puede ser elegible para la exclusión. Esta solicitud de exclusión se puede presentar a través de Frances Online en frances.oregon.gov/Employer o proporcionando un Formulario de exclusión de funcionario corporativo (Formulario 2578) impreso al Departamento de Empleo por fax al [PHONE REDACTED] o por correo postal a 875 Union St. NE, Salem, OR 97310. Si se aprueba, la exclusión entrará en vigencia el primer día del trimestre calendario en el que se presenta la solicitud. ---PAGE BREAK--- 30 Compañías y sociedades de responsabilidad limitada La ley del Departamento de Empleo excluye a las compañías de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) y las sociedades de responsabilidad limitada (Limited Liability Partnerships, LLP, por sus siglas en inglés) del pago de aportaciones del seguro de desempleo sobre la compensación pagada a sus miembros y socios, independientemente de su estado ante el IRS como una entidad excluida. Los miembros de una LLC pueden optar por la cobertura de seguro de desempleo declarando y pagando aportaciones sobre sus salarios en su declaración de nómina trimestral o presentando un Formulario de elección de cobertura impreso o declarando sus salarios en su declaración de nómina trimestral. El Formulario de elección de cobertura impreso se puede enviar a través de Frances Online en frances.oregon.gov/Employer o proporcionando un Formulario de elección de cobertura impreso al Departamento de Empleo por fax al [PHONE REDACTED] o por correo postal a 875 Union Street NE Room 107, Salem, OR 97311-0030. Entidades gubernamentales y subdivisiones políticas Las entidades gubernamentales y las subdivisiones políticas generalmente reembolsan al Departamento de Empleo cualquier beneficio pagado basado en los salarios pagados. También tienen otras opciones disponibles. Para obtener más información sobre estas opciones, comuníquese con el Departamento de Empleo al [PHONE REDACTED]. Declaraciones trimestrales Además de la declaración trimestral de impuestos sobre la nómina combinada de Oregon, los empleadores sujetos a las aportaciones del seguro de desempleo deben declarar los detalles del salario de los empleados en el Formulario 132 de Oregon. Las declaraciones sobre la nómina obligatorias, incluido el Formulario 132 de Oregon, se pueden presentar a través de Frances Online. Las declaraciones tienen como fecha límite el último día del mes siguiente al final de cada trimestre calendario. Declaraciones de empleadores domésticos (en el hogar) Los empleadores de empleados domésticos (en el hogar) pueden presentar declaraciones anuales o trimestrales. Las instrucciones sobre cómo presentar declaraciones sobre la nómina se encuentran en las instrucciones de la declaración de impuestos sobre la nómina combinada de Oregon para empleadores de Oregon disponible en www.oregon.gov/employ/businesses/tax/pages/tax-forms-and-fliers.aspx Aportaciones morosas y declaraciones atrasadas Los empleadores que presenten declaraciones después de la fecha límite, con formato incorrecto o que no paguen las aportaciones a tiempo pueden estar sujetos a diversas multas. Estas multas se suman a los intereses y aportaciones adeudadas. Los pagos de reembolso tienen fecha límite el último día del mes siguiente al mes en que se envía el estado de cuenta. Los empleadores en régimen de reembolso están sujetos a las mismas multas e intereses que los empleadores contribuyentes. ---PAGE BREAK--- 31 Cambios o venta de la organización Los empleadores deben notificar al Departamento de Empleo cualquier cambio en la propiedad de un negocio. Los cambios incluidos en este requisito son la venta de un negocio, la disolución de una sociedad, la formación de una nueva sociedad, la disolución de una corporación, la muerte de un propietario o socio, el cierre de un negocio o cualquier otro tipo de cambio. La forma más eficiente de presentar un Formulario de cambio de estatus del negocio es a través de Frances Online. El formulario de presentación electrónica se encuentra en la pestaña "inicio" después de haber iniciado sesión en su cuenta en frances.oregon.gov/Employer. También puede enviar una versión impresa llenando el Formulario de cambio de estatus del negocio y enviándolo por fax al [PHONE REDACTED] o por correo postal al Employment Department, 875 Union Street NE, Salem, OR, 97311-0030. El empleador deja de estar sujeto a las aportaciones del seguro de desempleo Un empleador que deba pagar aportaciones del seguro de desempleo (UI, por sus siglas en inglés) y que ya no cuente con suficiente empleo o nómina para cumplir con los requisitos del capítulo 657 del ORS, tiene la opción de presentar un Formulario de cambio de estatus del negocio a través de Frances Online. Esto le permite la actualización de su cuenta para poder realizar la declaración y el pago de las aportaciones del seguro de desempleo. La exención continuará hasta que el empleador vuelva a calificar como tal según la definición del ORS 657. Divulgación y educación Se pueden ofrecer programas de divulgación y educación para grupos de empleadores o especialistas en impuestos. Estos seminarios están diseñados para aumentar el conocimiento sobre los programas de impuestos y aportaciones administrados por el Departamento de Empleo (seguro de desempleo y licencia con goce de sueldo de Oregon), el Departamento de Impuestos y el Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios. Para más información sobre cómo programar un seminario, llame al [PHONE REDACTED]. ¿Necesita más información? Visite el sitio web en Frances Online, o llame al [PHONE REDACTED], TTY: 771, o por fax al [PHONE REDACTED]. APORTACIONES DE LA LICENCIA CON GOCE DE SUELDO DE OREGON La licencia con goce de sueldo de Oregon es un programa reciente que garantiza que tanto las personas como los empleadores y las familias de todo tipo dispongan del tiempo y el respaldo necesario para cuidar de sí mismos y de sus seres queridos en momentos críticos. ¿Cómo se financia la licencia con goce de sueldo? Tanto empleadores como empleados contribuyen al financiamiento de la licencia con goce de sueldo. El Departamento de Empleo de Oregon establece la tasa de aportación antes de cada año, la cual no excederá el 1% del salario bruto de un empleado. Para el año 2024, esta tasa de aportación es del Así es como funciona para los empleadores: • Los empleadores con 25 o más empleados aportan en promedio el 40% de la tasa de aportación del Por ejemplo, si un negocio tiene más de 25 empleados y su nómina asciende a 1 millón de dólares, deberá pagar un total de $10,000 en aportaciones de licencia con goce de sueldo al año. El empleador pagará el 40% ($4,000) de esta cantidad y es responsable de recaudar y enviar el otro 60% ($6,000), que corresponde a la aportación de sus empleados mediante la retención en la nómina. ---PAGE BREAK--- 32 • Además, los empleadores tienen la opción de asumir total o parcialmente la parte correspondiente a los empleados como un beneficio adicional. • Los pequeños empleadores, aquellos con un promedio de menos de 25 empleados, están exentos de la aportación del empleador. Sin embargo, aún deben recaudar y presentar las aportaciones de los empleados. Así es como funciona para los empleados: • Los empleados pagan el 60% de la tasa de aportación. Por ejemplo, si el cheque salarial de un empleado es de $1,000, pagaría $6 como su parte de las aportaciones para ese periodo de pago. ¿Qué empleadores deben participar en la licencia con goce de sueldo? • Todos los empleadores con empleados en Oregon deben retener aportaciones de los salarios de los empleados y presentarlas en su nombre. Esto incluye, pero no se limita a: o Organizaciones religiosas y sin fines de lucro. o Empleadores agrícolas. • Los grandes empleadores con un promedio de 25 o más empleados deben pagar la parte correspondiente al empleador de las aportaciones de la licencia con goce de sueldo. • Los pequeños empleadores con un promedio de menos de 25 empleados no pagan la parte del empleador, a menos que reciban una subvención de asistencia. Aún deben recaudar y presentar las aportaciones de los empleados. Conozca más sobre lo que los pequeños empleadores necesitan saber sobre la licencia con goce de sueldo Empleadores con empleados que trabajan en más de un estado Por lo general, cuando un empleado trabaja físicamente en Oregon, los empleadores deben presentar aportaciones para la licencia con goce de sueldo. Las aportaciones del empleador y del empleado son generalmente obligatorias para los empleados que trabajan principalmente en Oregon, incluso si el empleado vive o realiza trabajos ocasionales en otro estado. Para obtener más información, consulte nuestra Hoja informativa del lugar de desempeño. Planes equivalentes Los empleadores tienen la opción de ofrecer a sus empleados un plan equivalente a una licencia con goce de sueldo aprobado por el Departamento de Empleo de Oregon. El plan equivalente debe proporcionar beneficios iguales o superiores a los que ofrece la licencia con goce de sueldo de Oregon. Si un empleador ya ofrece una licencia con goce de sueldo a sus empleados o está considerando hacerlo, debe solicitar la aprobación de un plan equivalente ante el Departamento de Empleo de Oregon. Puede encontrar más información, incluyendo una lista de verificación del plan equivalente, en el sitio web de Licencia con goce de sueldo. Tenga en cuenta que un plan equivalente implica lo siguiente: • Los empleadores deben proporcionar beneficios que sean iguales o superiores a los ofrecidos por la licencia con goce de sueldo de Oregon. • Los empleadores no pueden deducir más del cheque salarial del empleado en concepto de aportaciones de lo que este aportaría a la licencia con goce de sueldo de Oregon. • El Departamento de Empleo de Oregon debe aprobar el plan equivalente. ---PAGE BREAK--- 33 ¿Cómo pueden comenzar los empleadores? Los empleadores deben crear una cuenta en Frances Online. Frances Online es el sistema de presentación de nóminas de Oregon. A través de Frances Online, los empleadores pueden presentar informes de nómina, declarar sobre las aportaciones de la licencia con goce de sueldo y acceder a información sobre los beneficios de dicha licencia. Consulte los siguientes enlaces para obtener más información sobre cómo crear una cuenta en Frances Online: • Empleadores • Administradores externos Al crear una cuenta, los empleadores deben tener listo la siguiente información: • Número de identificación para negocios (BIN, por sus siglas en inglés). • Número de identificación federal del empleador (FEIN, por sus siglas en inglés). • Número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) para organizaciones sin fines de lucro. • Información de las declaraciones sobre la nómina presentadas por el empleador en los últimos dos años (Encuentre una lista de las mismas en la sección de preguntas frecuentes de Frances Online). • Los empleadores que no tengan la información de las declaraciones sobre la nómina pueden solicitar una carta de verificación al Departamento de Empleo de Oregon. Responsabilidades del empleador Todos los empleadores con empleados trabajando en Oregon necesitan: • Colocar en un lugar visible el cartel de aviso estándar de Paid Leave [Licencia con goce de sueldo de Oregon]. Los empleadores deben colocar el cartel de aviso estándar en cada lugar de trabajo y proporcionar una copia a los empleados que trabajen desde casa. Descargue un cartel imprimible • Informar y presentar la aportación del empleador si tienen un promedio de 25 o más empleados. • Retener la parte de las aportaciones de sus empleados (o cubrir una parte o la totalidad de esas aportaciones como beneficio ofrecido por el empleador). • Presentar las aportaciones de sus empleados en su declaración de impuestos sobre la nómina combinada de Oregon. Si los empleadores utilizan un administrador de nóminas externo o una empresa de nóminas, ellos pueden encargarse de retener las aportaciones de los empleados. Asegúrese de que el administrador de nóminas externo o la empresa de nóminas sepa cómo presentar una declaración. • Presentar sus declaraciones sobre la nómina en Frances Online cada trimestre. Las declaraciones sobre la nómina deben presentarse a más tardar el último día del mes siguiente al cierre del trimestre. Para obtener más información, los empleadores pueden consultar las Instrucciones de la declaración de impuestos sobre la nómina combinada para empleadores de Oregon. o Los empleadores agrícolas deben declarar trimestralmente a efectos de la licencia con goce de sueldo. o Los empleadores domésticos con menos de 25 empleados en promedio, pueden presentar un informe anual de Oregon a efectos de la licencia con goce de sueldo, según lo estipulado en la OAR [PHONE REDACTED]. Los declarantes anuales deben pagar sus aportaciones a más tardar el 31 de enero del año calendario siguiente. • Pagar el total del pago de las aportaciones, incluyendo tanto la parte del empleador (si es obligatoria) como la del empleado trimestralmente, a través de Frances Online al Departamento de Impuestos de Oregon. Consulte las instrucciones en video sobre cómo presentar una declaración en Frances Online. • Otorgar tiempo libre a los empleados elegibles, una vez aprobados por el Departamento de Empleo de Oregon para los beneficios de la licencia con goce de sueldo. ---PAGE BREAK--- 34 • Mantener el puesto y el rol del empleado si este ha trabajado 90 días consecutivos o más para el empleador antes de tomar la licencia con goce de sueldo. Si un empleado ha trabajado para el empleador durante más de 90 días consecutivos, tiene derecho a regresar al mismo puesto que tenía anteriormente. En caso de que el puesto ya no exista cuando regrese de su licencia con goce de sueldo, el empleador con más de 25 empleados deberá ofrecer un puesto similar al regreso del empleado de la licencia. Para empleadores con menos de 25 empleados, puede ofrecerle al empleado un puesto diferente con funciones similares, manteniendo los mismos beneficios y pagos cuando regrese. • Continuar cubriendo los costos de atención médica mientras el empleado esté fuera, si trabajó para el empleador durante más de 90 días consecutivos antes de tomar la licencia con goce de sueldo. Si los empleadores aún tienen preguntas sobre las responsabilidades del empleador, pueden leer la Guía del empleador, que se encuentra en paidleave.oregon.gov/resources/resources.html. Multas Si un empleador no presenta o completa todas las declaraciones requeridas, o no paga todas las aportaciones necesarias antes del 1 de septiembre de cada año, el Departamento de Empleo de Oregon aplicará una multa equivalente al 1% de los salarios del empleado del año calendario anterior. El departamento notificará al empleador por correo postal, o mediante su método preferido, ya sea correo postal o electrónico, según lo indicado en los registros del departamento, a más tardar el 20 de octubre del año en curso. La multa se convertirá en definitiva el 10 de noviembre, inmediatamente después de la evaluación. Apelaciones Los empleadores pueden presentar una apelación por las siguientes decisiones: • La cantidad de aportación. • La denegación de una subvención de asistencia. • La denegación de un plan equivalente. • Las multas de la licencia con goce de sueldo. Los empleadores tienen un plazo de 20 días calendario para presentar una apelación. Pueden presentar una apelación a través de Frances Online o enviando por correo postal al Departamento de Empleo de Oregon una solicitud de audiencia. Conozca más sobre las apelaciones en paidleave.oregon.gov/resources/appeals.html. Subvenciones de asistencia • Los pequeños empleadores, aquellos con un promedio de menos de 25 empleados, pueden obtener ayuda financiera para contratar a un empleado temporal de reemplazo o para ayudar con los costos significativos relacionados con el salario, como horas extra o capacitación, mientras su empleado permanente está en licencia con goce de sueldo. Pueden calificar para una subvención hasta diez veces al año (una por cada empleado). • En caso de ser aprobada una subvención por la licencia con goce de sueldo, el empleador deberá pagar la parte correspondiente de la aportación de la licencia durante los dos años siguientes a la concesión de la subvención. Puede solicitar subvenciones de asistencia a través de Frances Online. Los empleadores deberán proporcionar documentación que demuestre que contrataron a un empleado temporal de reemplazo o pruebas de los costos relacionados con el salario. Conozca más sobre las subvenciones de asistencia en paidleave.oregon.gov/employers/assistance-grants.html. ---PAGE BREAK--- 35 ¿Quién es elegible para recibir los beneficios? Elegible significa que alguien puede solicitar los beneficios. Esto incluye a la mayoría de empleados de Oregon. Un empleado se define como alguien que presta servicios para un empleador en Oregon a cambio de un pago, ya sea mediante un contrato escrito o verbal, expreso o implícito. Además, según el ORS 410.600, los trabajadores de atención domiciliaria también se consideran empleados. • Si su empleado trabaja en Oregon y ganó al menos $1,000 en el año base antes de solicitar la licencia con goce de sueldo, puede ser elegible para los beneficios. • El trabajo de un empleado puede ser a tiempo completo, a medio tiempo o puede trabajar para más de un empleador. • Los trabajadores autónomos, los contratistas independientes y los gobiernos tribales no están cubiertos automáticamente, pero pueden optar por la cobertura. ¿Quién no es elegible para recibir los beneficios? • Participantes en un programa de capacitación laboral administrado bajo un programa de asistencia estatal o federal. • Participantes en un programa de trabajo-estudio que brinda oportunidades de empleo a estudiantes de educación secundaria o postsecundaria para obtener asistencia financiera o capacitación vocacional. • Trabajadores ferroviarios exentos en virtud de la Ley Federal del Seguro de Desempleo Ferroviario. • Empleados del gobierno federal. • Jueces (según la definición del ORS 260.005). • Miembros de la Asamblea Legislativa. • Funcionarios públicos (según la definición del ORS 260.005); y • Voluntarios. Beneficios de la licencia con goce de sueldo • Los empleados pueden tomar hasta 12 semanas de licencia con goce de sueldo en un periodo de 52 semanas (a partir del día en que comienza la licencia) por motivos familiares, médicos o de seguridad. En ciertas circunstancias, si una empleada está embarazada, puede tomar dos semanas adicionales, extendiendo la licencia a un total de 14 semanas. • Los empleados pueden elegir cuándo y cómo tomar el tiempo libre. • La licencia con goce de sueldo paga a los empleados un porcentaje de su salario mientras están en licencia. • La Ley de Licencia con Goce de Sueldo garantiza la protección del puesto y el rol del empleado si este ha trabajado para el mismo empleador durante al menos 90 días consecutivos antes de tomar la licencia. El licencia con goce de sueldo cubre los siguientes tipos de licencias: • Licencia familiar: para cuidar a un familiar con una condición médica grave, o para cuidar o establecer vínculos con un nuevo hijo después del nacimiento, adopción o colocación en cuidado temporal dentro del primer año. • Licencia médica: para cuidar de sí mismo en caso de una enfermedad grave. • Licencia por seguridad: para cuidarse a sí mismo o a su hijo si usted o su hijo son sobrevivientes de agresión sexual, violencia doméstica, acoso, delitos motivados por el odio o acecho. ---PAGE BREAK--- 36 Licencia con goce de sueldo, Ley de Licencia Familiar de Oregon (OFLA) y tiempo libre con goce de sueldo Si los empleados toman la licencia con goce de sueldo por un evento calificado que está cubierto tanto por la Ley de Licencia Familiar de Oregon (Oregon Family Leave Act, OFLA, por sus siglas en inglés) y la licencia con goce de sueldo, deben hacer uso de ambas disposiciones simultáneamente. Sin embargo, los estatutos y las reglas administrativas de la OFLA y licencia con goce de sueldo difieren en cuanto al uso del tiempo libre pagado acumulado del empleado, además de los beneficios por licencia que ofrece cada programa. Los empleadores deben aplicar aquellas disposiciones de los estatutos y las reglas administrativas que sean más beneficiosas para el empleado que tiene derecho a tomar la licencia por el mismo evento calificado, según lo establecido en la OFLA y licencia con goce de sueldo (OAR [PHONE REDACTED]). Para obtener más información, los empleadores pueden consultar las hojas informativas sobre la licencia con goce de sueldo y la OFLA en la Página de recursos del sitio web de la licencia con goce de sueldo, o visitar el sitio web de la OFLA del Departamento de Trabajo e Industrias (BOLI, por sus siglas en inglés). Divulgación y educación El equipo de la licencia con goce de sueldo de Oregon está disponible para realizar presentaciones en eventos, reuniones con equipos de empleadores o mediante llamadas de Zoom para responder a sus preguntas. Para solicitar una presentación informativa o nuestra asistencia en un evento, envíe una solicitud a través de nuestro Formulario de contacto. Información de contacto Los empleadores pueden encontrar más información sobre la licencia de ausencia con goce de sueldo en nuestro sitio web en paidleave.oregon.gov. Si los empleadores tienen preguntas, pueden comunicarse con nosotros a través de una solicitud en línea, teléfono o correo electrónico. Formulario de solicitud en línea: paidleavecontact.oregon.gov/hc/en-us/requests/new Llame al: [PHONE REDACTED] (línea gratuita) Correo electrónico: [EMAIL REDACTED] IMPUESTOS DE LOS DISTRITOS DE TRANSPORTE Información general Los programas de impuestos para los distritos de tránsito son administrados por el Departamento de Impuestos de Oregon en nombre del Distrito Metropolitano de Transporte Tri-County (Tri-County Metropolitan Transportation District, TriMet, por sus siglas en inglés) y el Distrito de Transporte Público del Condado de Lane (Lane County Mass Transit District, LTD, por sus siglas en inglés). Estos impuestos proporcionan ingresos para el transporte público (capítulo 267 de los ORS). El impuesto (especial) sobre la nómina de tránsito se aplica a casi todos los empleadores que pagan salarios por servicios prestados en los distritos TriMet o LTD. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia se aplica a los ingresos de los trabajadores autónomos en los distritos de TriMet y LTD. Si usted es empleador y también trabaja por su cuenta, sus ingresos pueden estar sujetos tanto al impuesto sobre la nómina de tránsito como al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en tránsito para trabajadores autónomos. ---PAGE BREAK--- 37 Áreas de servicio El distrito de TriMet incluye partes de tres condados del área de Portland: Multnomah, Washington, y Clackamas. El distrito de LTD cubre el área metropolitana de Eugene-Springfield. Lista de códigos postales del distrito de transporte de TriMet Para ayudarle a determinar si tiene empleados o negocios en el distrito de transporte de TriMet, utilice la siguiente lista de códigos postales. Algunos códigos postales pueden no coincidir con los límites del distrito. Si tiene preguntas sobre los límites de TriMet, llame al [PHONE REDACTED] o visite www.trimet.org/taxinfo. Códigos postales que se encuentran completamente en el distrito de transporte de TriMet 97003 97005 97006 97008 97024 97027 97030 97034 97035 97036 97068 97077 97201 97202 97203 97204 97205 97206 97209 97210 97211 97212 97213 97214 97215 97216 97217 97218 97219 97220 97221 97222 97223 97225 97227 97229 97230 97232 97233 97236 97239 97256 97258 97266 97267 Códigos postales que se encuentran parcialmente en el distrito de transporte de TriMet 97007 97009 97015 97019 97022 97023 97045 97060 97062 97070 97078 97080 97086 97089 97113 97116 97123 97124 97140 97224 97231 Lista de códigos postales en el distrito de transporte de Lane Esta lista es una guía para ayudarle a determinar si tiene empleados en el distrito de transporte de Lane. Algunos códigos postales pueden no coincidir con los límites del distrito. Si tiene preguntas sobre los límites del distrito de transporte de Lane, llame al [PHONE REDACTED] o visite www.ltd.org. Ciudad Código postal Ciudad Código Postal Blue River 97413 Junction City 97448 Coburg 97408 Lancaster 97448 Cottage Grove 97424 Leaburg 97489 Creswell 97426 Lowell 97452 Dexter 97431 Maywood 97413 Elmira 97437 McKenzie Bridge 97413 Eugene 97401-97405 Pleasant Hill 97455 Eugene 97408 Springfield 97475, 97477-97478 Eugene 97440 Thurston 97482 Fall Creek 97438 Trent 97431 Finn Rock 97438 Veneta 97487 Goshen 97405 Vida 97488 Jasper 97438 Walterville 97488 ---PAGE BREAK--- 38 ¿Quién debe declarar y pagar el impuesto sobre la nómina de transporte? Todos los empleadores que pagan salarios en los distritos de TriMet o LTD y que no están exentos (ver "Nómina exenta" más adelante) deben registrarse y presentar la declaración ante el Departamento de Impuestos de Oregon. Tanto las dependencias de los gobiernos locales como las ciudades y condados están sujetos al impuesto sobre la nómina de transporte del distrito de TriMet, si están ubicados o prestan servicios dentro de los límites de TriMet. Los pagos a los planes de compensación diferida están sujetos a los impuestos de los distritos de transporte de TriMet y Lane, ORS 267.380(4)(a). Los tipos específicos de pagos que están sujetos incluyen: ▪ Aportaciones a una Pensión Simplificada para Empleados (Simplified Employee Pension, SEP, por sus siglas en inglés) realizadas por decisión del empleado. ▪ Pagos por la compra de anualidades de la sección 403(b) del Código de Impuestos Interno en virtud de acuerdos de reducción salarial. ▪ Aportaciones a planes de jubilación 401(k) realizadas por decisión del empleado, incluidas las aportaciones complementarias de los empleadores. ▪ Pagos a planes de jubilación gubernamentales en virtud de acuerdos de reducción salarial. ▪ Importes aplazados en virtud de planes gubernamentales de compensación diferida. ▪ Importes aplazados en virtud de un plan de compensación diferida no cualificado. ▪ Pagos a una cuenta de jubilación individual IRC 408 en virtud de acuerdos de reducción salarial. Nóminas exentas Las siguientes entidades están exentas de los impuestos especiales sobre la nómina de TriMet y LTD: ▪ Cooperativas de crédito federales. ▪ Distritos escolares públicos o distritos de educación pública (es decir, escuelas autónomas). ▪ Sección 501(c)(3) del Código de Impuestos Interno: instituciones sin fines de lucro y exentas de impuestos, excepto hospitales. ▪ Todas las aseguradoras extranjeras están exentas, incluidos todos los peritos, agentes y agencias de seguros, así como el personal de apoyo de sus oficinas. ▪ Servicio doméstico en un domicilio particular. ▪ Trabajo ocasional. ▪ Servicios prestados fuera del distrito de transporte. ▪ Marineros exentos de embargo. ▪ Fideicomisos de empleados exentos de impuestos. ▪ Dependencias del gobierno federal. ▪ Organizaciones religiosas, incluidas las iglesias. ▪ Salarios pagados a empleados cuyo trabajo está exclusivamente relacionado con la plantación, el cultivo o la cosecha de cultivos agrícolas estacionales. ▪ Salarios pagados a las personas empleadas temporalmente como bomberos de emergencia. Las siguientes entidades están exentas de LTD, pero están sujetas a los impuestos especiales sobre la nómina de TriMet: ▪ Distritos de educación pública. ▪ Distritos de servicios especiales y utilidad pública. ▪ Autoridades portuarias. ▪ Distritos de bomberos. ▪ Ciudad, condado y otras dependencias locales. AVISO: para consultar las definiciones de empleador y salario, vea “Oregon Withholding Tax” [Retención de impuestos de Oregon] en esta guía. ---PAGE BREAK--- 39 ¿Cómo registrarse? Si está sujeto a impuestos sobre la nómina de transporte, obtenga un BIN en línea o llene la sección de impuestos sobre la nómina de transporte del Informe de registro combinado de empleadores. Este es el mismo formulario que se utiliza para registrarse como empleador a efectos de las retenciones de impuestos y el seguro de desempleo. • Use Revenue Online [Impuestos en línea]. En Quick Links [Enlaces rápidos], haga clic en "Register and Apply" [Registrarse y solicitar], luego busque el BIN en "Registrations" [Registros], o • Llene el Formulario Combined Employer's Registration [Registro combinado del empleador]. Puede registrarse en línea o llenar el formulario impreso y enviarlo por correo postal al Oregon Department of Revenue, PO Box 14800, Salem, OR 97309-0920. El Departamento de Impuestos le asignará un número de cuenta de TriMet o LTD. Su número de cuenta de impuestos sobre la nómina de transporte será el mismo número de identificación de negocio que utiliza para sus declaraciones trimestrales de impuestos de Oregon. Cómo calcular el impuesto especial sobre la nómina de transporte El impuesto sobre la nómina de transporte es pagado por el empleador y se basa en el importe bruto de la nómina pagada por los servicios prestados dentro de los distritos de transporte de TriMet o Lane. Esto incluye a los representantes de ventas ambulantes y a los empleados que trabajan desde su casa. El impuesto sobre la nómina de transporte no se deduce de los salarios de los empleados. Multiplique la nómina bruta sujeta a impuestos por la tasa vigente del impuesto. Las tasas de impuestos vigentes se muestran en la parte de TriMet/LTD de la declaración trimestral de impuestos de Oregon. Cuándo y cómo presentar la declaración Declare y pague trimestralmente los impuestos sobre la nómina de transporte en la declaración trimestral de impuestos de Oregon. (Formulario OQ), en el (las) área identificada Notifique inmediatamente al Departamento de Impuestos sobre cualquier cambio de dirección. Multas e intereses Las multas y los intereses por mora en el pago del impuesto de tránsito son iguales a las multas e intereses por los atrasos en el pago de las retenciones de impuestos. Cómo cerrar su cuenta del impuesto especial sobre la nómina de transporte Si ha dejado de hacer negocios o ya no tiene empleados trabajando dentro de los distritos de transporte de TriMet o Lane, puede cerrar su cuenta de impuestos sobre la nómina de TriMet o LTD de Oregon. Llene el Formulario de cambio de estatus del negocio que se incluye en el folleto de declaración trimestral y envíelo por correo postal al Oregon Department of Revenue, P.O. Box 14800, Salem OR 97309-0920. Para más información acerca el impuesto sobre la nómina de transporte Visite nuestros sitios web sobre el impuesto sobre la nómina de TriMet o LTD o consulte nuestra Guía de impuestos de tránsito. También puede comunicarse con el Departamento de Impuestos en Salem llamando al [PHONE REDACTED], por correo electrónico en [EMAIL REDACTED], o visitar nuestro sitio web. ---PAGE BREAK--- 40 ¿Quién debe declarar y pagar el impuesto de tránsito sobre el trabajo por cuenta propia? Cualquier persona que tenga ingresos por cuenta propia procedentes de negocios o de servicios realizadas en el distrito de transporte de TriMet o Lane debe pagar este impuesto. Las personas que deben pagar el impuesto de tránsito sobre el trabajo por cuenta propia incluyen: ▪ Cualquier persona que realice negocios o preste servicios en el distrito, independientemente de su lugar de residencia, y cuyos ingresos no estén sujetos a la retención de Oregon. ▪ Compensación percibida por prestar servicios religiosos de forma independiente. ▪ Vendedores de inmobiliarios. Las leyes federales suelen tratar a los vendedores inmobiliarios como trabajadores por cuenta propia, incluidos los que prestan servicios a agentes inmobiliarios bajo contrato. Esto significa que las comisiones sobre las ventas están sujetas al impuesto de tránsito. Una sociedad como entidad no está sujeta al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del distrito de transporte. Sin embargo, cada socio está sujeto al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del distrito de transporte, y la sociedad puede declarar y pagar por todos los socios individuales. Para más información acerca del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia Si desea más información acerca del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia de Tri Met o LTD, llame a Tax Help [Ayuda fiscal] del Departamento de Impuestos de Oregon al [PHONE REDACTED], [PHONE REDACTED], o visite nuestro sitio web. Para solicitar formularios, escriba a: Forms, Oregon Department of Revenue PO Box 14999 Salem, OR 97309-0990 IMPUESTOS DE TRÁNSITO ESTATAL Información general La Legislatura de Oregon de 2017 aprobó el Proyecto de Ley (House Bill, HB, por sus siglas en inglés) 2017, que incluía el nuevo impuesto de tránsito estatal. Partes del HB 2017 relacionadas con el impuesto de tránsito estatal se modificaron en la sesión de 2018. El 1 de julio de 2018, los empleadores comenzaron a retener el impuesto (una décima parte del 1% o .001%) de: • Los salarios de residentes en Oregon (independientemente del lugar donde se realice el trabajo). • Los salarios de los no residentes que prestan servicios en Oregon. El impuesto de tránsito estatal se calcula sobre la base del salario del empleado, tal como se define en ORS 316.162. Los empleados que no están sujetos a la retención regular del impuesto sobre la renta debido a exenciones elevadas, salarios por debajo del umbral de retención del impuesto sobre la renta u otros factores están sujetos a la retención del impuesto de tránsito estatal. ---PAGE BREAK--- 41 ¿Quién debe declarar y pagar el impuesto de tránsito estatal? Los empleadores de Oregon son responsables de: • Retener el impuesto de los salarios de los empleados. • Informar de los impuestos retenidos en una declaración trimestral o anual. • Remitir los impuestos retenidos en forma trimestral o anual. • Conciliar las declaraciones trimestrales o anuales en la declaración de conciliación anual (Formulario OR-WR). Si no retiene este impuesto adecuadamente o no lo declara y paga a tiempo, puede estar sujeto a multas e intereses. Podemos imponer multas de $250 por empleado y hasta $25,000 por periodo fiscal por no deducir y retener a sabiendas el impuesto, además de otras multas e intereses autorizados por la ley estatal. Los residentes de Oregon que prestan servicios fuera de Oregon pueden pedir a su empleador de otro estado que retenga el impuesto de su salario como una cortesía, similar a la retención del impuesto sobre la renta. Sin embargo, no podemos exigir a los empleadores de otros estados que lo hagan, ya que están fuera de la jurisdicción fiscal de Oregon. Los empleadores agrícolas pueden presentar declaraciones y efectuar pagos por este impuesto anualmente, al igual que hacen con sus retenciones del impuesto sobre la renta. Los empleadores de Oregon deben declarar las cantidades retenidas del impuesto de tránsito estatal en la casilla 14 del W-2 del empleado. Nóminas exentas Están exentos del impuesto de tránsito estatal: a. Los servicios domésticos en un domicilio particular, club universitario local o sección local de una hermandad o fraternidad universitaria. Escriba claramente "doméstico" en la declaración de salarios (Formulario W-2, copia Esta exención no se aplica a los salarios pagados a un empleado que realiza servicios domésticos y de negocios para el mismo empleador. b. El trabajo ocasional que no se realiza en el curso normal del negocio del empleador. Usted está obligado a retener el impuesto sobre el trabajo sustancial que no está relacionado con su negocio, como la construcción de un domicilio particular. c. Las personas empleadas temporalmente como bomberos forestales de emergencia. d. Los fideicomisos de empleados que estén exentos de impuestos en virtud de las disposiciones del Código Federal de Impuestos Internos. e. Los marineros que estén exentos de embargo y retención en virtud del título 46 del Código de los Estados Unidos. f. El servicio activo en las fuerzas armadas. g. Los empleados de compañías aéreas que ganen menos del 50% de su compensación en Oregon, a menos que sean residentes en Oregon. h. Los empleados no residentes que se dediquen al comercio interestatal (por ejemplo, empleados de ferrocarriles, camiones o autobuses) que tengan tareas asignadas regularmente en más de un estado. i. Los servicios que los vendedores de bienes raíces prestan a los corredores inmobiliarios. Oregon se ajusta a la ley federal permitiendo a los agentes inmobiliarios considerar a los vendedores como trabajadores autónomos. Sin embargo, el corredor y el vendedor deben tener un contrato que establezca que la persona no es un empleado a efectos fiscales de Oregon. Los ingresos de un vendedor de bienes raíces procedentes de comisiones por ventas no están sujetos a retención por parte del corredor. j. Los servicios prestados por vendedores directos de productos de consumo. Consulte el ORS 316.209. ---PAGE BREAK--- 42 k. Los trabajadores agrícolas estacionales cuyos ingresos anuales totales procedentes de un único empleador sean inferiores a $300. Cuando la cantidad alcanza los $300 o más, la cantidad total, incluidos los primeros $300, está sujeta a retención de impuestos. El empleador puede elegir retener el 2% del salario total sin considerar ninguna exención de retención. l. Los ministros de una iglesia debidamente ordenados, comisionados o autorizados cuando ejercen funciones ministeriales, y los miembros de una orden religiosa que desempeñan las funciones religiosas requeridas por la orden. m. Para o en nombre de un empleado, un beneficiario de un empleado o un beneficiario alternativo, en virtud de un plan de compensación diferida elegible que, en el momento del pago, sea un plan descrito en la sección 457(b) del Código de Impuestos Internos y que sea mantenido por un empleador elegible según la sección 457(e)(1)(A) del mismo código. n. Persona no residente que trabaje en una de las siguientes presas hidroeléctricas: The Dalles, McNary, John Day o Bonneville. o. Persona no residente que trabaje en un buque que opera en aguas navegables de más de un estado. p. Los contratistas independientes según se definen en ORS 670.600. Consulte la sección "¿Quién es un contratista independiente?" para conocer los estándares de los contratistas independientes. Para obtener más información, visite www.OregonIndependentContractors.com. Cuándo y cómo presentar la declaración Informe y pague trimestralmente los impuestos sobre la nómina de transporte estatal en la Declaración trimestral de retención de impuestos de tránsito estatales de Oregon (STT-1) y el Informe detallado de empleados de impuestos de tránsito estatales. Las fechas límite trimestrales son las mismas que las de los impuestos de retención y de transporte. Notifique inmediatamente al Departamento de Impuestos sobre cualquier cambio de dirección. Aviso: los impuestos de tránsito estatales se declararán en la declaración trimestral actualizada de retenciones de impuestos de tránsito estatales de Oregon a partir del primer trimestre de 2023. Multas e intereses Las multas y los intereses por el impuesto de tránsito estatal en mora son iguales a las multas e intereses por el impuesto de retención en mora. Para más información acerca de las multas e intereses, consulte la página 34 de esta guía. Cómo cerrar su cuenta de impuestos sobre la nómina Si ha dejado de hacer negocios o ya no tiene empleados, llene el Formulario de cambio de estatus del negocio que encontrará en www.oregon.gov/dor y envíelo por correo postal al Oregon Department of Revenue, P.O. Box 14800, Salem OR 97309-0920. ---PAGE BREAK--- 43 TABLA DE REFERENCIA DE OBLIGACIÓN TRIBUTARIA Estas tablas de obligación tributaria se proporcionan como referencia rápida para determinar la obligación tributaria del impuesto estatal de desempleo, el impuesto estatal de retención y el impuesto del distrito de transporte para ciertos tipos de salarios. Esta tabla no lo incluye todo y debe utilizarse solo como referencia. Aviso: debido a que se basa en las horas trabajadas y no en los salarios, esta tabla no aborda la responsabilidad por la evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores. Consulte la sección Evaluación del Fondo de Beneficios para Trabajadores (WBF, por sus siglas en inglés) para obtener más información. SALARIOS PAGADOS PARA IMPUESTO ESTATAL DEL SEGURO DE DESEMPLEO RETENCIÓN ESTATAL DE RETENCIÓN ESTATAL IMPUESTO DE TRÁNSITO PARA LOS SALARIOS PAGADOS EN EL DISTRITO Trabajo agrícola Sujeto si el empleador pagó salarios en efectivo de $20,000 o más en cualquier trimestre calendario a trabajadores que realizan trabajos agrícolas, o bien, sujeto si el empleador tiene 10 o más trabajadores que realizan trabajos agrícolas durante 20 días a lo largo de un año calendario, siendo cada día una semana diferente. Consulte la definición de trabajo agrícola en ORS 657.045. No están sujetos los trabajadores agrícolas cuyos ingresos anuales totales procedentes de un único empleador sean inferiores a $300. Cuando la cantidad supere los $300, el importe total, incluidos los primeros $300, estará sujeto a retención. ORS 316.162 OAR [PHONE REDACTED] El empleador puede elegir retener el 2% del salario total sin considerar ninguna exención de retención. ORS 316.167 Están sujetos los salarios pagados por actividades estacionales como la elaboración de conservas u otros productos alimenticios, la tala de árboles y el esquileo de ovejas que se realicen dentro de los distritos de transporte. Están exentos los salarios pagados a los empleados cuyo trabajo esté exclusivamente relacionado con la plantación, el cultivo o la recolección de cosechas agrícolas estacionales. ORS 267.380 Planes de cafetería Se declaran trimestralmente. Los pagos realizados a través de planes de cafetería se consideran salarios, a menos que la legislación de Oregon los excluya específicamente. Consulte otras referencias específicas a pagos realizadas en esta tabla. No está sujeto ORS 316.162(2) No está sujeto ORS 267.380 Corporaciones (compensación) Las corporaciones deben declarar y pagar impuestos sobre la remuneración de servicios, incluidos los servicios prestados por funcionarios y accionistas (consulte las páginas 21-22 para las excepciones). Las compensaciones por servicios están sujetas a retención, incluidos los servicios prestados por funcionarios y accionistas de la corporación. ORS 316.162 Las compensaciones por servicios están sujetas a impuestos de tránsito, incluidos los servicios prestados por funcionarios y accionistas de corporaciones. ORS 267.380 Las corporaciones S y las corporaciones profesionales reciben el mismo trato que el resto de corporaciones. Las corporaciones S y las corporaciones profesionales reciben el mismo trato que el resto de corporaciones. Las corporaciones S y las corporaciones profesionales reciben el mismo trato que el resto de corporaciones. Los dividendos son declarables en la medida en que sean una compensación razonable por servicios prestados. Los dividendos no están sujetos a retención. Los dividendos no están sujetos a retención. Indemnización por despido Sujeto Sujeto a ORS 316.162 Sujeto a ORS 267.380 ---PAGE BREAK--- 44 SALARIOS PAGADOS PARA IMPUESTO ESTATAL DEL SEGURO DE DESEMPLEO RETENCIÓN ESTATAL DE RETENCIÓN ESTATAL IMPUESTO DE TRÁNSITO PARA LOS SALARIOS PAGADOS EN EL DISTRITO Servicio doméstico en un domicilio particular, fraternidad o hermandad Sujeto si el empleador pagó salarios en efectivo de $1,000 o más en cualquier trimestre calendario a trabajadores que realizan servicio doméstico. Se declara trimestral o anualmente. Consulte la definición de servicio doméstico en ORS 657.050. No está sujeto. Sin embargo, se puede retener el impuesto sobre la renta de Oregon si el empleado del hogar le pide que lo retenga y usted está de acuerdo. ORS 316.162(2) OAR [PHONE REDACTED](3) No está sujeto ORS 267.380 Empleado familiar: hijo o hija menor de 18 años de edad empleado por su padre o madre; cónyuge empleado por su cónyuge; padre o madre empleado por su hijo o hija No está sujeto. ORS 657.060 Sujeto. ORS 316.162 OAR [PHONE REDACTED] Sujeto ORS 267.380 Pesca (comercial) Exento si la tripulación suele ser inferior a 10 personas y se le paga una parte de la captura o una parte del producto de la venta de la captura. ORS 657.053 Los empleados que se dedican a la pesca, tal como se define en el título 46 del Código de los Estados Unidos, están exentos. ORS 316.162(2) Los empleados que se dedican a la pesca, tal como se define en el título 46 del Código de los Estados Unidos, están exentos. ORS 316.162(2) Agentes de seguros o procuradores No está sujeto en la medida en que la persona sea compensada mediante comisiones. ORS 657.085 No está sujeto si trabaja por cuenta propia y es pagado únicamente por comisiones. OAR [PHONE REDACTED] Solo están sujetas las compañías de seguros nacionales (aseguradoras que suscriben pólizas) y los clubes de servicios de salud. Todas las aseguradoras extranjeras están exentas, incluidos todos los peritos, agentes y agencias de seguros, así como el personal de apoyo de sus oficinas. Transportistas interestatales comunes (por cuenta ajena) Está exento el transporte efectuado en vehículo de motor para un transportista por cuenta ajena que opere, suministre y mantenga personalmente el equipo y preste los servicios. Además, la persona que proporciona y mantiene el vehículo se considera empleador de otras personas que lo conducen. ORS 657.047 No están sujetos al impuesto de Oregon los empleados no residentes que se dediquen al comercio interestatal (por ejemplo, empleados de ferrocarriles, camiones o autobuses) que tengan tareas asignadas regularmente en más de un estado. ORS 316.162 OAR [PHONE REDACTED] Los empleados no residentes de compañías aéreas interestatales que desempeñen funciones asignadas regularmente en aeronaves no están sujetos al impuesto de Oregon si el tiempo de vuelo programado en Oregon es inferior al 50% del tiempo total de vuelo programado. No están sujetos al impuesto de Oregon los empleados no residentes que se dediquen al comercio interestatal (por ejemplo, empleados de ferrocarriles, camiones o autobuses) que tengan tareas asignadas regularmente en más de un estado. Los empleados no residentes de compañías aéreas interestatales que desempeñen funciones asignadas regularmente en aeronaves no están sujetos al impuesto de Oregon si el tiempo de vuelo programado en Oregon es inferior al 50% del tiempo total de vuelo programado. ---PAGE BREAK--- 45 SALARIOS PAGADOS PARA IMPUESTO ESTATAL DEL SEGURO DE DESEMPLEO RETENCIÓN ESTATAL DE RETENCIÓN ESTATAL IMPUESTO DE TRÁNSITO PARA LOS SALARIOS PAGADOS EN EL DISTRITO Comidas y alojamiento Está sujeto excepto cuando se paga por trabajo agrícola, servicio doméstico o por gastos de viaje de empleados excluidos en virtud de OAR [SSN REDACTED]. Comidas: está sujeto a menos que se proporcionen para conveniencia del empleador y en las instalaciones del empleador. OAR [PHONE REDACTED] Alojamiento: está sujeto a menos que se proporcione en las instalaciones del empleador, para la conveniencia del empleador y como condición de empleo. Comidas: está sujeto a menos que se proporcionen para conveniencia del empleador y en las instalaciones del empleador. Alojamiento: está sujeto a menos que se proporcione en las instalaciones del empleador, para la conveniencia del empleador y como condición de empleo. Reparto de periódicos a los clientes No está sujeto. ORS 657.080 No está sujeto. ORS 657.080 No está sujeto. ORS 657.080 Corredor de la propiedad inmobiliaria, o corredor principal de la propiedad inmobiliaria No está sujeto si se paga únicamente mediante comisiones. ORS 657.085 Oregon sigue la legislación federal al permitir que los vendedores inmobiliarios sean tratados como trabajadores por cuenta propia si tienen un contrato con un corredor que establezca que el individuo no será tratado como empleado con respecto a los servicios a efectos fiscales de Oregon. Los ingresos procedentes de las comisiones sobre ventas no están sujetos a retención por parte del corredor. OAR [PHONE REDACTED] Si no está sujeto a retención estatal, no está sujeto a impuestos de tránsito. Organizaciones religiosas, incluidas las iglesias Está sujeto el pago de servicios (incluido el valor justo de mercado de la vivienda) a un empleado laico o clérigo por parte de una organización religiosa, incluida una iglesia u orden religiosa. OAR 471-31-090 Están exentos los ministros de una iglesia debidamente ordenados, comisionados o licenciados, cuando ejerzan las funciones del ministerio, y los miembros de una orden religiosa cuando ejerzan las funciones religiosas exigidas por la orden. OAR [PHONE REDACTED] No está sujeto Planes de jubilación y pensiones: Aportaciones del empleador a la cuenta de jubilación individual No está sujeto No está sujeto a ORS 316.162 No está sujeto Aportaciones del empleador a un plan de compensación calificado en efectivo o diferido Quedan excluidas las aportaciones pagadas por el empleador a planes 401(k). No está sujeto a ORS 316.162 No está sujeto a menos que el empleador realice una aportación 401(k) equivalente (consulte la página 32). Pagos de jubilación y pensión No está sujeto si procede de un plan calificado. ORS 657.115 No está sujeto si es un plan calificado. ORS 316.189 No está sujeto Aportaciones a planes de compensación diferida a elección del empleado Están sujetas las aportaciones pagadas por los empleados a los planes 401(k) No está sujeto a ORS 316.162 Sujeto a ORS 267.3840(4)(a) ---PAGE BREAK--- 46 SALARIOS PAGADOS PARA IMPUESTO ESTATAL DEL SEGURO DE DESEMPLEO RETENCIÓN ESTATAL DE RETENCIÓN ESTATAL IMPUESTO DE TRÁNSITO PARA LOS SALARIOS PAGADOS EN EL DISTRITO Vendedor de valores No está sujeto si se paga únicamente mediante comisiones. ORS 657.085 Sujeto a ORS 316.162 Sujeto Pagos por enfermedad o lesión: Compensación para los trabajadores No está sujeto No está sujeto a ORS 316.162 No está sujeto Pago del subsidio por enfermedad por el empleador (voluntario u obligatorio) Sujeto Está sujeto a OAR [PHONE REDACTED] Sujeto Pago por terceros del subsidio por enfermedad Sujeto No está sujeto No está sujeto Propinas Está sujeto, para todas las propinas comunicadas por escrito al empleador. ORS 657.117 Las propinas comunicadas al empleador, ya sea en efectivo o con tarjeta de crédito, están sujetas a retenciones. Todas las propinas están sujetas al impuesto sobre la renta. Sujeto Salarios Los salarios están sujetos al momento del pago e incluyen todas las retribuciones monetarias y no monetarias por el empleo. Los salarios agrícolas y domésticos solo incluyen el dinero en efectivo. Los empleadores deben retener el impuesto de los salarios de los trabajadores al mismo tiempo que se paga a los empleados. ORS 316.162 Los giros/anticipos sobre el sueldo o salario de los empleados están sujetos en el momento de su pago. Sujeto a ORS 267.380 ---PAGE BREAK--- 47 EVALUACIÓN DEL FONDO DE BENEFICIOS PARA TRABAJADORES, (WBF, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS) Una de las responsabilidades del Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios (DCBS, por sus siglas en inglés) es administrar las leyes y el sistema de compensación para los trabajadores de Oregon. Como parte de esta función, el DCBS es responsable de administrar el Fondo de Beneficios para Trabajadores. Este fondo paga programas que fomentan el empleo y la recontratación de trabajadores previamente lesionados o discapacitados, ofrece incentivos monetarios a los empleadores de Oregon para contratar o recontratar a trabajadores lesionados de Oregon y paga aumentos mensuales por el costo de la vida a los trabajadores discapacitados permanente y totalmente, y a los cónyuges e hijos de los trabajadores fallecidos como consecuencia de una lesión o enfermedad ocupacional. La cuota del WBF, pagada conjuntamente por trabajadores y empleadores, financia el Fondo de Beneficios para Trabajadores. Los empleadores aportan la mitad de la cuota del WBF y descuentan la otra mitad del salario de sus trabajadores. Quién declara y paga la cuota del WBF La ley de Oregon vincula quién está sujeto a la cuota del WBF a los empleadores y trabajadores que tienen por ley, deberían tener) cobertura de seguro de compensación para trabajadores. Las personas sujetas a la cuota del WBF son 1) todos los trabajadores remunerados a los que el empleador está obligado por la Ley de Compensación para los Trabajadores de Oregon a proporcionar cobertura de seguro de compensación para los trabajadores (consulte la sección "obtener Seguro de Compensación para los Trabajadores" de esta guía); 2) todas las personas pagadas (trabajadores, propietarios, funcionarios) que de otro modo podrían no estar sujetas, pero a las que el empleador opta por cubrir bajo el seguro de compensación de trabajadores; y 3) todas las personas pagadas que realizan trabajos de apoyo personal y que son elegibles para la cobertura del seguro de compensación de trabajadores bajo el Proyecto de Ley 3618 (2010). Los empleadores no están obligados a declarar las horas trabajadas ni a pagar la cuota del WBF, por los trabajadores voluntarios aunque estén cubiertos por un seguro de compensación para los trabajadores. Los voluntarios son trabajadores que no reciben dinero por el trabajo que realizan. IMPORTANTE: la cuota del WBF es independiente del seguro de compensación para los trabajadores y no proporciona cobertura a los empleados. Debe obtener una póliza de compensación de los trabajadores para proporcionar cobertura a sus trabajadores. Cómo calcular la cuota del WBF La cuota del WBF se basa en el número total de horas y de horas parciales trabajadas por todos los trabajadores asalariados (tanto si se les paga por horas o no). Estas horas se multiplican por una tarifa de "céntimos por hora" que determina y fija anualmente el Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios. Los empleadores aportan al menos la mitad de la cuota y no descuentan más de la mitad del salario de sus trabajadores. Declaraciones y pagos Los empleadores declaran y pagan la cuota del WBF con la retención a cuenta de Oregon, el impuesto sobre el seguro de desempleo y los impuestos de tránsito aplicables utilizando el informe combinado de impuestos sobre la nómina de Oregon (Formulario OQ) y el cupón de pago (Formulario OTC). Si declara y paga trimestralmente cualquiera de los otros impuestos sobre la nómina a los que está sujeto, también declara y paga trimestralmente la cuota del WBF. Si el único otro impuesto sobre la nómina al que está sujeto se declara y paga anualmente, usted declara y paga anualmente la cuota del WBF. La declaración anual de la cuota del WBF se aplica generalmente solo a los empleadores agrícolas que no están sujetos al seguro de desempleo ni a impuestos de tránsito y declaran anualmente las retenciones de impuestos, y a los empleadores nacionales que declaran anualmente todos sus impuestos sobre la nómina. ---PAGE BREAK--- 48 Los empleadores con pólizas "fantasma" o "en su caso" pueden quedar exentos de declarar y pagar la cuota del WBF mientras sigan sin tener trabajadores cubiertos. Para obtener una exención de notificación de la cuota del WBF, llene un Formulario de Corrections and Changes Notification [Notificación de correcciones y cambios]. Este formulario está disponible en www.oregon.gov/dcbs/wbf/ o llamando al [PHONE REDACTED]. Pagos y declaraciones tardías o incorrectas Los empleadores pueden estar sujetos a una multa por presentación tardía y a intereses sobre los saldos impagados, si el informe de la cuota del WBF se declara o el pago se recibe después de la fecha límite. Además, el DCBS audita las cuentas que parecen informar incorrectamente. El DCBS está facultado para imponer multas civiles, calcular las cuotas adeudadas al WBF y ejecutar dichas estimaciones mediante orden. Si usted no paga, el DCBS ejercerá los derechos legales para cobrar la deuda morosa. Esto puede dar lugar a órdenes judiciales, embargos, la compensación de su reembolso de impuestos, o la asignación de la deuda a DOR o una agencia de cobros. Si su deuda se asigna a cobros, se le cobrarán intereses del 9% sobre los saldos vencidos. También se le puede cobrar una tarifa por un total del 28% de su deuda (ORS 293.231). Cómo actualizar o cerrar su cuenta de evaluación del WBF El proceso para actualizar o cerrar la cuenta de evaluación del WBF de un empleador es diferente al de otras cuentas de impuestos sobre la nómina en el Sistema Combinado de Declaración de Impuestos sobre las Nóminas. Si cambia de propietario, interrumpe el negocio o deja de contratar trabajadores, comuníquese con su compañía de seguros de compensación para los trabajadores con la información corregida. La presentación de un formulario de cambio de estatus del negocio no cerrará la cuenta de evaluación del WBF. Usted seguirá siendo responsable de declarar la evaluación del WBF mientras tenga activo un seguro de compensación para los trabajadores en Oregon. No todos los negocios optan por cancelar su seguro de compensación para los trabajadores cuando dejan de tener nóminas, sobre todo si prevén que la situación es temporal. Si ha cancelado su cobertura, puede agilizar el cierre de su cuenta de evaluación del WBF llenando el Formulario "Corrections and Changes Notification for WBF Assessment” [Notificación de correcciones y cambios en la cuota del WBF], que se encuentra en línea en ¿Necesita más información? Para obtener más información sobre la evaluación del WBF, comuníquese con el Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios por correo electrónico a [EMAIL REDACTED], por teléfono al [PHONE REDACTED], o viste www.oregon.gov/dcbs/wbf/. El sitio web incluye información sobre los programas financiados por el Fondo de Beneficios para Trabajadores, cómo actualizar o cerrar su cuenta de evaluación del WBF y respuestas a las preguntas más frecuentes sobre cómo calcular, declarar y pagar la cuota del WBF. RETENCIÓN DE IMPUESTOS FEDERALES PARA EMPLEADOS (FORMULARIO W-4) Formulario W-4 Los empleadores están obligados a hacer que cada empleado llene un Formulario W-4. La información de este formulario es necesaria para determinar la cantidad de la retención de impuestos de un empleado. Si desea obtener formularios, comuníquese con su oficina local de Impuestos Internos o llame a la línea gratuita [PHONE REDACTED], o ingrese al sitio web. ---PAGE BREAK--- 49 Servicio de Impuestos Internos La información sobre impuestos federales que se ofrece en esta publicación no es en absoluto exhaustiva. Para conocer todos los requisitos y responsabilidades, comuníquese con el Servicio de Impuestos Internos. Internal Revenue Service 1220 SW Third Avenue Portland, OR 97204 www.irs.gov Para obtener asistencia fiscal, llame al [PHONE REDACTED]. Para solicitar formularios o publicaciones, llame al [PHONE REDACTED]. ¿Quién debe retener los impuestos federales? Los criterios para definir a un empleador a efectos federales son similares a los utilizados a efectos de las retenciones de impuestos estatales. A efectos de la retención del impuesto sobre la renta, el término "empleador" también se aplica a las organizaciones que pueden estar exentas de dicho impuesto, como las organizaciones religiosas, educativas, benéficas y gubernamentales. Determinadas organizaciones sin fines de lucro y exentas de impuestos, anteriormente exentas de la retención del seguro social, están ahora obligadas a retener el impuesto del seguro social a los empleados por los salarios devengados. La mayoría de los empleadores deben retener y pagar la parte que les corresponde del impuesto del seguro social. Para más información, consulte la Publicación 15 del IRS: Guía de Impuestos para Empleadores. Impuestos del seguro social y Medicare El cálculo del impuesto del seguro social se divide en dos partes. La parte correspondiente a ancianidad, sobrevivientes y seguro por discapacidad se conoce como seguro social. La parte del seguro hospitalario se denomina Medicare. Debe declarar cada uno de estos conceptos por separado en los Formularios 941 y W-2. La tasa de impuestos del seguro social es del 6.2% para empleadores y empleados (12.4% en total). La tasa de impuestos de Medicare es del 1.45% para empleadores y empleados (2.9% en total). Todos los salarios estarán sujetos al impuesto total de Medicare del 2.9%. Los empleadores también deben retener un 0.9% de impuesto adicional de Medicare sobre los salarios pagados a un empleado que superen los $200,000 en un año calendario. Para más información sobre los salarios que están sujetos a los impuestos del seguro social y Medicare, consulte la Publicación 15 del IRS: Guía de Impuestos para Empleadores. Requisitos de declaración A partir de ahora, los empleadores agrícolas deberán retener el impuesto federal sobre la renta de los salarios en efectivo sujetos a la Ley de Contribución Federal al seguro social (Federal Insurance Contributions Act, FICA, por sus siglas en inglés). Los empleadores (que no sean agrícolas ni domésticos) están obligados a declarar trimestralmente las retenciones de impuestos (sobre la renta y seguro social) a través del Formulario 941. Las fechas límite del formulario son el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero. El pago de los impuestos retenidos se determina en función de la cantidad de la deuda tributaria contraída. La obligación de pago (y declaración) se contrae en la fecha de pago de los salarios, independientemente de cuándo se hayan devengado. La cuota tributaria consiste en la retención del impuesto federal sobre la renta, el 12.4% del salario del seguro social (sujeto a las limitaciones de la base salarial) y el 2.9% del salario de Medicare correspondiente al año calendario. ---PAGE BREAK--- 50 Plazos para depósitos y Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS). La forma de hacer el depósito de impuestos federales sin utilizar papel es con el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (Electronic Federal Tax Payment System, EFTPS, por sus siglas en inglés). El EFTPS es un servicio electrónico del Departamento del Tesoro de EE.UU. que permite pagar los impuestos federales en línea o por teléfono sin las molestias y gastos del proceso manual que utiliza cupones de papel. Visítenos en línea. Para inscribirse en línea, al menos entre 15 y 20 días antes de la fecha límite del pago de impuestos, deberá ir al sitio web del EFTPS y seleccionar la pestaña de inscripción. Tendrá que facilitar la siguiente información: • El número de identificación del empleador (Employer Identification Number, EIN, por sus siglas en inglés) para un negocio, o el número de seguro social (Social Security Number, SSN, por sus siglas en inglés) para particulares. • Un cheque o comprobante de depósito de la cuenta para debitar su pago de los impuestos al gobierno. Utilice el cheque o el comprobante de depósito para identificar el número de ruta del banco y su número de cuenta. Mientras se configura su cuenta, se le enviará por correo postal una contraseña temporal que utilizará (junto con su EIN o SSN y el número de identificación personal, PIN, por sus siglas en inglés, que haya elegido) para iniciar sesión o llamar para efectuar un pago. Para inscribirse por escrito, al menos 23-30 días antes de la fecha límite de su pago de impuestos, llame al Centro de Distribución del IRS al [PHONE REDACTED] para solicitar los formularios de inscripción, y envíe por correo postal los formularios de inscripción correspondientes para negocios o particulares a: EFTPS, PO Box 173788, Denver, CO, 80217-3788. Los formularios requieren su número de Identificación del Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) para negocios o su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) para particulares. Consulte en el cheque o el comprobante de depósito de la cuenta con la que quiere hacer el pago de los impuestos al gobierno. Utilice el cheque o el comprobante de depósito para identificar el número de ruta del banco y su número de cuenta. Mientras se configura su cuenta, se le enviará por correo postal una contraseña temporal que utilizará (junto con su EIN o SSN y el número de identificación personal, PIN, por sus siglas en inglés, que haya elegido) para iniciar sesión o llamar para efectuar un pago. ¿Cómo puedo efectuar un pago? Al menos un día antes de la fecha límite de su pago de impuestos (antes de las 8 a. m. hora del este), visite el sitio web del EFTPS y seleccione iniciar sesión o llame al [PHONE REDACTED] para un pago de impuestos de un negocio o al [PHONE REDACTED] para un pago de impuestos de un particular. Se le pedirá su EIN o SSN, su PIN y su contraseña. Después, usted proporcionará la información necesaria para completar la transacción. ¿Dónde puedo obtener más información en línea? El sitio web de la EFTPS cuenta con una sección de preguntas frecuentes (FAQ, por sus siglas en inglés) situada en el menú de la izquierda, que abarca diversos temas. Además, puede descargar el folleto de instrucciones de la EFTPS. ¿A quién puedo llamar para obtener más información? Servicio telefónico de atención al cliente EFTPS para negocios: [PHONE REDACTED] Servicio telefónico de atención al cliente EFTPS para particulares: [PHONE REDACTED] ¿Estoy protegido? Sí. Visite el sitio web de EFTPS y seleccione la pestaña Help & Information [Ayuda e información] para obtener información sobre seguridad y divulgación/declaración de privacidad. ---PAGE BREAK--- 51 El pago se realiza de la siguiente manera: Existen dos programas de depósito: mensual o bisemanal; para determinar cuándo se depositan los impuestos federales de empleo y las retenciones (distintos de los impuestos de la Ley del Impuesto Federal de Desempleo, FUTA, por sus siglas en inglés). El programa de depósitos para un año calendario se determina a partir del total de impuestos declarados en el Formulario 941 en un periodo retrospectivo de cuatro trimestres (desde el 1 de julio del segundo año calendario anterior hasta el 30 de junio del año pasado). • Si se han declarado $50,000 o menos en concepto de impuestos sobre el trabajo durante el periodo retrospectivo, usted es un depositante mensual. • Si se declararon más de $50,000, usted es un declarante bisemanal. Existen dos normas de excepción: la norma de los $2,500 y la norma de los $100,000 en un día (véase más abajo): Los nuevos empleadores durante el primer año calendario de negocio tienen un periodo retrospectivo de cero. Por lo tanto, los nuevos empleadores son declarantes mensuales durante el primer año de negocio (no obstante, consulte la excepción a la norma de los $100,000 en un día). Según la norma mensual, los impuestos sobre el trabajo retenidos sobre los pagos efectuados durante el mes calendario deben depositarse antes del día 15 del mes siguiente. Los declarantes mensuales no deben presentar el Formulario 941 mensualmente; sigue siendo trimestral. Según la norma bisemanal, las retenciones del impuesto sobre el trabajo correspondientes a los pagos efectuados los miércoles, jueves y/o viernes deben depositarse a más tardar el miércoles siguiente. Las cantidades acumuladas sobre los pagos efectuados los sábados, domingos, lunes y/o martes deben depositarse antes del viernes siguiente. DÍAS DE PAGO/PERIODO DE DEPÓSITO DEPOSITAR ANTES DEL Miércoles, jueves y/o viernes miércoles siguiente Sábado, domingo, lunes y/o martes viernes siguiente Norma de los $2,500 Si un empleador acumula una deuda tributaria inferior a $2,500 durante un trimestre, no es necesario efectuar ningún depósito, y esta deuda puede pagarse con la declaración de la renta del trimestre. Norma de los $100,000 en un día Si el impuesto total acumulado alcanza los $100,000 o más en cualquier día durante un periodo de depósito, debe depositarse antes del siguiente día hábil bancario, independientemente de que el empleador sea declarante mensual o bisemanal. Si un declarante mensual acumula una deuda tributaria laboral de $100,000 en un día cualquiera, el empleador se convierte en declarante bisemanal al día siguiente y sigue siéndolo al menos durante el resto de ese año calendario y durante el año calendario siguiente. Empleadores agrícolas Los empleadores agrícolas están obligados a declarar anualmente las retenciones de impuestos (renta federal, Seguro Social y Medicare) a través del Formulario 943. Para más información sobre las normas especiales para los empleadores agrícolas y para los requisitos de depósito, consulte la Publicación 51 del IRS. ---PAGE BREAK--- 52 Partidas que no pertenecen a la nómina Los conceptos ajenos a la nómina (incluidas las retenciones por pensiones, anualidades, IRA y ganancias de juegos de azar) se declararán en el Formulario 945, Declaración Anual de Retención del Impuesto Federal sobre la Renta. El Formulario 945 es una declaración de impuestos anual que debe presentarse antes del 31 de enero del año siguiente. Depósito electrónico de impuestos El IRS ha emitido normativas que aumentan significativamente el número de transacciones electrónicas entre los contribuyentes y el gobierno federal. Las normativas (REG 153340-09) eliminan las normas para realizar depósitos de impuestos federales a través de cupones en papel. Las normativas propuestas mantienen en general las normas existentes para el depósito de impuestos federales a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS). El uso del EFTPS para realizar los depósitos de impuestos federales proporciona beneficios sustanciales tanto a los contribuyentes como al gobierno. Los usuarios del EFTPS pueden realizar pagos de impuestos las 24 horas al día, los siete días a la semana, desde casa o la oficina. Los depósitos pueden hacerse en línea con una computadora o por teléfono. El EFTPS también reduce significativamente los errores relacionados con los pagos que podrían dar lugar a una multa. El sistema ayuda a los contribuyentes a programar las fechas para efectuar los pagos incluso cuando están fuera de la ciudad o de vacaciones cuando vence un pago. Los usuarios de negocios del EFTPS pueden programar los pagos hasta 120 días antes de la fecha de pago deseada. Encontrará información sobre el EFTPS, incluyendo cómo inscribirse, en línea o llamando al servicio de atención al cliente al [PHONE REDACTED]. Algunos negocios que pagan una cantidad mínima de impuestos pueden realizar sus pagos con la declaración de la renta correspondiente, en lugar de utilizar el EFTPS. La propuesta de normativas contiene más detalles sobre los impuestos que deben depositarse a través del EFTPS, los umbrales en dólares y otros requisitos específicos. Información adicional: • Publicación 4132, explica el proceso de inscripción y pago por Internet. • Publicación 966, la manera segura de pagar sus impuestos federales para negocios y particulares. • Publicación 4169, guía del profesional de impuestos para el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales. • Publicación 4320, contiene documentos PDF y descripciones de materiales educativos del EFTPS y su público objetivo, y es para uso de profesionales de impuestos e instituciones financieras para ayudar a educar a sus clientes sobre los beneficios del EFTPS. • Publicación 4275, inscripción exprés para nuevos negocios. • Página de inicio para las opciones de pago electrónico. Si está obligado a realizar los depósitos a través de transferencia electrónica de fondos y no lo hace, puede estar sujeto a una multa del 10%. Utilice el EFTPS para ingresar los impuestos declarados en cualquiera de los siguientes formularios de impuestos: 720, 940 o 940-EZ, 941, 943, 945, 990-C, 990-PF, 990-T, 1041, 1042, 1120 o 1120-A, y CT-1. Los empleadores que no están obligados a realizar depósitos electrónicos pueden participar voluntariamente en el EFTPS. Para obtener información sobre el EFTPS, llame al [PHONE REDACTED] o al [PHONE REDACTED]. Estos números son únicamente para información sobre el EFTPS. Para inscribirse y utilizar EFTPS en línea, visite www.eftps.gov. Declaraciones anuales y finales Presentar los Formularios W-2 y W-3, Transmisión de Ingresos y Declaraciones de Impuestos, ante la Administración del Seguro Social. El IRS no exige declaraciones anuales. Un empleador que está terminando el negocio o que no tendrá empleados en el futuro debe marcar la casilla de devolución final e ingresar la fecha en que se pagaron los salarios finales en el Formulario 941. ---PAGE BREAK--- 53 Multas e intereses Se cobran intereses por todos los impuestos no pagados en las fechas límite del Formulario 941. El tipo de interés varía. Las multas se imponen por no declarar, no presentar y no pagar impuestos. Los empleadores que incurren en una responsabilidad superior a $2,500 por trimestre están obligados a hacer depósitos de impuestos federales. Para más información, consulte la Publicación 15 del IRS. ¿Quién paga el impuesto federal de desempleo? En general, todo empleador que en el año en curso o en el anterior haya pagado salarios iguales o superiores a $1,500 en cualquier trimestre calendario, o que en cualquier momento haya tenido uno o más empleados en cualquiera de las 20 semanas calendario, debe pagar el impuesto federal de desempleo. El tipo del impuesto federal de desempleo es del 6.2% de los primeros $7,000 del salario de cada empleado. Al empleador se le concede un crédito fiscal del 5.4%, independientemente de la tasa de experiencia aplicable, por el pago puntual del impuesto estatal de desempleo. Declaraciones Las declaraciones del impuesto federal de desempleo deben hacerse antes del 31 de enero del año siguiente. Los empleadores cuya obligación del impuesto federal de desempleo sea igual o superior a $100 por trimestre deben hacer depósitos de impuestos federales. La cantidad a depositar se calcula multiplicando .008 por los primeros $7,000 del salario de cada empleado pagado durante el trimestre. Cómo obtener los formularios Para obtener formularios, publicaciones o respuestas a sus preguntas, comuníquese con su oficina local del IRS. Una vez que el empleador comienza a presentar el Formulario 941 y a efectuar los pagos de impuestos federales, los formularios se envían automáticamente por correo postal. Los formularios también pueden obtenerse llamando al [PHONE REDACTED] o visitando www.irs.gov. ---PAGE BREAK--- 54 FORMULARIOS I-9 DE INMIGRACIÓN Y NATURALIZACIÓN Información general y recursos Los empleadores están obligados a hacer que cada empleado llene un formulario de verificación de elegibilidad de empleo (Formulario I-9) suministrado por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos. A diferencia de los formularios de impuestos, los Formularios I-9 no se presentan al gobierno de EE.UU. Los empleadores están obligados a mantener los registros I-9 en sus propios archivos durante 3 años después de la fecha de contratación o 1 año después de la fecha de terminación del empleo del empleado, lo que ocurra más tarde. Esto significa que el Formulario I-9 debe conservarse para todos los empleados actuales, así como para los empleados despedidos cuyos registros permanezcan dentro del periodo de conservación. Los registros del Formulario I-9 pueden almacenarse en el lugar de trabajo al que se refieren o en la sede central de la empresa (o en otro lugar), pero la elección del lugar de almacenamiento debe hacer posible que los documentos se transmitan al lugar de trabajo en un plazo de 3 días a partir de una solicitud oficial de presentación de los documentos para su inspección. Al llenar el Formulario I-9, los empleados deben demostrar a su empleador que son ciudadanos estadounidenses o que tienen permiso para trabajar en Estados Unidos. Manual para empleadores: Instrucciones para llenar el Formulario I-9, proporciona instrucciones completas para el proceso de verificación y para completar los formularios. El sitio web de Recursos I-9 incluye el formulario, el Manual y otros recursos. Puede solicitar tanto los formularios como el manual en el que se explican las normas y reglamentos relativos a los Formularios I-9 dejando una solicitud en la línea de formularios que se indica a continuación. Si tiene otras preguntas, llame al número de información general. US Citizenship & Immigration Services 511 NW Broadway, Room 17 Portland, OR 97209 [PHONE REDACTED] (información general) [PHONE REDACTED] (para solicitar formularios en blanco) PROGRAMA DE MANUTENCIÓN INFANTIL DE OREGON Declaración de nuevas contrataciones La División de manutención infantil del Departamento de Justicia de Oregon administra el Programa de manutención infantil. Las referencias a la División de manutención infantil y al Programa de manutención infantil son intercambiables a efectos de las responsabilidades del empleador relacionadas con la notificación, retención y presentación de pagos de manutención infantil. La ley de Oregon (ORS 25.790) exige que todos los empleadores de Oregon informen sobre los empleados nuevos y recontratados y los contratistas independientes contratados y recontratados, al Departamento de Justicia de Oregon, División de Manutención Infantil en un plazo de: • 12 a 16 días, si transmiten los datos electrónicamente a través del Portal de Servicios para Empleadores de Oregon, accesible desde OregonChildSupport.gov/employers. • 20 días si presenta el formulario de nuevas contrataciones por otro método. El formulario para reportar nuevas contrataciones está disponible aquí. "Recontratar" significa volver a emplear a cualquier persona que haya sido despedida, separada del servicio, cesada, a la que se le haya concedido una excedencia sin pago o a la que se le haya rescindido el contrato de trabajo durante más de 60 días. ---PAGE BREAK--- 55 "Reincorporarse" significa contratar a un contratista independiente que anteriormente prestaba servicios como contratista independiente para el empleador pero que no ha prestado servicios para el empleador en los 60 días anteriores. La notificación de esta información ayuda a recaudar la manutención infantil al permitir la emisión oportuna de Retenciones de Ingresos para Manutención (Income Withholding for Support, IWO, por sus siglas en inglés) y Avisos de Manutención Médica Nacional (National Medical Support Notice, NMSN, por sus siglas en inglés) y puede llenarse a través del Portal seguro en línea de Servicios para Empleadores de Oregon. Esta información se utiliza en todo el país para cotejar el empleo de los padres sin custodia con un caso de manutención infantil. También se utiliza para detectar fraudes en casos de asistencia pública, casos de compensación de trabajadores, desempleo y beneficios de licencia con goce de sueldo de Oregon. Si tiene preguntas sobre los requisitos de notificación, escriba a [EMAIL REDACTED]. Transferencia electrónica de fondos (EFT) Los empleadores que realicen negocios en Oregon y los empleadores con agentes registrados en Oregon que hayan recibido un aviso de Retención de Ingresos para Manutención deben enviar los pagos de manutención infantil al Departamento de Justicia, División de Manutención Infantil a través de una transferencia electrónica de fondos (Electric Funds Transfer, EFT, por sus siglas en inglés) (OAR [PHONE REDACTED]). Existen dos métodos para enviar pagos electrónicamente: • Crédito ACH: El negocio autoriza una transacción de banco a banco entre él mismo y el Programa de Manutención Infantil de Oregon. Las instituciones financieras pueden cobrar una tarifa cuando se utiliza la opción ACH. • Débito ACH (portal de servicios para empleadores de Oregon): el negocio autoriza a la División de manutención infantil del Departamento de Justicia a realizar el débito de su cuenta bancaria a través de un proceso de transacción de débito seguro a través de Internet. Si tiene preguntas sobre la transferencia electrónica de fondos, escriba a [EMAIL REDACTED]. Para más información sobre las leyes relativas a los empleadores y sus obligaciones, comuníquese a: Servicios para empleadores Programa de manutención infantil de Oregon PO Box 14680 Salem, OR 97309 Teléfono: [PHONE REDACTED] Fax: [PHONE REDACTED] Correo electrónico: [EMAIL REDACTED] Sitio web: OregonChildSupport.gov/employers ---PAGE BREAK--- 56 DEPARTAMENTO DE TRABAJO E INDUSTRIAS (BOLI) Servicios que ofrece El Departamento de Trabajo e Industrias (BOLI) proporciona recursos para ayudar a los empleadores de Oregon a entender y seguir las leyes de empleo y derechos civiles. Esto incluye información sobre las leyes de salario y horario, el empleo de menores, varias leyes de licencias, protecciones contra la discriminación y la ley de discapacidad. La dirección web de BOLI es www.oregon.gov/boli. Los empleadores pueden encontrar respuestas a sus preguntas y descargar formularios y solicitudes. Haga clic en la pestaña "For Employers" [Para empleadores] para obtener información sobre seminarios, publicaciones, leyes y reglamentos de BOLI, y respuestas a las preguntas más frecuentes. La asistencia para empleadores en BOLI ofrece apoyo a los empleadores por teléfono y correo electrónico: [PHONE REDACTED] o [EMAIL REDACTED]. La asistencia para empleadores también ofrece un programa regular de seminarios sobre diversos temas de legislación laboral. Los empleadores pueden contratar a asistencia al empleador para recibir capacitación personalizada directamente en sus organizaciones. Los temas incluyen supervisión efectiva; leyes de salarios y horas; leyes de permisos federales y de Oregon; acoso en el lugar de trabajo; requisitos de mantenimiento de registros; prácticas de contratación legales; redacción de políticas; documentación, disciplina y despido; y una serie de capacitación para nuevos supervisores. Aviso: los seminarios y los servicios de capacitación directa a empresas son de pago. Consulte los horarios y descripciones de los seminarios, así como los costos y la información de inscripción, en la página de Formación para Empleadores de BOLI. BOLI también ofrece asistencia a los empleadores agrícolas que tengan dudas sobre la legislación en materia de salarios y horas de trabajo, incluidas las horas extra para los empleados agrícolas. Si usted es un empleador agrícola y tiene preguntas o desea programar una capacitación, comuníquese con nosotros en [EMAIL REDACTED]. BOLI también proporciona información sobre el uso o la creación de programas de aprendizaje para su negocio a través de la División de Aprendizaje y Capacitación, o puede llamar al [PHONE REDACTED]. Recursos de apoyo BOLI publica varios manuales para empleadores que son excelentes recursos para los negocios de Oregon: Leyes de derechos civiles $45 Documentación, disciplina y despido $45 Clasificación de los empleados y exenciones de salarios y horas $45 Leyes sobre permisos para ausentarse del trabajo $45 Prácticas legales de contratación $45 Directrices para la redacción de políticas $45 Leyes sobre salarios y horas de trabajo $45 Carteles obligatorios en Oregon $17 Anuncios para empleadores agrícolas $25 La disponibilidad y el costo de estos materiales están sujetos a cambios. Los empleadores pueden obtener información sobre la última versión, el costo y el modo de compra en el sitio web, o llamando al [PHONE REDACTED]. ---PAGE BREAK--- 57 SALARIO MÍNIMO DE OREGON En 2016, la Legislatura de Oregon introdujo cambios significativos en la ley estatal del salario mínimo a partir del 1 de julio de 2016. Además de una nueva tasa de salario mínimo estatal "estándar", la ley establece tasas de salario separadas que se aplican a los empleadores que contratan a empleados en un límite de crecimiento urbano (Urban Growth Boundary, UGB, por sus siglas en inglés) de un distrito de servicio metropolitano del estado (actualmente, solo el área metropolitana de Portland tiene un límite de crecimiento urbano), y a los empleadores que contratan a empleados en condados específicos "no urbanos" identificados en la ley. A partir del 1 de julio de 2023, la tasa de salario mínimo "estándar" del estado se ajustará anualmente en función de cualquier aumento del índice de precios al consumidor para todos los consumidores urbanos promedio por ciudad de EE. UU., con la tasa del UGB fijada en $1.25 por hora por encima de la tasa de salario mínimo estándar y la tasa del "condado no urbano" en $1.00 por hora por debajo del salario mínimo estándar. Para obtener información sobre los salarios mínimos actuales o previstos, comuníquese con el Departamento de Trabajo e Industrias (BOLI) llamando al [PHONE REDACTED] o por correo electrónico a [EMAIL REDACTED], o consulte la hoja informativa en línea de BOLI. CARTELES OBLIGATORIOS PARA LOS EMPLEADORES Antecedentes Los empleadores de Oregon están obligados a exhibir ciertos carteles informativos para sus empleados. Los carteles obligatorios de empleo están disponibles de forma gratuita, si se comunica con la agencia apropiada. Para su comodidad, BOLI ha combinado los anuncios estatales y federales más comunes en un gráfico de pared que se puede comprar en línea por $17. Para obtener más información, comuníquese con asistencia al empleador llamando al [PHONE REDACTED] o por correo electrónico a [EMAIL REDACTED] . Tenga en cuenta que algunos empleadores pueden tener requisitos de publicación adicionales. Carteles obligatorios del Departamento de Trabajo e Industrias Los carteles obligatorios emitidos por el Departamento de Trabajo e Industrias (BOLI) incluyen: • Salario mínimo de Oregon (actualizado cada mes de julio) • Descansos y horas extra en Oregon • Igualdad de pago en Oregon • Ley de Licencia Familiar de Oregon (empleadores con 25 o más empleados) • Protección de Oregon para víctimas de violencia doméstica, acoso, agresión sexual y acecho Los empleadores pueden descargar e imprimir cada una de estas publicaciones del sitio web de BOLI. Carteles del Departamento de Trabajo de EE.UU. El Departamento de Trabajo de EE.UU. ha elaborado carteles obligatorios sobre el salario mínimo federal y la Ley de Protección Poligráfica. Los empleadores también deben notificar a sus empleados los derechos contemplados en la Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados. Todos los organismos públicos, todos los centros públicos y privados de enseñanza primaria y secundaria, y las empresas con 50 o más empleados, deben exhibir también el cartel de la ley de licencia familiar y médica. Para obtener más información, comuníquese con: Departamento de Trabajo de EE.UU. División de Horas y Salarios 620 SW Main St, Room 423 Portland, OR 97205 [PHONE REDACTED] o 866-4-USWAGE ([PHONE REDACTED]) ---PAGE BREAK--- 58 Cartel de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo Los empleadores con 15 o más empleados, las agencias de empleo y las organizaciones laborales deben exhibir este cartel, que está disponible en inglés o español. Se incluye el aviso correspondiente a la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés). Para más información, escriba o llame a: Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) Federal Office Building 909 First Ave Ste 400 Portland, OR 97201 [PHONE REDACTED] Cartel de seguridad y salud Todos los empleadores con uno o más empleados deben exhibir este cartel, disponible gratuitamente en inglés y español. Para más información escriba, llame o descárguelo del sitio web: Department of Consumer & Business Services Oregon OSHA 350 Winter Street NE PO Box 14480 Salem, OR 97309-0405 [PHONE REDACTED] o 1-[PHONE REDACTED] osha.oregon.gov Aviso de cumplimiento de la compensación de los trabajadores Este aviso lo emite la División de Compensación para Trabajadores (WCD) al recibir una declaración de comprobante de cobertura de la aseguradora del empleador. Todo empleador con uno o más trabajadores sujetos debe obtener un seguro y colocar el aviso en un lugar donde los trabajadores puedan verlo. Usted debe recibir automáticamente este aviso después de comprar el seguro de compensación para los trabajadores. Si no recibe este aviso o necesita un duplicado, escriba o llame: Department of Consumer & Business Services División de Compensación Trabajadores PO Box 14480 Salem, OR 97309-0405 [PHONE REDACTED] wcd.oregon.gov Aviso de Seguro de Desempleo (Formulario 11) Tal y como exige la Ley ORS 657.625(3), los empleadores sujetos a la ley del seguro de desempleo en Oregon deben publicar este aviso. El Departamento de Empleo le enviará automáticamente este aviso al tramitar su registro. Si lo necesita, puede obtener un duplicado o una versión en español. Tenga al alcance su número de identificación de negocio estatal cuando llame para obtener este aviso. Para más información, escriba o llame a: Departamento de Empleo Tax Sección Room 107 875 Union Street NE Salem, OR 97311 [PHONE REDACTED] ---PAGE BREAK--- 59 Ejemplo del cartel de aviso de licencia con goce de sueldo de Oregon Tal como lo exige la Ley ORS 657B.440, los empleadores sujetos a la ley de licencia con goce de sueldo de Oregon deben colocar este aviso en un lugar visible. Los empleadores deben colocar el ejemplo del cartel del aviso en cada lugar de trabajo y proporcionar una copia a cualquier empleado que trabaje a distancia. Puede descargar una versión para imprimir el cartel aquí. Para obtener más información, usted puede: • Visitar nuestro sitio web en paidleave.oregon.gov • Comunicarse con nosotros por correo electrónico en [EMAIL REDACTED]; o bien • Llamar por teléfono al [PHONE REDACTED]. CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE ESTADOUNIDENSES CON DISCAPACIDADES Antecedentes La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) es una ley federal que prohíbe la discriminación de las personas discapacitadas en los ámbitos del empleo, los establecimientos públicos y los servicios públicos. El título III de la ADA exige que los establecimientos públicos pongan instalaciones y servicios accesibles a los discapacitados. Muchos negocios privados se consideran establecimientos públicos en virtud de esta ley. La ADA especifica doce tipos de entidades que, independientemente de su tamaño, son establecimientos públicos: lugares de alojamiento, exhibición o entretenimiento, reunión pública, exhibición o colección pública, recreación y ejercicio; instituciones educativas privadas; establecimientos que sirven comida o bebida; establecimientos de venta o alquiler; establecimientos de servicios; estaciones utilizadas para el transporte público específico; y establecimientos de centros de servicios sociales. El título I de la ADA trata sobre el empleo privado y prohíbe la discriminación de "cualquier persona calificada con discapacidad" en todos los aspectos del empleo. El título I se aplica a los empleadores que tienen 15 o más empleados. Puede obtener información general sobre la ADA en: Northwest ADA (al servicio de OR, WA, ID, AK) Center for Continuing Education in Rehabilitation 6912 220th St. SW, Suite 105 Mountlake Terrace, WA 98043 [PHONE REDACTED] (Retransmisión: 71-1-1) Para obtener más información sobre el título III de la ADA (asuntos relacionados a los establecimientos públicos), comuníquese con: Civil Rights Division U.S. Department of Justice 950 Ave NW Disability Rights Section – NYAV Washington DC 20530 [PHONE REDACTED] (teléfono) o [PHONE REDACTED] (TTY) www.ada.gov ---PAGE BREAK--- 60 Para obtener más información sobre el título I de la ADA (asuntos relacionados con el empleo privado), comuníquese con: Equal Employment Opportunity Commission 909 First Avenue Suite 400 Seattle, WA 98104-1061 [PHONE REDACTED] (teléfono) o [PHONE REDACTED] (TDD) Los empleadores con seis o más empleados están sujetos a la ley estatal de discapacidad y deben comunicarse con el Departamento de Trabajo e Industrias para obtener información llamando al [PHONE REDACTED] o por correo electrónico a [EMAIL REDACTED]. COMUNÍQUESE CON OREGON OSHA Información general Todos los negocios de Oregon con empleados deben cumplir las normas estatales de seguridad y salud en el trabajo establecidas y aplicadas por la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA). Tenga en cuenta que todos los empleadores están obligados a tener comités de seguridad o reuniones de seguridad. La OSHA de Oregon dispone de herramientas para desarrollar su programa. Servicios que ofrece El Centro de Recursos de la OSHA de Oregon cuenta con una biblioteca que ofrece cientos de videos y una amplia colección de libros y revistas sobre todos los aspectos de la seguridad y la salud en el lugar de trabajo. El Centro de Recursos, situado en el Edificio de Trabajo e Industrias de Salem, está a disposición del público de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. Las publicaciones impresas pueden solicitarse en línea en cualquier momento. La OSHA de Oregon ofrece capacitación gratuita en línea sobre diversos temas de seguridad y salud, algunos de ellos en español. Las clases generales cubren la gestión básica de la seguridad y la salud, las actividades del comité de seguridad, el mantenimiento de registros y la investigación de accidentes. Las clases técnicas incluyen temas como ergonomía, comunicación de riesgos, protección contra caídas y bloqueo y etiquetado. Para realizar un curso en línea, registrarse en clases u obtener materiales de capacitación, visite nuestro sitio web de Educación y Capacitación en osha.oregon.gov. Los empleadores pueden aprovechar el programa de consulta de la OSHA de Oregon para obtener una evaluación gratuita del lugar de trabajo que les ayude a identificar los peligros y a mantener la seguridad de los empleados. La asistencia es confidencial y sin costo para los empleadores en Oregon. Llame al [PHONE REDACTED] (línea gratuita), llame a una de nuestras oficinas o envíe un correo electrónico a [EMAIL REDACTED] para solicitar una consulta. Consultores experimentados ofrecerán sugerencias y opciones para eliminar los peligros. Para obtener información sobre la normativa que se aplica a su negocio y saber más sobre los servicios de la OSHA de Oregon, comuníquese con: Department of Consumer and Business Services Oregon OSHA 350 Winter Street NE PO Box 14480 Salem, OR 97309-0405 [PHONE REDACTED] (teléfono/TTY) o [PHONE REDACTED] (en Oregon) osha.oregon.gov ---PAGE BREAK--- 61 Números de las oficinas locales También puede obtener información en las oficinas locales de la OSHA de Oregon: Oficina Información Consultas Bend [PHONE REDACTED] [PHONE REDACTED] Eugene [PHONE REDACTED] [PHONE REDACTED] Medford [PHONE REDACTED] [PHONE REDACTED] Pendleton [PHONE REDACTED] [PHONE REDACTED] Portland [PHONE REDACTED] [PHONE REDACTED] Salem [PHONE REDACTED] [PHONE REDACTED] ASISTENCIA EN SEGUROS MÉDICOS A través de beneficios y reformas especiales, el estado de Oregon está haciendo que el seguro médico sea más accesible y asequible para los empleadores, sus empleados y sus dependientes. Mercado de Seguros Médicos de Oregon El primer paso para considerar si debe ofrecer cobertura médica a sus empleados es conocer las opciones de cobertura disponibles en Oregon: • Cobertura colectiva patrocinada por el empleador o Los pequeños empleadores con 50 empleados o menos pueden optar a la cobertura para grupos pequeños. ▪ Si tiene menos de 25 empleados equivalente a tiempo completo (Full-time Equivalent, FTE, por sus siglas en inglés), puede optar al Crédito fiscal para la atención médica para pequeños negocios (véase más abajo). o Los grandes empleadores con más de 50 empleados FTE deben ofrecerles una cobertura médica patrocinada por el empleador que cumpla con las disposiciones sobre responsabilidad compartida del empleador (go.usa.gov/xt335). • Cobertura médica individual o Plan de Salud de Oregon ▪ Las personas y familias que trabajan a medio tiempo pueden optar al programa Medicaid de Oregon, también llamado Plan de Salud de Oregon, que es una cobertura gratuita para los residentes de Oregon con bajos ingresos. ▪ Para más información sobre el Plan de Salud de Oregon, visite OHP.Oregon.gov. o Seguro médico privado ▪ Las personas a las que no se les ofrece una cobertura médica patrocinada por el empleador, el Plan de Salud de Oregon o Medicare pueden adquirir una cobertura médica través de una compañía de seguros médicos o del Mercado de Seguros Médicos. ▪ La ayuda financiera solo está disponible a través del Mercado para reducir la prima mensual y los gastos extra. ▪ Los indios americanos y los nativos de Alaska pueden optar a ahorros y protecciones adicionales a través del Mercado. ▪ Los residentes de Oregon pueden consultar los planes y ahorros disponibles en OregonHealthCare.gov/WindowShop. ---PAGE BREAK--- 62 o Medicare ▪ Programa federal de cobertura médica a través del Seguro Social para las personas de 65 años o más, que han recibido una incapacidad del Seguro Social durante 24 meses o que padecen una enfermedad renal en etapa terminal (end-stage renal disease, ESRD, por sus siglas en inglés). ▪ Si necesita ayuda con Medicare, comuníquese con el programa de Asistencia de Beneficios del Seguro de Salud para personas mayores de Oregon (Senior Health Insurance Benefits Assistance, SHIBA, por sus siglas en inglés) al [PHONE REDACTED] (línea gratuita) o visite SHIBA.Oregon.gov. • Planes de salud de asociación o Permite que muchas pequeñas y medianas empresas se agrupen en un único plan de salud, lo que podría reducir costos y aumentar las opciones de beneficios. o Existen normativas en torno a estas entidades y criterios para participar, pero la cobertura no está regulada ni garantizada para los beneficios de salud esenciales o las enfermedades preexistentes. • Acuerdos de reembolso de gastos médicos o Los Acuerdos de reembolso de gastos médicos (Health Reimbursement Arrangements, HRA, por sus siglas en inglés) permiten a los empleadores aportar fondos antes de impuestos para ayudar a los empleados a pagar los gastos médicos. Cobertura para grupos pequeños La cobertura para grupos pequeños está disponible todo el año, a diferencia del seguro médico individual, que tiene un periodo de inscripción determinado. Si tiene al menos un empleado que recibe un W-2, puede contratar una cobertura para usted y sus trabajadores en cualquier momento. Los pequeños negocios de uno a 50 empleados pueden contratar un plan con cualquier aseguradora que ofrezca un plan para grupos pequeños en Oregon. **Es probable que los empleados y familiares a los que se ofrece cobertura patrocinada por el empleador no reúnan los requisitos para recibir ayuda financiera a través de HealthCare.gov. Si actualmente no ofrece seguro médico, pero desea obtener una estimación de lo que puede costarle ofrecer cobertura a través de un plan certificado por el Mercado, utilice nuestra calculadora de primas (orhim.info/24SHOPcalc) A continuación, puede utilizar esa información para utilizar el estimador de crédito fiscal (go.usa.gov/xt33D). Si necesita ayuda para obtener más información sobre estos planes u otras opciones disponibles, comuníquese con un agente autorizado. Puede encontrar un agente local en OregonHealthCare.gov/GetHelp. Cobertura para miembros de la familia ¿Puede su organización patrocinar la cobertura médica de otros miembros de la familia? Si no es así, la familia puede obtener un mejor acuerdo a través de HealthCare.gov (posiblemente obteniendo ayuda financiera) o del Plan de Salud de Oregon si son elegibles, en lugar de que se les ofrezca una cobertura de costo completo a través del empleador de un miembro de la familia. ¿No tiene empleados? Una persona puede solicitar ayuda financiera e inscribirse en una cobertura individual a través de HealthCare.gov: • Durante la inscripción abierta, del 1 de noviembre al 15 de enero. • Durante todo el año a través del Plan de Salud de Oregon. • Durante un periodo de inscripción especial. Se trata de un periodo de 60 días que puede desencadenarse por determinados acontecimientos de la vida, como casarse, tener un bebé o perder la cobertura de otro seguro médico. ---PAGE BREAK--- 63 Crédito fiscal para la atención médica Los pequeños negocios con menos de 25 empleados a tiempo completo pueden optar al Crédito fiscal para la atención médica para pequeños negocios si eligen uno de los planes para grupos pequeños certificados por el Mercado de Seguros Médicos de Oregon. Si su negocio cumple los requisitos, el crédito fiscal puede cubrir hasta el 50% de las primas pagadas por el empleador. Las organizaciones sin fines de lucro exentas de impuestos también pueden optar a un crédito fiscal de hasta el 35% de las primas pagadas. Para las organizaciones sin fines de lucro, el crédito es un reembolso de los pagos trimestrales realizados al IRS por las retenciones del impuesto sobre la renta o las retenciones de Medicare de los salarios de los empleados. Obtenga ayuda gratuita de los expertos Los expertos en cobertura médica están disponibles para ayudar a las personas y a los empleadores a evaluar sus opciones de cobertura médica, solicitar cobertura y ayuda financiera e inscribirse en una cobertura médica. Puede encontrar a un experto para obtener ayuda gratuita cerca de usted en OregonHealthCare.gov/GetHelp o comuníquese con el Mercado de Seguros Médicos de Oregon llamando al [PHONE REDACTED] (línea gratuita). Si los empleados tienen preguntas sobre Medicare o seguros relacionados El programa de Asistencia de Beneficios del Seguro Salud para personas mayores (SHIBA, por sus siglas en inglés) es un programa conjunto federal y estatal que ofrece asistencia gratuita de asesoramiento personalizado estatal a las personas con Medicare y a sus cuidadores. LLame al [PHONE REDACTED] (línea gratuita) o visite OregonSHIBA.org La unidad de Defensa del Consumidor de la División de Regulación Financiera cuenta con defensores que responden a otras preguntas y quejas sobre seguros médicos, como el pago de reclamaciones. Llame al [PHONE REDACTED] (línea gratuita) o visite dfr.oregon.gov. Guía para pequeños negocios sobre seguros y seguridad en el trabajo El Departamento de Servicios para Consumidores y Negocios regula áreas importantes para los pequeños empleadores, desde los seguros hasta la seguridad en el lugar de trabajo. Como propietario de un negocio, es fundamental que conozca los tipos de seguro que pueden proteger su inversión y lo que puede hacer para fomentar la seguridad en el lugar de trabajo. La Guía de Oregon para pequeños negocios sobre seguros y seguridad en el lugar de trabajo ofrece una visión general de estos temas, junto con información de contacto para que pueda obtener fácilmente información más detallada. AHORROS PARA LA JUBILACIÓN DE LOS EMPLEADOS Programa de ahorro para la jubilación de Oregon (OregonSaves) OregonSaves es el programa de ahorro para la jubilación del estado de Oregon que ofrece a los residentes de Oregon una forma fácil y automática de ahorrar para el futuro. Los empleadores que no ofrecen un plan de jubilación en el lugar de trabajo disponen ahora de una forma sencilla de ayudar a sus empleados a ahorrar para la jubilación, sin tarifas para el empleador, sin responsabilidad fiduciaria y con unas responsabilidades continuas mínimas (basta con añadir empleados y enviar las aportaciones de las nóminas de los empleados). El programa también puede ayudar a nivelar las condiciones cuando se compite para atraer y retener a los empleados. Los empleadores de todos los tamaños que cumplan los requisitos pueden registrarse en OregonSaves en cualquier momento. Todos los empleadores de Oregon deben 1) registrarse, si aún no ofrecen un plan de jubilación en el lugar de trabajo, o 2) certificar su exención, si ya ofrecen un plan o no tienen empleados W2. ---PAGE BREAK--- 64 El plazo de registro ha vencido para todos los empleadores de Oregon. No se demore: ¡aún puede registrarse hoy! Visite www.oregonsaves.com. Para obtener más información, para registrar su negocio, o reclamar la exención, llame al [PHONE REDACTED] para comunicarse con nuestro centro de atención al cliente. OregonSaves está administrado por la Red de Ahorros de la Tesorería de Oregon (Oregon Treasury Savings Network, OTSN, por sus siglas en inglés), que es una división de la Tesorería del Estado de Oregon. PROGRAMA WORKSOURCE OREGON El Departamento de Empleo, a través de su División de Operaciones de Fuerza Laboral, gestiona un sistema estatal de 38 oficinas locales y asociaciones de ventanilla única para prestar servicios a empleadores y a solicitantes de empleo. A los solicitantes de empleo, se les proporciona recursos y referencias de trabajo que les ayuda a conseguir empleo. Los servicios se prestan en asociación con las agencias de la Ley de Innovación y Oportunidad para la Fuerza Laboral (Workforce Innovation and Opportunity Act, WIOA, por sus siglas en inglés) y otras organizaciones comunitarias bajo la marca Worksource Oregon. Algunos de los socios son los proveedores de capacitación regionales y locales (título 1B de la Ley de Innovación y Oportunidad para la Fuerza Laboral), la Junta de Inversión en la Fuerza Laboral de Oregon, las Juntas de Inversión en la Fuerza Laboral locales, la Comisión de Coordinación de la Enseñanza Superior (Higher Education Coordinating Commission, HECC, por sus siglas en inglés), el Departamento de Servicios Humanos de Oregon, las organizaciones de desarrollo económico locales, los diecisiete colegios comunitarios de Oregon y otros. El Departamento de Empleo es un socio activo de WorkSource Oregon, una red de socios públicos y privados que colaboran en favor de negocios y trabajadores. Los socios del programa Worksource Oregon conectan a las empresas con los recursos locales que necesitan para hacer crecer sus negocios y capacitar a su fuerza laboral. El servicio de listas de empleo genera y mantiene la mayor reserva de ofertas y solicitantes de empleo de Oregon. El departamento ofrece servicios de negocios y de empleo (Business and Employment Services, B&ES, por sus siglas en inglés) para conectar a los empleadores de Oregon con las personas que buscan trabajo a través de (una herramienta de búsqueda de empleo en línea en la que los empleadores comparan los requisitos de los puestos de trabajo con los candidatos calificados, y las personas que buscan trabajo comparan sus habilidades y experiencia con los puestos disponibles), y otros programas que representan casi un tercio de todas las ofertas de empleo del estado. El programa Worksource Oregon está al servicio de los empleadores, proporcionándoles candidatos calificados y facilitándoles información sobre el mercado laboral local y estatal. Estos servicios pueden reducir los costos de reclutamiento, ahorrar tiempo y dinero valiosos, estabilizar las economías locales en épocas de desaceleración económica y proporcionar información de calidad sobre el mercado laboral para fundamentar las decisiones. El departamento reconoce y agradece la contribución de los empleadores al desarrollo de la fuerza laboral de Oregon. Los servicios descritos en esta sección se financian y sostienen en su mayor parte con los impuestos sobre la nómina de los empleadores. Servicios de reclutamiento sin costo adicional Los negocios pueden reducir los costos de reclutamiento de personal, ganar exposición en los listados de empleo y encontrar candidatos de la máxima calidad utilizando los servicios de negocios de WorkSource. Todos los servicios se pagan por adelantado a través de la Ley del Impuesto Federal de Desempleo (FUTA) y la Ley del Impuesto Estatal de Desempleo (SUTA) impuestos pagados por los empleadores. A través de los equipos locales de servicios a negocios (Business Services Teams, BST, por sus siglas en inglés), su empresa tendrá acceso a expertos del sector con experiencia en reclutamiento, capacitación, desarrollo, y condiciones del mercado laboral, que le ayudarán a tomar decisiones informadas y a elaborar una estrategia de reclutamiento que funcione para usted. Tanto si necesita ayuda con el reclutamiento (contratación asistida por personal) como si desea hacerlo usted mismo (contratación autoasistida), nuestros equipos especializados están aquí para ayudarle a lo largo del proceso. ---PAGE BREAK--- 65 Si su negocio necesita ayuda con el reclutamiento, un representante de BST colaborará con usted para desarrollar la descripción de su puesto de trabajo (si es necesario), escuchará para tener una comprensión completa de su(s) empleado(s) ideal(es) y realizará una visita al lugar en persona o virtualmente para entender su empresa y su cultura. Para apoyar su proceso de reclutamiento, nosotros: • Publicaremos el puesto en nuestro tablero de ofertas laborales en línea llamada manteniendo la confidencialidad del empleador. • Si procede, publicaremos en nuestra página local de Facebook, Twitter y/o cuentas de LinkedIn con el permiso del empleador para reclutar candidatos potenciales. • Ejecutaremos una búsqueda para filtrar entre miles de perfiles de solicitantes de empleo registrados en que potencialmente coincidan con la descripción del puesto, la experiencia, la formación, etc. establecidos por el empleador. • Notificaremos el puesto a los candidatos potenciales manteniendo la confidencialidad del empleador. • Realizaremos una preselección y una primera ronda de entrevistas presenciales o virtuales para validar las aptitudes de los candidatos según lo solicite el empleador. • Remitiremos a los candidatos más calificados que satisfagan las necesidades del empleador para su consideración. Si su negocio desea desarrollar su propio reclutamiento, puede utilizar independientemente de nuestro BST. Los empleadores pueden publicar un anuncio de empleo en línea y elegir que se abra automáticamente para que esté activo y listo para que lo vean los candidatos. Los empleadores también pueden realizar búsquedas para encontrar candidatos potenciales. El personal de WorkSource puede ayudar a los empleadores a crear una cuenta y a introducir ofertas de empleo en el sistema. WorkSource también puede ayudar a los empleadores a organizar, promover ferias de empleo y eventos de contratación. En algunos casos, los centros locales de WorkSource pueden organizar estos eventos y proporcionar espacio para entrevistar a los candidatos. Los Equipos de servicios a negocios también pueden ayudar con otras necesidades de los negocios como el desarrollo de recursos, conexiones de red, dólares para capacitación y mucho más. WorkSource Oregon ha ayudado a miles de negocios de Oregon a reducir sus costos de proceso de reclutamiento y ahorrar tiempo. Llámeles hoy mismo para ver cómo pueden ayudarle a que su negocio tenga éxito. Visítelos en línea para encontrar su Centro local de WorkSource. Crédito Fiscal por Oportunidad de Trabajo (WOTC) El programa de Crédito Fiscal por Oportunidad de Trabajo (Work Opportunity Tax Credit, WOTC, por sus siglas en inglés) proporciona a los negocios un crédito tributario federal cuando contratan a miembros de determinados grupos objetivo. Para la mayoría de las nuevas contrataciones certificadas por el WOTC, el empleador reclama un crédito de hasta $2,400; sin embargo, puede llegar hasta $9,600 para algunos veteranos discapacitados relacionados con el servicio. ---PAGE BREAK--- 66 ¿Cómo puede participar? Para tener derecho al crédito fiscal, el empleador debe solicitar y recibir un certificado de empleador. 1. Solicite a la persona potencialmente contratada que llene la primera página del Aviso de Preselección (Formulario 8850 del IRS) durante el proceso de solicitud y antes de que se le haga una oferta de trabajo. 2. Si el nuevo empleado indica la posibilidad de optar al WOTC en la página uno del Formulario 8850, llene la página dos de este formulario. 3. Llene el Formulario ETA-9061. 4. Envíe los formularios a través del portal en línea del WOTC de Oregon, o: 5. Envíe por correo postal los Formularios 8850 y 9061 completados y todos los documentos de apoyo a: Oregon Employment Department WOTC Unit, Room 201 875 Union Street NE Salem, OR 97311 ¡Importante! Estos formularios deben presentarse en línea o enviarse por correo postal en un plazo de 28 días calendario a partir de la fecha de incorporación del empleado. La puntualidad de la solicitud se determina por la fecha del matasellos si se envía por correo postal, o por la fecha de presentación si se llena en línea. Si la solicitud se presenta dentro de plazo y el solicitante cumple los requisitos, se devolverá a la empresa un certificado de empleador por el que se autoriza el crédito fiscal. Al final del año fiscal, reclame el crédito a su(s) empleado(s) certificado(s) por el WOTC llenando el Formulario 5884 del IRS. La información general que figura a continuación se divide en dos áreas: veteranos y no veteranos. Las nuevas contrataciones de uno de estos grupos de veteranos pueden darle derecho al WOTC. El crédito fiscal máximo para estos grupos es de $2,400 a $9,600. • Veteranos que reciben el Programa de Asistencia para Nutrición Suplementaria (Supplemental Nutrition Assistance Program, SNAP, por sus siglas en inglés). • Veteranos desempleados durante 4 semanas en el año anterior a la contratación. • Veteranos con una discapacidad relacionada con el servicio. Las nuevas contrataciones de uno de estos grupos no veteranos pueden darle derecho al WOTC. El crédito fiscal máximo para estos grupos es de $1,200 a $9,000. • Miembro de una familia que recibe Asistencia Temporal para Familias Necesitadas (Temporary Assistance for Needy Families, TANF, por sus siglas en inglés). • Miembro de una familia que recibe el Programa de Asistencia para Nutrición Suplementaria (SNAP, por sus siglas en inglés). • Programa de verano para jóvenes de 16 a 17 años que viven en una zona empresarial. • Remisiones de Rehabilitación Vocacional. • Exdelincuentes recientemente condenados o puestos en libertad. • Beneficiarios de la Seguridad de Ingreso Suplementario (Supplemental Security Income, SSI, por sus siglas en inglés). Para obtener más información y los formularios necesarios, comuníquese con el Departamento de Empleo de Oregon llamando al [PHONE REDACTED] y pregunte por el coordinador de Crédito Fiscal por Oportunidad de Trabajo. También puede visitarnos en línea para acceder a información detallada y a los formularios necesarios. ---PAGE BREAK--- 67 Programa de certificación laboral para trabajadores extranjeros Los empleadores que no puedan encontrar suficientes trabajadores estadounidenses capaces, dispuestos y calificados para cubrir sus necesidades laborales pueden comunicarse con la Unidad de Certificación Laboral del Departamento de Empleo para obtener ayuda. Este programa se lleva a cabo en colaboración con el Departamento de Trabajo de EE.UU. para certificar a trabajadores extranjeros para cubrir necesidades temporales de mano de obra agrícola y no agrícola. El proceso garantiza que se han realizado los reclutamientos adecuados para encontrar trabajadores estadounidenses calificados y que la contratación de trabajadores extranjeros no afectará negativamente a los salarios y las condiciones laborales de los trabajadores estadounidenses. Visite el Departamento de Trabajo de EE.UU. para conocer los detalles y los formularios del programa. Para obtener ayuda del personal, llame al [PHONE REDACTED] y pregunte por la Unidad de Certificación de Trabajadores Extranjeros. Servicios para empleadores veteranos ¿Qué ofrece el Programa de Veteranos? A medida que los veteranos abandonan las fuerzas armadas, miles de trabajadores altamente capacitados y calificados se reincorporan al mercado laboral civil. Los Representantes Locales de Empleos para Veteranos (Local Veteran’s Employment Representatives, LVER, por sus siglas en inglés) del Departamento de Empleo de WorkSource Oregon trabajan con empleadores que desean contratar a la fuerza laboral mejor capacitada del país. Además, cada una de las oficinas de WorkSource Oregon cuenta con personal que ayuda a los empleadores a contratar veteranos para sus puestos. Los veteranos que buscan trabajo solicitan servicios al Departamento de Empleo y su información se introduce en Por ley, los veteranos tienen prioridad. Son los primeros en ser tomados en cuenta para las vacantes y los solicitantes veteranos mejor calificados son remitidos a los empleadores. Además, los representantes de los veteranos también pueden comunicarse con los empleadores para hablar sobre la posibilidad de que los veteranos adquieran habilidades a través de un programa de capacitación en el puesto de trabajo. Programas de Rehabilitación Vocacional de la Administración de Veteranos Su negocio puede ser elegible para la Administración de Veteranos de Rehabilitación Vocacional aprobado en la capacitación en el trabajo o programas de aprendizaje. El programa de capacitación en el puesto de trabajo le reembolsa los salarios pagados a los veteranos calificados que están recibiendo capacitación. El Departamento de Empleo también ofrece ayuda para el reclutamiento a los contratistas federales para cumplir con los planes de acción afirmativa relacionados con los veteranos. Para obtener más información, visite benefits.va.gov/benefits/. ¿Con quién puedo comunicarme para contratar a un veterano o anunciar una vacante? Para comunicarse con la oficina más cercana de WorkSource Oregon, visite el Departamento de Empleo en línea. Consulte sus Recursos de reclutamiento de servicios de empleo para veteranos y otros recursos de acomodación laboral o busque en la sección del gobierno de su guía telefónica. Requisitos especiales para contratistas federales Los contratistas federales (para la adquisición de bienes muebles o servicios no personales, incluida la construcción) que tengan un contrato federal de al menos $100,000 con el gobierno federal deben adoptar medidas de discriminación positiva para contratar y promover a los veteranos calificados con discapacidades especiales y a cualquier otro veterano que haya prestado servicio activo durante una guerra, en una campaña o expedición para la que se haya autorizado un distintivo de campaña. Este requisito está contemplado en el capítulo 42 del título 38 del Código de EE.UU. Se denomina requisito del Listado de Trabajos de Contratación Federal (Federal Contractor Job Listing, FCJL, por sus sigla en inglés). ---PAGE BREAK--- 68 Programa Work Share El programa Work Share ofrece una alternativa al despido de los empleados. En el marco del programa, en lugar de ser despedidos, los empleados trabajan menos horas y reciben una reducción de los beneficios del seguro de desempleo. Puede solicitar la participación si reduce la semana laboral de sus empleados entre un 10% y un 50%. Work Share puede afectar a sus tasas de impuestos. Para obtener más información, llame al [PHONE REDACTED]; o en Salem, al [PHONE REDACTED]. Para más información, visite www.oregonworkshare.com. COMPRENDER LOS BENEFICIOS DEL SEGURO DE DESEMPLEO Los beneficios del seguro de desempleo sustituyen parte de los ingresos perdidos cuando una persona pierde su empleo por causas ajenas a su voluntad. Esto mitiga el impacto que las pérdidas de empleo tienen en las comunidades. Los trabajadores mantienen el poder adquisitivo para apoyar a los negocios de la zona donde viven. Elegibilidad Una reclamación se basa en un periodo de un año conocido como año base. El año base son los cuatro primeros de los cinco últimos trimestres calendario culminados en el momento de presentar la reclamación inicial. Los solicitantes que no califiquen al año base anterior pueden utilizar un año base compuesto por los cuatro últimos trimestres culminados. Hay dos criterios para determinar la elegibilidad: Primero: los solicitantes cumplen los requisitos si tienen un empleo y un salario de al menos $1,000 en un empleo sujeto a la ley del seguro de desempleo Y un salario total del año base igual al menos a una vez y media el salario del trimestre más alto del año base. O Segundo: si una persona no cumple los requisitos de la primera forma, puede calificar para los beneficios si tiene un salario y trabajó al menos 500 horas en un empleo sujeto a la ley del seguro de desempleo durante el año base. La cantidad de los beneficios está fijada por ley como un porcentaje del salario percibido durante el año base. La cantidad del beneficio semanal asciende al 1.25% del salario total del año base, pero con un límite inferior fijo del 15% y un límite superior del 64% del salario semanal promedio estatal en un empleo cubierto. Una reclamación tiene una duración de 52 semanas que constituyen el año de beneficio. Se trata del periodo de 12 meses que comienza con la semana en la que se reclaman los beneficios por primera vez para establecer una reclamación. Los solicitantes pueden recibir hasta 26 semanas de beneficios dentro del año de beneficios, siempre que cumplan todos los requisitos semanales de elegibilidad para cada semana que soliciten beneficios. Las reclamaciones mínimas pueden tener menos de 26 semanas disponibles. Los beneficios extendidos pueden pagarse más allá de las 26 semanas durante los periodos de desempleo elevado. Descalificaciones y multas La percepción del seguro de desempleo se basa en la elegibilidad; no en la necesidad. Un trabajador que haya trabajado lo suficiente durante el año base puede percibir beneficios si pierde su empleo por causas ajenas a su voluntad. La persona debe ser capaz, estar disponible y buscar trabajo activamente cada semana que solicite beneficios. ---PAGE BREAK--- 69 Algunos motivos de descalificación, denegación o reducción de los beneficios son: 1. Abandono voluntario del trabajo sin causa justificada, despido o suspensión por mala conducta relacionada con el trabajo, o no aceptar una oferta de trabajo o de una remisión a un puesto de trabajo sin causa justificada. En caso de ser descalificados, los solicitantes deben trabajar y ganar al menos cuatro veces la cantidad de su beneficio semanal antes de poder percibir los beneficios. Además, se reducen los beneficios totales que puede percibir una persona. Por norma general, la reducción total es de ocho veces la cantidad del beneficio semanal del interesado por cada descalificación. 2. Que el trabajador haya sido despedido por delito grave o robo relacionado con el trabajo. En caso de descalificación, se anulan todos los derechos a beneficios basados en los salarios percibidos antes de la fecha del despido. 3. Estar implicado en un conflicto laboral. El solicitante puede ser descalificado mientras continúe el conflicto laboral. 4. No poder trabajar, no estar disponible para trabajar y/o no buscar trabajo activamente. Se trata de una denegación semanal. La descalificación finaliza cuando el solicitante es capaz, está disponible y busca trabajo activamente. 5. Percepción del pago por jubilación de un empleador del año base. La pensión de jubilación se deduce dólar por dólar del beneficio semanal. 6. Empleados escolares que trabajan en calidad de docentes, investigadores o administradores principales entre trimestres y cursos escolares. En general, los empleados escolares que trabajan en este tipo de funciones al menos el 50% del tiempo no perciben beneficios basados en el salario escolar si tienen garantías razonables de volver a trabajar cuando comiencen nuevamente las clases. 7. No tener autorización para trabajar en Estados Unidos. No se pagarán beneficios a menos que la persona tenga autorización para trabajar en este país. 8. Recibir beneficios de forma fraudulenta. Las declaraciones falsas para recibir beneficios pueden dar lugar a una descalificación de hasta 26 semanas y a acciones penales. Trabajar y percibir beneficios Según la ley del seguro de desempleo, un trabajador está "desempleado" cuando trabaja menos de una jornada completa y sus ingresos son inferiores a la cantidad del beneficio semanal. Una persona puede ganar hasta 10 veces el salario mínimo de Oregon o un tercio de la cantidad del beneficio semanal (lo que sea mayor) antes de que los beneficios se deduzcan dólar por dólar de la cantidad del beneficio semanal. Si trabaja a tiempo completo o gana más de la cantidad del beneficio semanal, la persona no está "desempleada" y no puede ser elegible para los beneficios. Aviso de presentación de reclamo (Formulario 220) Cuando una persona presenta o reanuda una reclamación, el empleador más reciente recibe un Aviso de reclamación presentada, el Formulario 220. Si el solicitante no ha trabajado y percibe cuatro veces la cantidad del beneficio semanal de su último empleador, el Departamento de Empleo también enviará por correo postal el Formulario 220 al penúltimo empleador. Envíe por correo postal o fax el Formulario 220 al Departamento de Empleo en un plazo de diez días a partir de la fecha en que se le envió por correo postal para proteger su derecho de apelación. Los mediadores del Departamento de Empleo investigan las cuestiones relacionadas con la terminación del servicio y la admisibilidad y dependen de usted, el empleador, para obtener gran parte de la información sobre la elegibilidad del solicitante. Su respuesta oportuna al Formulario 220 de Aviso de presentación de reclamo le da derecho a una decisión que puede recurrir si existe alguna cuestión que pueda afectar al derecho del solicitante a percibir beneficios. Si un solicitante ha dejado de trabajar para usted por cualquier motivo que no sea la falta de trabajo, facilite los detalles de la terminación en el espacio previsto para ello en el formulario y utilice el reverso, si es necesario. Asegúrese de que sus datos son correctos y verdaderos. ---PAGE BREAK--- 70 Las declaraciones falsas intencionadas pueden dar lugar a cargos adicionales en su cuenta. Es importante que responda a las solicitudes de información sobre la terminación de antiguos empleados. Los hechos que rodean la terminación de un empleado pueden afectar directamente a su tasa de impuestos porque decidimos pagar o denegar solicitudes basándonos, en parte, en esta información. Si usted no facilita cualquier información, el Departamento de Empleo tomará una decisión basándose en la información disponible. Las decisiones de conceder beneficios afectan a todos los empleadores del año base, ya que sus cuentas pueden estar sujetas a cargos por los beneficios pagados debido a la terminación más reciente de la persona. Consultas de otros estados Todos los estados, el Distrito de Columbia, Puerto Rico, las Islas Vírgenes y Canadá tienen programas de seguro de desempleo. Las personas que trabajan en un estado suelen solicitar el seguro de desempleo en otro estado. Si recibe formularios de otro estado o agencia sobre un antiguo empleado, le conviene responder. Los pagos del seguro de desempleo pueden afectar a los cargos en su cuenta, independientemente de dónde viva o presente su reclamación el solicitante. Denuncia de ofertas de trabajo rechazadas El trabajador que rechace un trabajo adecuado sin causa justificada será descalificado. El Departamento de Empleo no tiene forma de descubrir estos problemas a menos que usted o el trabajador nos lo comuniquen. Si ofrece un puesto de trabajo a alguien que solicita beneficios y esa persona no acepta el trabajo o se comporta de una manera que le hace retener una oferta de trabajo, ingrese a nuestro sitio web para informar de un rechazo de trabajo en Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda, comuníquese con la sección de Control del Pago de Beneficios del departamento llamando al [PHONE REDACTED]. Fraude El Departamento de Empleo compara los informes trimestrales de salarios con los registros de pagos de beneficios de desempleo para encontrar a las personas que trabajan sin declarar sus ingresos en sus reclamaciones. A esto se le conoce como cotejo trimestral. El departamento también investiga los problemas que se nos señalan desde cualquier otra fuente. El departamento abona en las cuentas de los empleadores que pagan impuestos los beneficios pagados por fraude y reembolsa a los empleadores cuando el Departamento de Empleo recupera los beneficios pagados por fraude. Cuando se deniega un beneficio por fraude, el solicitante puede ser descalificado durante un máximo de 52 semanas (por cada caso) y se le exige la devolución del dinero, así como una sanción monetaria de hasta el 30% de los beneficios abonados en exceso. Si es procesado y declarado culpable, puede ser sancionado, encarcelado o ambas cosas. AUDIENCIAS Objetivo y proceso Cada año, el Departamento de Empleo emite miles de decisiones administrativas. Las decisiones pueden referirse a los impuestos de desempleo o al pago de beneficios del seguro de desempleo a los trabajadores actuales o antiguos. Si recibe una decisión y considera que es contraria a la ley y a la norma, puede solicitar una audiencia. Las solicitudes de audiencia deben presentarse en el Departamento de Empleo en el plazo de 20 días o en el plazo de diez días si está recurriendo una resolución de reclamación. Las solicitudes de audiencia pueden presentarse en línea a través del Formulario "Comuníquese con nosotros" del departamento y seleccionando Solicitar una audiencia/presentar una apelación en "Issue Description" [Descripción del asunto]. ---PAGE BREAK--- 71 La Oficina de Audiencias Administrativas (Office of Administrative Hearings, OAH, por sus siglas en inglés) le enviará por correo postal un aviso de la fecha, hora y lugar de la audiencia junto con un folleto titulado “How to Prepare and Present Your Case.” [Cómo preparar y presentar su caso]. Las audiencias se llevan a cabo por conferencia telefónica. Los jueces de derecho administrativo de la OAH dirigen las audiencias. El proceso de audiencia es sencillo. Las personas pueden representarse a sí mismas. Durante la audiencia, ambas partes tienen la oportunidad de presentar sus casos y hacer preguntas a los testigos que comparezcan. Todos los testimonios se toman bajo juramento o afirmación. La decisión del juez de derecho administrativo se basa únicamente en los hechos presentados en la audiencia, por lo que es importante que participe en ella para asegurarse de que se cuenta su versión de los hechos. Si no puede participar en la audiencia programada para contar su versión de los hechos, comuníquese con la OAH inmediatamente. Si solicita una audiencia pero luego no participa, su apelación será desestimada. Recibirá la decisión escrita del juez de derecho administrativo aproximadamente 14 días después de la audiencia. Usted también puede apelar la decisión del juez de derecho administrativo. Los casos de beneficios por desempleo se apelan ante la Junta de Apelaciones de Empleo, un panel de tres personas nombradas por el gobernador. Los casos relacionados con los impuestos se apelan ante el Tribunal de Apelaciones de Oregon. Estas apelaciones son una revisión de la decisión del juez de derecho administrativo basada en las pruebas presentadas en la primera audiencia. Esta es otra razón por la que es tan importante asistir a una audiencia para representar su caso. Si tiene preguntas sobre una audiencia, comuníquese con la OAH llamando al [PHONE REDACTED] o al [PHONE REDACTED] o al [PHONE REDACTED], o envíe un correo electrónico a [EMAIL REDACTED]. INFORMACIÓN SOBRE EL MERCADO LABORAL La División de Investigación Económica y de la Fuerza Laboral del Departamento de Empleo cuenta con un equipo de analistas de la fuerza laboral que recopilan y analizan información sobre el mercado laboral para negocios individuales, los cuales pueden aplicar esa información a sus decisiones comerciales cotidianas. Los analistas de la fuerza laboral están disponibles para proporcionar información concisa y actualizada sobre las economías locales, estatales y nacionales; sobre las tendencias demográficas de esas áreas y sus efectos en la fuerza laboral de Oregon. Su objetivo es proporcionar la información solicitada por los negocios de Oregon en relación con el mercado laboral en general, y pueden proporcionar datos específicos sobre la oferta y la demanda ocupacional o realizar un análisis de los niveles salariales de un negocio en relación con el mercado laboral. Los analistas de la fuerza laboral también están disponibles para crear informes personalizados para negocios específicos cuando los datos están disponibles. La división de investigación también publica y distribuye información recopilada a través de encuestas enviadas a empleadores. Los negocios pueden utilizar esta información sobre el mercado laboral para identificar retos y oportunidades. Los planificadores, educadores y proveedores de capacitación de desarrollo económico, los solicitantes de empleo, los legisladores y los medios de comunicación también confían regularmente en esta información para conocer los problemas de la fuerza laboral que afectan a los residentes de Oregon. Información en Internet El Departamento de Empleo de Oregon mantiene un sitio web reconocido a nivel nacional en el que los empleadores pueden encontrar información sobre el mercado laboral a nivel local, regional y estatal. Esta información incluye las características de la propiedad del negocio, las tasas de salario competitivo, los índices de inflación, las previsiones de futuros puestos de trabajo y cómo les afectan los cambios en la economía. El personal de investigación está a disposición de los negocios para mostrarles cómo recuperar esos datos y cómo aplicarlos directamente en sus actividades. Visítelos en línea en Qualityinfo.org. ---PAGE BREAK--- 72 Publicaciones de información sobre el mercado laboral El personal del Departamento de Empleo de Oregon prepara y distribuye miles de publicaciones a escuelas, negocios, planificadores y al público en general. La lista completa de publicaciones de información sobre el mercado laboral está disponible en línea. LEY DE PROPIEDAD NO RECLAMADA Cumplimiento de la Ley de Propiedad No Reclamada de Oregon Durante más de 60 años, el programa de Propiedad No Reclamada de Oregon ha protegido los derechos de los consumidores en Oregon y reuniendo a personas con sus activos olvidados. Este programa estatal, que se transfirió a la Tesorería del Estado de Oregon desde el Departamento de Tierras Estatales en 2021, ayuda a salvaguardar los fondos no reclamados de una persona hasta que puedan ser reclamados por su legítimo propietario. La propiedad no reclamada es cualquier cantidad de dinero adeudada por un negocio, una organización sin fines de lucro o una agencia gubernamental a una persona que no puede ser encontrada. La ley de Oregon (ORS 098) exige a los negocios, organismos públicos y otros tipos de organizaciones que declaren cada año todos los activos no reclamados a la Tesorería del Estado de Oregon. Los tipos más comunes de propiedad no reclamada incluyen: • Cheques no cobrados, incluyendo cheques de nómina. • Reembolsos y otros depósitos. • Cuentas por cobrar - saldos acreedores. • Acciones y valores. Una propiedad se convierte en no reclamada cuando las organizaciones que conservan fondos para otra persona pierden el contacto con los propietarios. Cada año, gobiernos, negocios y organizaciones sin fines de lucro de Oregon se comunican con los propietarios y hacen un último intento para conectarlos con sus propiedades. Cuando sus esfuerzos no tienen éxito, estas organizaciones están legalmente obligadas por ORS 098 a declarar ante el estado los fondos no reclamados. El plazo anual de declaración de propiedades no reclamadas de Oregon es del 1 de octubre al 1 de noviembre. Todos los negocios de Oregon (independientemente de su tamaño) están obligados por ley a declarar ante el estado los fondos no reclamados durante este periodo. Lo mismo ocurre con las agencias estatales, gobiernos locales y organizaciones sin fines de lucro que conservan propiedades no reclamadas. Aprender cómo declarar una propiedad no reclamada es sencillo. El sitio web sobre propiedad no reclamada contiene información sobre los requisitos de declaración, las capacitaciones anuales de verano, los periodos de tenencia de los distintos tipos de propiedades y las instrucciones para solicitar una prórroga para la declaración. Para comunicarse con el personal de nuestro programa, visite unclaimed.oregon.gov/app/contact-us. LEY DE PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL CONSUMIDOR DE OREGON La ley de Oregon exige a las personas, negocios y organizaciones que posean, autoricen, mantengan, almacenen, gestionen, recopilen, procesen, adquieran o tengan información personal que cumplan los requisitos que ayuden a proteger a los consumidores frente al robo de identidad. La información personal es el nombre de un consumidor combinado con uno o más de los siguientes elementos de datos, si los elementos de datos no están encriptados, censurados o se han vuelto inutilizables, o si los elementos de datos están encriptados y se ha adquirido la clave de encriptación: ---PAGE BREAK--- 73 • Número del seguro social; • Número de licencia de conducir o de la tarjeta de identificación estatal emitida por el Departamento de Transporte; • Pasaporte u otro número de identificación emitido por los Estados Unidos; • Número de cuenta financiera, tarjeta de crédito o débito combinado con cualquier código de seguridad, código de acceso o contraseña que permita acceder a la cuenta financiera de un consumidor; • Datos procedentes de mediciones automáticas de las características físicas de un consumidor, como la imagen de una huella dactilar, la retina o el iris, que se utilizan para autenticar su identidad; • Número de la póliza de seguro de salud o de identificación del beneficiario junto con cualquier otro identificador único que una aseguradora de salud utilice para identificar al consumidor; y • La información sobre el historial médico o el estado mental o físico de un consumidor, o sobre su diagnóstico o tratamiento médico por parte de un profesional de atención médica. Cualquier elemento de datos o combinación de elementos de datos es también información personal, incluso sin el nombre del consumidor, si la información no ha sido encriptada, censurada o se ha vuelto inutilizable, y esta información permitiría a una persona cometer un robo de identidad contra el consumidor. Por último, un nombre de usuario u otro método de identificación junto con cualquier método de autenticación también es información personal. Si maneja información personal en el curso de su negocio, debe protegerla desarrollando, implementando y manteniendo medidas de seguridad razonables, incluyendo la eliminación adecuada de la información personal. Si usted es propietario de un pequeño negocio (100 empleados o menos), ya cumple con los requisitos de medidas de seguridad razonables si su programa de protección y eliminación de información contiene las medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas, y las medidas de eliminación apropiadas para el tamaño y la complejidad de su negocio, la naturaleza y el ámbito de sus actividades, y la sensibilidad de la información personal que recopila. La ley de Oregon prohíbe la impresión de números de seguro social (SSN) en cualquier documento enviado por correo postal al consumidor pero que no fue solicitado por este. Si el consumidor solicita que se le envíen documentos que contengan un número de seguro social por correo postal, usted deberá censurarlo. Además, no puede imprimir un SSN en una tarjeta utilizada por el consumidor para acceder a productos o servicios, ni puede exhibir o publicar abiertamente (por ejemplo, en un sitio web) un SSN a menos que lo censure. Cuando elimine material o medios en los que se muestre el SSN de un consumidor, o los transfiera a otra persona para su eliminación, usted o la persona que deseche en última instancia los materiales o medios deberá hacer que el SSN sea ilegible o irrecuperable. Si sufre una violación de seguridad de los datos, debe notificarla a los consumidores afectados de forma rápida y sin demoras injustificadas, pero a más tardar 45 días después de descubrir o recibir la notificación de la violación. Si la violación afecta a más de 250 personas, también deberá notificarlo al fiscal general de Oregon por escrito o de forma electrónica. Sin embargo, estos requisitos de notificación no se aplican a determinados negocios y organizaciones, incluyendo los que están sujetos a y cumplen las normativas de la Ley Federal Gramm-Leach-Bliley o la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA, por sus siglas en inglés), aunque deben proporcionar al fiscal general de Oregon una copia de la notificación enviada a los consumidores u otros reguladores en caso de violaciones que afecten a más de 250 personas. Quien infrinja la Ley de Protección de la Información del Consumidor de Oregon (Oregon Consumer Information Protection Act, OCIPA, por sus siglas en inglés) puede incurrir en una multa civil de hasta $1,000 por cada violación y de hasta $500,000 por una violación continua. ---PAGE BREAK--- 74 Para obtener más información, comuníquese con: Department of Consumer and Business Services Division of Financial Regulation 350 Winter St. NE, Room 410 Salem OR 97301-3881 [PHONE REDACTED] o [PHONE REDACTED] (línea gratuita en Oregon) OFICINA DE ASISTENCIA PARA PEQUEÑAS EMPRESAS Fomentar la colaboración para mejorar los negocios Creada por la Legislatura de Oregon en 2013, la Oficina de Asistencia para Pequeñas Empresas está ubicada en la División de Corporaciones de la Secretaría de Estado. El equipo de Asistencia para Pequeñas Empresas ofrece una voz objetiva a los empresarios dentro de los pasillos del gobierno. Cuando surgen problemas, el equipo trabaja en colaboración con los pequeños negocios y los organismos estatales para ayudar a resolverlos y facilitar la comunicación. Obtenga ayuda La misión de la Oficina de Asistencia para Pequeñas Empresas es ayudar a los empresarios que creen que han sido objeto de acciones reguladoras estatales irrazonables o injustas, como investigaciones, multas excesivas, sanciones, amenazas u otras medidas restrictivas por parte de una agencia estatal. El equipo investiga las quejas y trabaja para llegar a una resolución mutuamente aceptable. Si cree que su negocio ha recibido un agravio por una agencia de Oregon y ha intentado resolver el problema sin éxito, solicite asistencia en línea, llame a la línea gratuita de la Oficina de Asistencia para Pequeñas Empresas, [PHONE REDACTED], o envíe un correo electrónico a [EMAIL REDACTED]. OFICINA DEL DEFENSOR DE LOS CONTRIBUYENTES El Defensor del Contribuyente, cuya oficina se creó en 2021 y forma parte del Departamento de Impuestos, es un portavoz y un recurso para los contribuyentes. El defensor prestará servicios a los contribuyentes con problemas que no se resuelvan a través de los canales ordinarios; recibirá y evaluará las quejas sobre servicios inadecuados, abusivos o ineficaces por parte de los empleados de la agencia; presentará los problemas y preocupaciones de los contribuyentes ante los responsables de la elaboración de políticas del departamento y los legisladores estatales; y resolverá problemas y sugerirá opciones para los dilemas de los contribuyentes a través de los canales normales de los que el contribuyente puede no haber tenido conocimiento. Para obtener más información, visite el sitio web de la oficina ingresando a ---PAGE BREAK--- Corporation Division Office of the Secretary of State Public Service Building, Suite 151 255 Capitol Street NE Salem, OR 97310-1327 (503) 986-2200 [EMAIL REDACTED] sos.oregon.gov/business Guía del Empleador en Oregón Publication No. BICGUI1103 Junio 2024