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MURRAY CITY CORPORATION EMPLOYEE PROGRAMS AND BENEFITS HANDBOOK Employee’s Name: Department: Thank you for being an employee of “The Best City in America.” Daniel C. Snarr Mayor This Handbook, Career Service and Civil Service Rules and Regulations are not intended to create any contractual rights in favor of you or the City. The City reserves the right to change the terms of the handbook or Career Service/Civil Service Rules and Regulations at any time, based upon the City’s established approval process. “Murray City. Wave at Your Neighbor City, USA” ---PAGE BREAK--- TABLE OF CONTENTS Welcome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i Murray City Corporation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii Murray City Organizational Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii Table of Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv Equal Employment Opportunity and Anti-Harassment Policy . . . . . . . . . . . . . . . v Workplace Violence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . viii Computer Use, E-mail and Internet Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi POLICY PROGRAM OVERVIEW Personnel System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Policies for all Employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Attendance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Meal and Rest Periods Policy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Pay Days . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Employee Classifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Pay Grades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Performance Standard/Redline Bonus Program. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Evaluation Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Evaluations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Personnel File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Personnel Action Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Jury Duty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 On-the-job Accidents/Workers Compensation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Career Service Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Probation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Promotion/Demotion/Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Political Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Grievance and Appeal Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Leave of Absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Bereavement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Separations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Civil Service Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Probation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Promotions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Political Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Appeal Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Leave of Absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Bereavement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 ---PAGE BREAK--- EMPLOYEE BENEFITS Vacation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Sick Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Holidays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Medical, Dental, Life Insurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Long Term Disability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Retirement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Social Security (FICA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Unemployment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Cost of Living . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Redline Bonus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Summary of Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Deferred Compensation/Savings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Employee Assist Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Tuition Assistance......... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Safety Awards/Incentive Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Health Fitness Incentive Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Alternate Transportation Incentive Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Employee Association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 APPEAL PROCEDURE UNDER THE AMERICANS WITH DISABILITIES ACT I Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 II Filing Complaints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 III Investigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 IV Recommendations and Decisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 V Appeals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 VI Record Classification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 VII Relation to other Laws . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 ---PAGE BREAK--- CAREER SERVICE RULES AND REGULATIONS Article I Examinations Sec 1 Applications and Examinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Character of Exams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Notice of Exam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Residence/Citizenship . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Filing Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Disqualification of Applicants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Conduct of Exams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Rating Exams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Rating Training and Experience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Investigations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Oral Examinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Notification of Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Examination Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Sec 2 Examination Announcement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Sec 3 Tests Typing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Sec 4 Veterans Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Verifying . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Article II Establishment of Registers Sec 1 Establish and Maintain Registers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Sec 2 Preparation of Registers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Sec 3 Duration of Registers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Sec 4 Removal of Names from Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Sec 5 Reappointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Article III Certification of Eligibles from Registers Sec 1 Requests for Certification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Sec 3 Certification from Registers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Article IV Grievance - Appeal Procedure Sec 1 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Sec 2 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Sec 3 Protection and Representation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Sec 4 Grievance Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Sec 5 Appeals to the Personnel Advisory Board . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Sec 6 Appeals involving suspension for more than two days without pay, discharge or transfer to a position of less remuneration - Creation of Appeal Board - Procedure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Article V Appointments Sec 1 Probationary Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Sec 2 Temporary Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Sec 3 Provisional Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Sec 4 Emergency Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Sec 5 Seasonal Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Article VI Probationary Period Sec 1 Nature, Purpose, Duration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Sec 2 Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Sec 3 Dismissal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Sec 4 Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 ---PAGE BREAK--- Article VII Promotion, Demotion, Transfer, Reclassification Sec 1 Promotions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Posting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Bidding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Bidding Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Bids for Same or Lower Class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Selection of Applicants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Probationary Period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Unsuccessful Promotions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Sec 2 Demotions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Sec 3 Transfers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Article VIII Separations Sec 1 Resignations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Sec 2 Suspension, Dismissal, Demotions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Sec 3 Layoffs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Severance Pay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Sec 4 Re-Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Sec 5 Acting in Position . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Article IX Rehire, Reinstatement, Tenure, and Status Sec 1 Rehire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Sec 2 Reinstatement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Sec 3 Tenure of Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Sec 4 Retirement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Sec 5 Like Penalties for Like Offense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Sec 6 Acting Capacity Limited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Sec 7 Career Service Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Article X Status of Regular and Probationary Employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Article XI Performance Ratings Sec 1 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Article XII Certification of Department Payrolls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Article XIII Receipt of Improper Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Article XIV Cooperation with other Merit Systems Sec 1 Recognition in Comparable Jurisdictions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Sec 2 Certification in Other Jurisdictions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Article XV Political Activity and Flower Fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Article XVI Violation of these Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Article XVII Exit Interviews and Last Day Worked Sec 1 Exit Interview Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Sec 2 Supervisor’s Responsibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Sec 3 Exit Interview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 ---PAGE BREAK--- CIVIL SERVICE COMMISSION RULES AND REGULATIONS Section 1 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Section 2 - General Provisions 2-1 Objective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2-2 Application of Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2-3 Obligations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2-4 Cooperation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2-5 Conditions of Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2-6 Basis for Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2-7 Administrative Rules to be Equitable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2-8 Discrimination Forbidden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2-9 Political Activity Forbidden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2-10 Grievances between Labor and Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2-11 Records, Personnel Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2-12 Record Retention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2-13 Personnel Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2-14 Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2-15 Notification of Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2-16 Violation of Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2-17 Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2-18 Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2-19 Separability of Provisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2-20 Health . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2-21 Appeal of Medical Determination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2-22 Injury on the Job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2-23 Leave of Absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Section 3 - Commission 3-1 Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3-2 Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3-3 Secretary to Committee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3-4 Powers and Duties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3-5 Citizens Complaints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3-6 Investigations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Section 4 - Recruitment of Personnel to Civil Service 4-1 Recruitment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4-2 Content of Examination Announcements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4-3 Notice of Examination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4-3.1 Federal Police Corp Candidates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4-4 Application Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4-5 Photographs and Fingerprints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4-6 Notice to Accepted Applicants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4-7 Rejected Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Section 5 - Selection of Personnel 5-1 Objective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 5-2 Examinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 5-3 Subjects and Types of Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 5-4 Written Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 5-5 Oral Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 5-6 Performance Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 5-7 Experience and Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 ---PAGE BREAK--- 5-8 Conduct of Tests, Examiners and Compensation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 5-9 Disqualifying Offenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 5-10 Qualifying Grades and Rating Tests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5-11 Notification of Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5-12 Promotional Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5-13 Appeals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5-14 Eligible Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5-15 Veterans Preference Ranking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5-16 Verifying Veterans Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 5-17 Firefighter Certification Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 5-17.1 Paramedic Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 5-17.2 Maximum Preference Points for Firefighter Candidates . . . . . . . . . . . 13 5-18 Police Officer Certification Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 5-19 Police Service Education Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 5-20 Police Officer Preference/Experience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 5-21 Maximum Preference Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 5-22 Preference Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 5-23 Life of Eligible Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 5-24 Vacation of Eligible Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 5-25 Disqualification and Removal from List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 5-26 Request for Cancellation of Certification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 5-27 Notification of Removal from List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 5-28 Waiver of Certification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 5-29 Eligibles Designation of Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Section 6 - Appointment to the Service 6-1 Manner of Filling Vacancies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 6-2 Certification of Eligibles for Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 6-3 Order of Certification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 6-4 Number of Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 6-5 Procedure with Insufficient Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 6-6 Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Prior Service Credit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 6-7 Provisional and Temporary Assignments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 6-8 Temporary Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 6-9 Emergency Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 6-10 Seasonal Employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 6-11 Appointments to Vacancies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Section 7 - Probationary Period 7-1 Objective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 7-2 Release of Probationer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 7-3 Probationary Period Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 7-4 Leave During Probationary Period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 7-5 Regular Appointment Following Probation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Section 8 - Performance Ratings 8-1 Purpose of Performance Ratings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 8-2 Performance Rating . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 8-3 Review by Commission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 8-4 Basis for Merit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Section 9 - Changes in Employment Status 9-1 Assignment within Civil Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 9-2 Promotion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 9-3 Demotion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 9-4 Suspension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 ---PAGE BREAK--- Section 10 - Promotions 10-1 Basis of Promotions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 10-2 Types of Promotions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 10-3 In-Rank Examination Scoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 10-4 Merit Ratings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 10-5 Oral Ratings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 10-6 Physical Examination for Promotions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 10-7 Notice of Promotional Examinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 10-8 Application for Promotional Examination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Section 11 - Disciplinary Responsibility, Grounds and Order 11-1 Responsibility for Discipline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 11-2 Uniform Penalties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 11-3 Misconduct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 11-4 Incompetency or Failure to Perform Duty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 11-5 Disciplinary Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 11-6 Service of Disciplinary Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Section 12 - Separation from the Service 12-1 Layoffs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 12-2 Order of Layoff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 12-3 Reversion to Lower Grade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 12-4 Notice of Layoff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 12-5 Severance Pay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 12-6 Dismissals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 12-7 Pre-Termination Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 12-8 Order of Dismissal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 12-9 Serving and Filing the Order of Dismissal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 12-10 Resignations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 12-11 Absence Without Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 12-12 Rehiring Personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Section 13 - Appeals to the Civil Service Commission 13-1 Time for Appeal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 13-2 Form of Notice of Appeal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 13-3 Time of Issuance of Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 13-4 Complaint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 13-5 Answer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 13-6 Extension of Time, Amendments and Subpoenas . . . . . . . . . . . . . . . . 28 13-7 Default of the Parties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 13-8 Service on Counsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 13-9 Hearing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 13-10 Admissibility of Evidence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 13-11 Oath of Witnesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 13-12 Findings and Decision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 13-13 Appeal to Court of Appeals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 13-14 Applicants and Eligibles Appeal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 13-15 How Taken, Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 13-16 Notice of Appeal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Rev 07/03 ---PAGE BREAK--- 13-17 Powers of Commission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 13-18 Hearing Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 13-19 Reporting of or Recording of Proceedings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 13-20 Evidence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 13-21 Swearing of Witnesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Schedule A - In Rank Promotions in the Police Department Sergeant Lieutenant Captain Assistant Chief Records Supervisor Executive Secretary Animal Control Officer Schedule B - In Rank Promotions in the Fire Department Deputy Fire Marshal Captain Battalion Chief Assistant Chief Schedule C - Health Standards and Requirements Examination Requirements Age Requirements Education Height and Weight Vision Police Officers Firefighters Hearing - Police and Fire Schedule D - Standards and Requirements Schedule E - Interpretive Bulletin No I Rev 4/01 ---PAGE BREAK--- PERSONNEL POLICIES AND REGULATIONS 2.62.010 Statement of Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2.62.020 Positions not in Career or Civil Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2.62.021 Residency Required . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 2.62.025 Bid for Positions in the Same or Lower Class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 2.62.030 Severance Pay for Officials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2.62.040 Appointment from Certified Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2.62.045 Nepotism Prohibited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.62.050 Career Service Rules and Regulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.62.060 Political Activity of Employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2.62.070 False Statements, Bribes, Etc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2.62.090 Agreements and Cooperation with other Agencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.62.100 Membership in Employee Organizations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.62.110 Status of Present Employees. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.62.120 Strikes, etc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.62.130 Vacations Computation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Rules for Taking Vacation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.62.140 Holiday. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.62.150 Sick Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2.62.160 Retirement and Resignation Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.62.165 Organ Donor Leave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.62.170 Leaves of Absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Leaves of Absence without Pay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Disability Leave Without Pay. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Approval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Position Guarantee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 City Required Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Personal Leave Without Pay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Military Service Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Family Medical Leave Act. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Benefit Status for all Leaves of Absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.62.180 Bereavement Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.62.190 Death Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.62.200 Tuition Assistance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Procedure for Participation in the Program. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Funding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2.62.210 Jury Duty. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2.62.220 Personnel Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2.62.230 Bonus Program for Red-lined Employees. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2.62.240 Penalties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 ---PAGE BREAK--- MURRAY CITY CORPORATION The town of Murray was incorporated as a city in 1902 by a majority of a total of 574 votes. The population of that year, estimated at much less than five thousand, has grown to a present population of over thirty thousand. . and with the increased population came a need for increased services. The number of city employees has grown from eleven in January 1903 to the present 390+ regular employees. A look in the payroll records of 1903 shows that city employees of that day were receiving an average of $18.48 a month--the highest paid employee being the marshal, who earned $75 a month. Murray City operates under a council-mayor form of government consisting of a mayor and five council members. The Mayor appoints department/division heads, with the advice and consent of the Council, for the City's various departments, giving them primary responsibility for operation of their respective departments/divisions. Your department/division head may have assistants and/or supervisors working together to operate the department. You may personally be responsible to a supervisor, or a leadworker; and in smaller departments, you may be directly responsible to your department/division head. WELCOME TO MURRAY CITY As you begin your employment with Murray City, the best City in America, we would like to welcome you to our organization and invite you to read and become familiar with the contents of this employee handbook. We hope that you find it full of helpful and valuable information about the policies, benefits, procedures, and opportunities available to guide and assist you in performing to the best of your abilities and developing and realizing your potential as one of our valued employees. For the past 100+ years, Murray City has been a leading provider of municipal services. With your help, we are looking forward to continuing growth and prosperity as we find new and better ways to serve our customers’ needs. The policies, procedures, and programs outlined in this handbook are designed to serve as guidelines to keep you informed of relevant facts about your employment. While the policies and procedures outlined in this manual should give you answers to most of the general questions you might have about your job or the City’s programs and procedures, it cannot cover every situation that might arise. If you have questions about these guidelines or need further information about any subject, please consult with your supervisor or the Human Resource Department. We also welcome your suggestions for improvements either to policies or procedures covered in this handbook or in other job-related areas or subjects. Your ideas on ways to improve our operations and procedures are important to us, and, along with your effort and performance, are an ideal way to contribute to Murray City’s future growth and your own development. ---PAGE BREAK--- Please read this handbook carefully and retain it for future use. Try to familiarize yourself with its contents as soon as possible, because it should answer many of your initial and ongoing questions about your employment with Murray City. We want you to be fully informed and understand our policies and procedures completely. Once again, we welcome you and wish you success as we turn to face the numerous challenges, opportunities, and potential rewards ahead. Cordially, Mayor and Murray City Municipal Council